S blížiacim sa druhým štvrťrokom sa naša pozornosť zameriava na spracovanie správ a údajov pre vykazovanie za prvý štvrťrok v rôznych odvetviach.
Nižšie uvádzame prehľad hlavných výstupov a činností za uplynulý mesiac.
Stravovanie v školách a sledovanie rozpočtu
Pre našich klientov zo školského sektora sa pozornosť a prípravy začínajú zameriavať na správy o stravovaní a cateringu za 1. štvrťrok, ktoré poskytujú cenné informácie o finančných výsledkoch v súvislosti s nákupom potravín.
Keďže tieto školy hospodária na základe rozpočtu na kalendárny rok, táto úvodná správa poskytuje dôležitý prvý prehľad o tom, ako si vedú v porovnaní s rozpočtom, vrátane najnovších odhadov na celý rok (LE). Tieto správy nám pomáhajú identifikovať trendy a upozorňujú na oblasti, ktoré si vyžadujú pozornosť.
Je to kľúčový faktor pri riadení nákladov.
Štvrťročné hlásenie zariadení starostlivosti o seniorov (Q30)
V súčasnosti dokončujeme správu za 3. štvrťrok pre klienta z oblasti zariadení starostlivosti o seniorov, ktorá je určená na prezentáciu. Táto správa podrobne opisuje štvrťročné úspory, analyzuje nákupné trendy, identifikuje nezrovnalosti, ako sú cenové odchýlky od zmluvných podmienok, a obsahuje odporúčania a návrhy na nápravné opatrenia.
Naše osobné prezentácie týchto správ vedú k zaujímavým a podrobným diskusiám, ktoré napomáhajú strategickému rozhodovaniu a slúžia ako podklad pre interné vykazovanie. Hoci tieto správy vypracovávame už 30 kvartálov, naďalej nachádzame možnosti úspor nákladov.
Akonáhle je správa predložená finančnému tímu, venujeme čas aj rozhovoru s šéfkuchárom a informujeme ho o aktuálnom stave vecí.
Príprava súťažnej dokumentácie pre zariadenie starostlivosti o seniorov
V reakcii na zmeny v zmluvných vzťahoch s dodávateľmi požiadalo uvedené zariadenie pre seniorov o komplexný prieskum trhu vo všetkých kategóriách potravín s cieľom identifikovať ďalšie možnosti úspor nákladov na dodávky potravín. Vzhľadom na meniace sa podmienky na trhu a čas, ktorý uplynul od posledného prieskumu trhu, je teraz vhodný okamih na vykonanie tohto prieskumu. Z tohto dôvodu začíname s prípravou súťažných podkladov, ktoré zašleme vybraným dodávateľom.
Nové projekty v kategórii priemyselných spotrebných materiálov
Nový klient nás poveril úlohou nájsť možnosti úspor v dvoch priemyselných odvetviach v rámci širšej iniciatívy zameranej na riadenie nákladov. Východiskovým bodom je prehľad údajov z hlavnej knihy za posledných 12 mesiacov s cieľom identifikovať všetkých relevantných dodávateľov – táto analýza ponúka ako východiskový bod niekoľko zaujímavých celkových pohľadov.
Vzhľadom na to, že sa na projekte podieľa viac ako 300 dodávateľov, proces zberu údajov bude rozsiahly; spočiatku bude potrebné extrahovať kľúčové údaje z obrovského množstva faktúr vo formáte PDF do programu Excel a následne do Power BI. Napriek obrovskému pracovnému zaťaženiu je tento úvodný krok nevyhnutný na zabezpečenie komplexnej analýzy nákladov.
Význam monitorovania v riadení nákladov
Vráťme sa k fáze monitorovania, ktorá tvorila väčšinu našej práce v uplynulom mesiaci; táto fáza projektu je rovnako dôležitá – ak nie ešte dôležitejšia – ako fázy analýzy a výberového konania. Práve tu sa uisťujeme, že všetka doterajšia tvrdá práca prináša ovocie a je udržateľná. V ERA Group trvá fáza monitorovania až 3 roky. Práve tu sa začínajú naplno prejavovať ďalšie poznatky a akékoľvek porovnávacie analýzy.
Vráťme sa k fáze monitorovania, ktorá tvorila podstatnú časť práce v uplynulom mesiaci; fáza monitorovania projektu je rovnako dôležitá – ak nie ešte dôležitejšia – ako fázy analýzy a verejného obstarávania.
Neustále monitorovanie zaručuje, že klienti dostávajú dohodnuté ceny a služby, a zároveň rieši akékoľvek problémy, ktoré môžu nastať medzi klientom a dodávateľmi. Medzi príklady problémov, ktoré sa vyskytli v minulosti, patria:
- Dodávateľ nahral nesprávny súbor s cenami, čo sa zistilo až pri štvrťročnej kontrole; inak by to mohlo ostať nepovšimnuté.
- Položky zahrnuté v zmluve boli omylom vyňaté zo zoznamu zmluvných položiek a fakturované podľa podstatne vyšších nezmluvných sadzieb, čo v priebehu času viedlo k značným preplatkom.
Chyby sa stávajú aj napriek najlepším úmyslom všetkých zúčastnených.
Štruktúra poplatkov ERA Groupzaložená na výkone
Práve počas týchto štvrťročných vykazovacích období sa stanovuje skutočná výška odmeny ERA Group. Hoci sa na začiatku projektu dohodne štruktúra odmien ako percento z úspor, skutočné platby sa začínajú vypočítavať na základe skutočných úspor vypočítaných počas daného štvrťročného vykazovacieho obdobia.
Na rozdiel od tradičných modelov poradenstva je náš prístup založený na platbách rozložených na celú dobu trvania projektu. Tým sa zabezpečí minimálny vplyv na peňažný tok klienta, pričom projekt sa financuje z dosiahnutých úspor. Samozrejme, ak nedôjde k žiadnym úsporám, neúčtujeme žiadne poplatky a projekt sa do tejto fázy nikdy nedostane.
Teším sa, že vám v nasledujúcich mesiacoch budem môcť prinášať ďalšie informácie v priebehu zberu údajov, ich analýzy, implementácie a následnej fázy monitorovania.
