Akčný plán riadenia nákladov

Riadenie nákladov, podobne ako ostatné oblasti riadenia spoločnosti, napríklad rozpočtovanie a financie, si vyžaduje riadiaci nástroj, ktorý jasne definuje ciele, oblasti činnosti, zodpovedné osoby, úlohy, termíny a metódy monitorovania.

V tejto fáze je nevyhnutné vypracovať akčný plán. Pomáha spoločnosti usporiadať zložité faktory súvisiace s riadením nákladov. V tomto článku sa budeme venovať tomuto nástroju, ktorý výrazne prispeje k úspechu riadenia nákladov.

Čo je akčný plán?

Ak sa zamyslíme nad svojím osobným životom a nad plánom kúpy vlastnej nehnuteľnosti, je potrebné zohľadniť niekoľko faktorov: čas potrebný na nasporenie prostriedkov na kúpu, vyhľadávanie nehnuteľností, náklady na geodetické práce, stanovenie optimálneho scenára bývania v súvislosti s kúpou, možnosti financovania a odhad výdavkov.

Zoznam sa rozvinie do konkrétnejších bodov, čím poskytne dobrý prehľad o zložitosti a dôležitosti akčného plánu.

Bez neho sa kúpa nehnuteľnosti určite stáva zložitejšou a rizikovejšou, keďže nie je možné predvídať každú udalosť a reagovať na ňu v správnom čase. Budeme vždy len pasívne reagovať a rozhodnutia nebudú vždy presné. V oblasti riadenia nákladov sa to prejavuje ešte výraznejšie.

V podstate je akčný plán systémom riadenia (či už systémovým, alebo nie) všetkých rozhodnutí a činností súvisiacich s dosiahnutím konkrétneho alebo trvalého cieľa (nepretržité riadenie).

Akčný plán je nevyhnutný pre lepšie fungovanie akejkoľvek organizačnej štruktúry. Umožňuje prepojiť všetky zdroje spoločnosti – ľudí, finančné prostriedky, systémy – s cieľmi, prínosmi, opatreniami a termínmi a vytvoriť ekosystém , ktorý sa zameriava na dosiahnutie najlepších technických a finančných výsledkov danej štruktúry.

Akčný plán – Charakteristika

Akčný plán by mal obsahovať:

• Jasné ciele – všeobecné aj konkrétne. Napríklad akčný plán predaja môže počítať s 10-percentným ročným rastom a obsahovať konkrétne ciele s rôznymi mierami rastu podľa typu produktu.
  
• Objektívne a merateľné prínosy – tie by mali byť v súlade s očakávaniami spoločnosti a mali by existovať spôsoby, ako ich merať.
  
• Riadenie podľa činností/opatrení – je veľmi dôležité, aby každá z nich mala konkrétne ciele, opatrenia, rozpočet, riziká a termíny a aby spolu tvorili harmonogram, ktorý je pre všetkých zrozumiteľný.
  
• Osoby formálne zodpovedné – neurčujte ich podľa odvetvia alebo oddelenia; dôležité je, aby zodpovednosť niesli konkrétne osoby, aby bola komunikácia medzi jednotlivými útvarmi v rámci harmonogramu plynulá.
  
• Realistické termíny – to je dôležitá úloha v každom akčnom pláne, avšak termíny nemôžu byť také náročné, aby slúžili len na to, upokojiť organizáciu.
  

Vypracovanie akčného plánu vychádza z nasledujúcich otázok:

• Čo sa má dosiahnuť – ciele (jeden alebo viacero v závislosti od dôležitosti);
• PREČO je potrebné to dosiahnuť – cieľ a jasné prínosy týchto opatrení;
• KTO – osoby zodpovedné za plán a súvisiace činnosti;
• KDE sa plán bude realizovať – spoločnosti, odvetvia, procesy, účty;
• KEDY sa plán zrealizuje – obdobie jeho realizácie (jednorazové alebo trvalé);
• AKO bude plán fungovať – ako sa dosiahnu stanovené ciele;
• KOĽKO bude tento plán stáť – čas zamestnancov, zdroje, poradenstvo.

V rámci dlhodobého akčného plánu môžu existovať konkrétne plány s obmedzenou platnosťou. Napríklad akčný plán predaja, ktorý obsahuje všeobecné usmernenia týkajúce sa marketingu, pokrytia trhu, zliav a štruktúry, môže v danom momente zahŕňať plán na podporu predaja konkrétneho produktu s vlastnými podmienkami, do ktorého je zapojená časť predajného tímu a ktorý platí len na obmedzenú dobu.

5 základných krokov akčného plánu v oblasti riadenia nákladov

Zoznámenie

Tento krok, ktorýje nevyhnutný pre fungovanie plánu ako celku, stanovuje všeobecné a konkrétne ciele, očakávané prínosy, príslušné oblasti a termín na dosiahnutie každého cieľa (s výhradou neskoršieho prehodnotenia).

V oblasti riadenia nákladov by sa ciele nemali zameriavať na samotné znižovanie nákladov, keďže ide o trvalý kontrolný mechanizmus.

Napríklad:

Hlavný cieľ: sledovanie a kontrola všetkých administratívnych nákladov za rok 2018 s cieľom neprekročiť rozpočtový odhad. Oblasti: všetky. Termín: 31. 12. 2018.

Konkrétny cieľ 1: Zníženie nákladov na prenájom vozidiel v roku 2018 o 20 % v porovnaní s výdavkami v roku 2017. Oblasti: Obchod a údržba. Termín: 31. 12. 2018. Očakávaný prínos: úspora vo výške 1 000,00 R$ (20 % výdavkov v roku 2017).

Hlavný cieľ sa bude hodnotiť na základe súhrnných výsledkov všetkých čiastkových cieľov na konci ich platnosti. Manažér nákladov však musí tieto výsledky pravidelne podrobne vyhodnocovať, aby zistil, či bude hlavný cieľ splnený.

Odteraz budeme ako príklad pre nasledujúce kroky používať konkrétny cieľ č. 1.

Plánovanie

V tejto fáze sa stanovujú všetky definície súvisiace s konkrétnymi cieľmi – činnosti, termíny, zodpovedné osoby, rozpočet a núdzové plány –, kontrola kvality v priebehu realizácie činnosti, riadenie rizík a riešenia (vnútorné a vonkajšie faktory, ktoré môžu ovplyvniť dokončenie činnosti).

Dôležité: dokončenie činnosti neznamená dosiahnutie cieľa, ale skôr splnenie všetkých podmienok potrebných na to, aby sa tento cieľ nakoniec podarilo dosiahnuť.

Konkrétny cieľ 1: Zníženie nákladov na prenájom vozidiel v roku 2018 o 20 % v porovnaní s výdavkami v roku 2017. Oblasti: Obchod a údržba. Termín: 31. 12. 2018. Očakávaný prínos: úspora vo výške 1 000,00 R$ (20 % výdavkov v roku 2017).

Úloha 1: vyhľadajte 3 dodávateľov. Zodpovedný: Jorge Cardoso (administratíva). Termín: 5. marec 2018. Rozpočet: neuplatňuje sa.

Úloha 2: analýza uskutočnených ciest. Zodpovedný: Celso Furtado (obchodné oddelenie). Termín: 5. marec 2018. Rozpočet: neuplatňuje sa.

Vykonanie

V tejto fáze sa plánované opatrenia uvádzajú do praxe. Je dôležité dôsledne kontrolovať finančné prostriedky vyčlenené na realizáciu týchto činností, pretože akékoľvek odchýlky budú mať za následok dodatočné náklady.

Monitorovanie

V tejto fáze manažér nákladov a jeho tím podrobne sledujú každú činnosť, aby sa uistili, že nedôjde k žiadnym udalostiam, ktoré by bránili jej realizácii alebo spôsobili nepredvídané odchýlky. Zoznam rizík, spomenutý v časti Plánovanie, je nevyhnutný na to, aby boli riziká identifikované už v tej fáze (predvídanie) a v tejto fáze lepšie pochopené. Osoba zodpovedná za danú činnosť musí bezodkladne nahlásiť akúkoľvek udalosť, ktorá by mohla ohroziť jej splnenie, a dokonca prijať opatrenia, ktoré umožnia jej pokračovanie a úspešné dokončenie.

Ukončenie

Teraz je čas zhrnúť výsledky, vyhodnotiť ich jednotlivo, zistiť, či sa podarilo dosiahnuť konkrétne a hlavné ciele, identifikovať dôvody (riziká), ktoré bránili ich dosiahnutiu a ktoré nebolo možné odstrániť, a vypracovať zoznam získaných skúseností pre nasledujúci akčný plán.

Akčný plán je bezpochyby mimoriadne dôležitý pre dosiahnutie akýchkoľvek obchodných cieľov.

Je to spojenec, ktorý dokazuje, že ciele je možné dosiahnuť organizovaným a kontrolovaným spôsobom.

V podstate ide o jednoduchú úlohu, ktorá je však zložitá na realizáciu, a preto je dôležité spolupracovať so špecializovanou poradenskou spoločnosťou zameranou na znižovanie nákladov, ako je napríklad ERA Group, môže mať rozhodujúci vplyv na úspech tohto úsilia.

Spoločnosť ERA disponuje skúsenými a kvalifikovanými odborníkmi, ktorí vašej spoločnosti poskytnú komplexnú podporu pri zavádzaní systému riadenia nákladov.