Máte problémy s cash flow? Riešením môže byť zníženie nákladov!

Spoľahlivá prognóza príjmov a výdavkov je pre dosiahnutie pozitívnych obchodných výsledkov nevyhnutná.
Ide o dobre spravovaný rozpočet. Ale čo v prípade, keď príjmy a výdavky prichádzajú a chýba kapitál? Keď niektorí zákazníci meškajú s platbami? Cash flow je kľúčovým nástrojom na analýzu týchto situácií. A znižovanie nákladov je spôsobom, ako zlepšiť problematický cash flow a často zachrániť firmu!

Rozpočet je hlavným nástrojom na stanovenie toho, odkiaľ budú pochádzať zdroje a na aké výdavky a náklady budú vynaložené. Existuje však riadiaci nástroj, ktorému, žiaľ, mnohí podnikatelia a ich manažéri v každodennom živote nepripisujú dostatočnú dôležitosť, ktorý však môže mať rozhodujúci vplyv na dosiahnutie ziskovosti: peňažný tok.

Je to základný nástroj na riadenie kapitálu, ktorý v spoločnosti obieha, a ktorý v danom okamihu charakterizuje jej finančnú situáciu – či môžeme rásť, či by sme mali zachovať súčasný stav, alebo snáď dať veci do poriadku.

V akej situácii sa vaša firma momentálne nachádza? Alebo má problémy s cash flow? Riešením môže byť zníženie nákladov!

Ale najskôr: viete, čo je to peňažný tok?

Ak si nie ste istí, dobrá správa je, že ide o bežnejší jav, než si myslíme. V skutočnosti mnohí ľudia považujú rozpočet za kľúč k úspechu, ak sa ho držíme.

To je čiastočne pravda. Efektívne rozpočtovanie je prvým krokom na ceste k zisku, ale v reálnom svetesú príjmy a výdavky rozložené do rôznych oblastí a podliehajú širokej škále každodenných nepredvídateľných udalostí.

Peňažný tok je nástrojom, ktorý slúži na riadenie tejto skutočnosti – zatiaľ čo rozpočet predstavuje súbor definícií, peňažný tok je praktickým výsledkom využitia zdrojov na investície, výdavky a náklady, ako aj príjmov z predaja.

A môže to vysvetliť, prečo sa napokon stane, že hoci tržby dosiahli stanovené ciele, na konci mesiaca nezostanú žiadne peniaze.

A ako by sme mali riadiť peňažný tok?

Kľúčovým faktorom pre dobré riadenie peňažných tokov je frekvencia kontrol, pričom pre všetky spoločnosti je ideálna denná kontrola.

Môže sa to zdať ako prehnané, najmä pre firmy s malým počtom udalostí, ale stále je to najlepší spôsob, ako predvídať prípadné problémy alebo rýchlo reagovať v nepredvídateľných situáciách, najmä na začiatku a ak to zavádzate v scenári s vysokou pozornosťou.

Ako zaviesť a aktualizovať systém riadenia peňažných tokov?

1. Neexistuje jediný správny spôsob, ako to riadiť; môžeme použiť prehľadnú tabuľku alebo nejaký systém. Dôležité je, aby sa údaje dali ľahko zaznamenávať a výsledky rýchlo zobraziť;
2. Vytvorte prehľad príjmov a výdavkov s rozpočtovanými a skutočnými sumami;
3. Zaznamenejte počiatočné zostatky všetkých bežných účtov;
4. Zaznamenajte rozpočtované sumy výdavkov a príjmov za každý mesiac;
5. Zaznamenávajte každý uhradený výdavok – všetky bez výnimky – podľa druhu, sumy a dátumu platby;
6. Zaznamenávajte každý príjem s rovnakými údajmi a prognózami pre každý uskutočnený predaj.

Vďaka týmto počiatočným a denným aktualizáciám máme k dispozícii prehľad o peňažných tokoch, ktorý nám ukáže, či sa očakávaný zisk na konci mesiaca potvrdí a či budeme mať v niektorý deň záporný zostatok – a môžeme tak vopred prijať opatrenia na zabránenie finančným stratám a narastajúcej nerovnováhe.

Problémy s peňažným tokom: ako ich analyzovať?

Samozrejme, peňažný tok sa môže v dôsledku konkrétnej situácie – napríklad keď zákazník mešká s platbou – dostať do mínusu, čo je v každodennom finančnom živote spoločnosti prirodzené. Ak sa to však stáva opakovane, je potrebné si pred prijatím opatrení položiť niekoľko dôležitých otázok:

Boli prijaté všetky platby od zákazníkov?

Nesplatenie je neoddeliteľným rizikom, najmä v nestabilných ekonomikách, ako je tá naša. Rozdiel medzi prognózou a skutočnosťou môže znamenať stratu mesačného zisku. Je dôležité posudzovať každý prípad individuálne a zistiť, aké je riziko, že sa táto situácia zopakuje.

Vyskytli sa nejaké neočakávané výdavky?

V tomto prípade je potrebné zistiť príčinu a posúdiť, či sa to môže zopakovať – napríklad prehratý pracovnoprávny spor, na ktorý neboli vytvorené rezervy, si v závislosti od výšky škody vyžiada revíziu cieľov, ide však o jednorazovú udalosť.

Vyskytujú sa záporné zostatky v určitých termínoch a na mesačnej báze?

To môže znamenať, že niektoré výdavky alebo náklady majú platobnú lehotu, ktorá nie je zlučiteľná s príjmami, alebo boli nesprávne zahrnuté do rozpočtu.

Môžu sa vyskytnúť aj ďalšie otázky, a preto je dôležité každodenné sledovanie, aby sa čo najskôr zistili príčiny a našli riešenia.

Znižovanie nákladov prostredníctvom zlepšenia cash flow

Prehodnotenie nákladov je veľmi účinný spôsob, ako vyvážiť pomer „príjmy vs. výdavky“ a obnoviť zdravý peňažný tok.

1. Externé služby

Outsourcing je skvelou možnosťou na zníženie nákladov v odvetviach, ktoré priamo nesúvisia s hlavnou činnosťou spoločnosti.

Špecializovanú organizáciu, s ktorou nemáme potrebné skúsenosti na dosiahnutie najlepších výsledkov za optimálne náklady, môžeme nahradiť spoločnosťou, ktorá sa zameriava na maximálnu efektívnosť, keďže to je jej hlavná činnosť. Oblasti ako bezpečnostné služby, upratovanie a rôzne druhy údržby je možné outsourcovať, pričom sa hľadá najlepšia cena a kvalita spomedzi spoločností na trhu.

Významnou nákladovou položkou je preprava, ak vaša spoločnosť využíva vlastnú dopravu. Spoločnosti disponujú odbornými znalosťami a zameriavajú sa na neustále sa meniaci trh, vďaka čomu sú lepšie pripravené poskytovať kvalitné služby za nižšie náklady.

2. Investujte do crowdsourcingu

Crowdsourcing je platforma, na ktorej sa vaša spoločnosť zaregistruje na webových stránkach, kde môže požiadať o služby a rôzne firmy jej predložia svoje ponuky. Široko sa využíva pri rôznych výdavkoch a nákladoch, ktoré nesúvisia s výrobou, a môže priniesť značné úspory – napríklad v oblasti IT služieb, údržby, poradenstva a ďalších.

3. Skontrolujte stav zásob

Môžete mať vysoké zásoby v dôsledku nižšieho predaja, než sa očakávalo, nerovnováhy v nákupných procesoch, nepresných údajov o zásobách atď. Ak ide o pomaly sa predávajúci tovar, zvážte jeho vrátenie dodávateľovi, spätný nákup za zvýhodnenú cenu alebo zorganizovanie propagačných akcií.

4. Prejednať ceny

Prehodnotenie zoznamu produktov a dodávateľov a pokus o renegociáciu je vždy zaujímavou alternatívou, najmä ak existujú konkurenti s porovnateľnou úrovňou kvalifikácie. V niektorých prípadoch je možné dohodnúť nové podmienky na pevne stanovené obdobie s cieľom obnoviť zdravie vašej hotovostnej toku vďaka dobrým vzťahom s dodávateľom a vrátiť sa do predchádzajúceho stavu.

5. Investujte do riadenia nákladov

Riadenie nákladov je v súčasnosti dôležitým pojmom v podnikoch – ide o politiku spoločnosti zameranú na kontrolu výdavkov a nákladov, ktorá zahŕňa akčný plán, stratégie, merania a zapojenie všetkých útvarov. Takýmto spôsobom je možné konať štruktúrovane a dosahovať úspory vo všetkých oblastiach.

6. Prehodnotiť výrobné náklady

Ide o citlivú oblasť, kde akákoľvek zmena môže ovplyvniť kvalitu výrobkov. Keďže však práve do tejto oblasti vaša firma investuje najviac, stojí za to zvážiť nových dodávateľov surovín alebo komponentov s cieľom získať výhodnejšie ceny alebo platobné podmienky.

7. Preskúmať firemné procesy

Procesy často vykonávame neefektívne, čo vedie k nadčasom alebo k nákupu drahších materiálov od dodávateľov. Je zaujímavé zamerať sa na najdôležitejšie procesy – najmä na výrobu – a zistiť, či nie sú nadmerne nákladné, a hľadať nové spôsoby, ako ich vykonávať.

Ďalšie opatrenia, ktoré môžu zlepšiť peňažný tok

Okrem zníženia nákladov môžu ďalšie dlhodobé opatrenia vyrovnať peňažný tok a obnoviť kladné výsledky.

1. Prejednať platobné podmienky

Vzhľadom na pokles predaja alebo nezaplatené pohľadávky musíme prehodnotiť platobné podmienky dodávateľov, aby sme obnovili zdravý tok financií. Posúďte, ktoré podmienky je možné zmeniť – vyššie výdavky a náklady.

2. Počúvajte svojich zamestnancov

Zamestnanci sú v každodennom kontakte s prevádzkou a vedia odhaliť, čo v procesoch nefunguje, čo môže viesť k neočakávaným dodatočným nákladom. Vnímať ich názory a zapájať ich do rozhodovania je skvelý spôsob, ako motivovať tímy, aby podporili prijaté rozhodnutia.

3. Prehodnoťte svoj rozpočet

Často sa stáva, že čísla boli v rozpočte stanovené v kontexte, ktorý sa líši od súčasného. Prehodnotenie vašich parametrov vám pomôže vytvoriť realistickejšie scenáre a nájsť tak najvhodnejšie riešenia.

4. Neustále analyzujte profil svojich zákazníkov a potenciálnych zákazníkov

V závislosti od profilu vašich zákazníkov môžete prispôsobiť svoje predajné a platobné stratégie – vyššie splátky, zľavy, akcie, širšia ponuka platobných možností. V prípade potreby to môže viesť k zvýšeniu motivácie k nákupu a zníženiu rizika nesplácania.

Ako vidíme, dobre riadený peňažný tok je pre finančné zdravie spoločnosti nevyhnutný, aby sa zachovala jej stabilita a predišlo sa neočakávaným stratám.

ERA Group, globálna poradenská firma špecializujúca sa na riadenie nákladov, disponuje uznávanou metodikou zvyšovania efektívnosti a kvalifikovanými odborníkmi so skúsenosťami v tejto oblasti.

Chcete sa dozvedieť viac? Dohodnite si nezáväznú schôdzku s odborníkom a premeňte svoju spoločnosť.