Inteligentné obstarávanie by malo byť kľúčovou stratégiou pri znižovaní nákladov na potraviny

Vzhľadom na to, že ceny potravín v celej krajine neustále rastú, organizácie čoraz častejšie vnímajú stratégie obstarávania ako účinný nástroj na kontrolu rozpočtu – bez toho, aby pritom došlo k zníženiu kvality jedál poskytovaných študentom.

ERA Group mnoho rokov intenzívne spolupracuje so školami a zariadeniami starostlivosti o seniorov, kde inteligentnejšie postupy pri obstarávaní viedli k značným úsporám a zároveň k zvýšeniu prevádzkovej efektívnosti; často ide o úspory v šesťcifernej výške.

Pozornosť sa často venuje plytvaniu potravinami a plánovaniu jedálného lístka, avšak kľúčovú úlohu zohráva práve obstarávanie. Nejde o to, aby sme šetrili na nesprávnych miestach, ale o to, aby sme nakupovali rozumnejšie, lepšie vyjednávali a prijímali rozhodnutia na základe údajov.

Dva modely; spoločné tlaky

Organizácie zvyčajne fungujú podľa jedného z dvoch modelov stravovacích služieb: externé stravovanie, pri ktorom je na zabezpečenie stravovania poverený externý dodávateľ, alebo interné stravovanie, pri ktorom organizácia zamestnáva vlastný kuchársky personál.

Outsourcing sa často považuje za jednoduchšiu a menej náročnú možnosť; chcem však upozorniť, že aj tak si vyžaduje neustály a pravidelný dohľad.

Aj keď máte zabezpečeného dodávateľa stravovacích služieb, je nevyhnutné dôkladne sledovať jeho výkonnosť. V jednom internátnom školskom zariadení, s ktorým spolupracujeme už 7 rokov, pravidelne prehodnocujeme podrobné správy – počet podaných jedál, stav zásob, množstvo odpadu – a tieto údaje vkladáme do prehľadových tabuliek a správ, ktoré sledujú trendy vo výkonnosti a včas upozorňujú na prípadné problémy.

Vlastné stravovanie na druhej strane ponúka väčšiu kontrolu, ale môže byť oveľa zložitejšie, najmä ak ide o veľký počet dodávateľov.

V jednom prípade poskytujeme podporu škole, ktorá spolupracuje s viac ako 26 rôznymi dodávateľmi stravovacích služieb. Hoci sa nám podarilo tento počet znížiť na 20 dodávateľov, stále ide o vysoké číslo. Na porovnanie: spolupracujeme s domovom pre seniorov, kde sa nám podarilo znížiť počet kľúčových dodávateľov na iba osem či deväť.

Šesť taktík v oblasti verejného obstarávania, ktoré prinášajú výsledky

Vzhľadom na znižovanie rozpočtov a rast cien ERA Group organizáciám, aby zaviedli niekoľko praktických stratégií, vďaka ktorým budú môcť zo svojich výdavkov na stravu získať čo najväčší úžitok:

• Konsolidácia dodávateľov: Spolupráca s viacerými dodávateľmi v rôznych kategóriách často vedie k nevyužitým množstevným zľavám a zvýšeným dodacím poplatkom. Organizáciám sa odporúča, aby prehodnotili svojich súčasných dodávateľov a zvážili ich konsolidáciu s cieľom dosiahnuť výhodnejšie ceny a znížiť administratívne náklady. Organizácie často nevyužívajú svoju nákupnú silu v plnej miere.
• Uzatvárajte dlhodobé cenové dohody: Uzavretie zmlúv na 6 až 12 mesiacov s pevne stanovenými cenovými obdobiami môže zabezpečiť cenovú stabilitu a zlepšiť prognózovanie. Dohody by mali jasne vymedziť očakávania, ako sú kľúčové oblasti, napríklad cena, ochrana ceny, dodávky, očakávania týkajúce sa kvality a zásady nahradzovania.

Sledovanie výkonnosti dodávateľov:

ERA Group zavádzať jednoduché hodnotiace tabuľky, správy alebo štvrťročné hodnotenia na posudzovanie výkonnosti dodávateľov na základe cien, presnosti dodávok a kvality služieb. Dlhodobé vzťahy by sa mali pravidelne prehodnocovať, aby sa zabezpečila ich trvalá hodnota.

S porovnávaním výkonnosti som dosiahol veľa úspechov. Hoci je náročné porovnávať výkonnosť s konkurenciou bez pomoci tretej strany, ako som napríklad ja, našli sme zmysluplné interné referenčné hodnoty, vďaka ktorým vieme poskytnúť presnejšie meranie výkonnosti.

Zlepšiť postupy v oblasti zásob a objednávok:

Jednou z najväčších prekážok, s ktorými sme sa stretli, je sledovanie úrovne SOH. Externé stravovacie spoločnosti by mali pravidelne predkladať správy o SOH a informovať o aktuálnom stave. V prípade vlastných prevádzok je to o niečo zložitejšie a organizácie často nemajú na to potrebné zdroje. Úroveň SOH má skutočne význam, najmä ak sledujete náklady na lôžkodňu alebo náklady na jedno jedlo.

Zaškolenie zamestnancov v oblasti nákladov:

Účinnosť stratégií obstarávania závisí od ľudí, ktorí ich realizujú. Organizácie by mali investovať do školení zamestnancov zodpovedných za objednávanie a príjem tovaru a podporovať ich v ostražitosti voči cenovým nezrovnalostiam a dodržiavaniu podmienok zo strany dodávateľov.

Skupinové nákupy

Programy hromadného nákupu predstavujú vo vzdelávacom a neziskovom sektore príležitosť, ktorá je vo veľkej miere nevyužitá. Hoci väčšina z nás vie o ich existencii, pri každodennom plánovaní nákupov sa na ne často zabúda, pričom môžu byť účinným nástrojom.

Základná myšlienka je jednoduchá: združením dopytu s inými organizáciami, napríklad školami, môžu organizácie získať prístup k cenám a podmienkam, ktoré sú zvyčajne vyhradené pre oveľa väčšie subjekty. Tieto kolektívne dohody môžu výrazne znížiť jednotkové náklady, zefektívniť proces verejného obstarávania a znížiť administratívnu záťaž spojenú s vyhľadávaním a riadením dodávateľov. Okrem úspor nákladov tiež zvyšujú konzistentnosť kvality produktov a poskytovania služieb, čím ponúkajú menším inštitúciám účinný spôsob, ako vyrovnať podmienky na trhu.

Jedinou nevýhodou systémov hromadného nákupu je, že organizácie sa vzdávajú časti kontroly v prospech skupiny; a; prinútiť všetkých, aby konali správne, môže byť ako naháňať mačky; funguje to len vtedy, ak kolektív dokáže splniť svoj sľub.

Vplyv v praxi

Tieto praktické zmeny sa môžu rýchlo nasčítať.

„V jednej škole viedlo uplatňovanie týchto zásad verejného obstarávania k úsporám v hodnote desiatok tisíc ročne – a to pri súčasnom zlepšení služieb a kvality, a to aj v prípade dlhoročných dodávateľov.“

Rastúca potreba inteligentnejších systémov

Vzhľadom na pretrvávajúci ekonomický tlak sa inteligentné obstarávanie stáva nielen opatrením na znižovanie nákladov, ale aj kľúčovou súčasťou udržateľného stravovania.