Pokiaľ ide o riadenie vzťahov s dodávateľmi, je lákavé vnímať zmluvy ako jednorazovú záležitosť – dohodnúť podmienky, odložiť zmluvu a venovať sa iným veciam. Takýto prístup však môže firmy stáť veľa. Chcel by som sa venovať dvom nenápadným, ale zásadným problémom, ktoré v priebehu času znižujú hodnotu zmluvy: postupnému rozširovaniu zmluvy a únave zo zmluvy.
Trh nikdy nezastaví
Povedzme si to na rovinu – zmluvy nefungujú dokonale. Nemôžu. Z rôznych dôvodov, od dynamickej povahy trhov až po neustále sa meniace potreby firiem, sa situácia v praxi neustále mení. A hoci klienti často vnímajú správu zmlúv ako rutinnú záležitosť – „projekt hotový, ideme ďalej“ –, práve tu začínajú problémy.
Medzitým dodávatelia – a poviem to opatrne – neustále hľadajú príležitosti, ako zvýšiť svoje marže, niekedy aj na úkor klienta. Nejde o cynizmus, ale o realistický pohľad na vec. Dodávatelia sú komerčné subjekty a ak sa naskytne príležitosť na zvýšenie marží, mnohí ju využijú. Tak to v tomto odvetví jednoducho funguje.
Postupné rozširovanie zmluvy verzus únava zo zmluvy
V spoločnosti ERA Group pomáhame klientom prostredníctvom nášho audítorského procesu riešiť dva odlišné, ale navzájom súvisiace problémy: postupné rozširovanie zmluvy a únava zo zmluvy.
- K postupnému rozširovaniu zmluvy dochádza vtedy, keď dodávatelia – alebo dokonca interné tímy – nedodržiavajú pôvodné, dohodnuté podmienky. Napríklad dodávateľ kancelárskych potrieb môže v ponuke uviesť produkt bez značky. Keď sa však klient pokúsi objednať ďalšiu dodávku, dozvie sa, že produkt je už zastaraný alebo nie je na sklade. Namiesto toho mu ponúknu „alternatívu“, ktorá je náhodou podstatne drahšia. A táto alternatíva málokedy prichádza s lepšou cenou – práve naopak. Dodávateľ si vreckuje dodatočnú maržu, zatiaľ čo klient platí viac za niečo, o čo nepožiadal.
- Únava zo zmlúv je naopak skôr pasívna. Vzniká vtedy, keď všetci na zmluvu zabudnú. Zmluva sa odškrtne zo zoznamu a život ide ďalej. Ale čo výhody tej zmluvy? Tie sa potichu vytratia. Existujú dokonca štúdie, ktoré naznačujú, že do troch rokov zostane len asi 40 % pôvodne dohodnutej hodnoty. Pokles nastáva rýchlo – v prvom roku je prudký, potom sa zmierňuje – ale do tej doby už 60 % výhod prekĺzlo pomedzi prsty.
Udržiavanie kontroly, prinášanie hodnoty
A práve tu prichádzame na rad my. Náš audítorský proces ide do hĺbky – do údajov, do zmlúv aj do drobného písma. Cieľ? Zachovať a chrániť plnú hodnotu toho, čo bolo pôvodne dohodnuté. Či už to nazývate úsporami, hodnotou za peniaze alebo obchodným prínosom, postaráme sa o to, aby sa táto hodnota naplno prejavila počas celého životného cyklu zmluvy.
Nielenže vyjednáme výhodnejšie podmienky, ale aj zabezpečíme, aby boli tieto podmienky trvalo a dlhodobo naplňované na najvyššej úrovni. Práve to je kľúčovým prvkom, ktorý odlišuje prístup spoločnosti ERA.
Mini výberové konania: proaktívne vylepšenie
Okrem toho spolu s kolegom Jamesom sledujeme vývoj na trhu. Ak zaznamenáme nejaké trendy – napríklad výkyvy v sektore mazív a olejov – konáme. Vyhlasujeme takzvané „mini-verejné obstarávania“, v rámci ktorých vyčleníme časti väčšej zákazky a vypisujeme na ne nové výberové konanie. Týmto spôsobom môžeme opäť vyvolať konkurenčný tlak a často tak odhaliť novú hodnotu. Je to spôsob, ako vylepšiť zmluvu a nedopustiť, aby stratila na význame.
Záver
Klienti často podceňujú, ako rýchlo môže zmluva stratiť na hodnote. S správnym dohľadom, nástrojmi a znalosťou trhu však môžete zabezpečiť, aby si zachovala svoju účinnosť. Únava zo zmlúv a postupné zhoršovanie podmienok nie sú nevyhnutné – dá sa im predísť. Stačí vedieť, kde hľadať, a neustále hľadať.
Presne to robíme v ERA Group.
