Január a február boli vždy rušné mesiace a tento rok to nebolo inak. Úzko sme spolupracovali s dvoma dlhoročnými klientmi z radov internátnych škôl a pomáhali im zvládnuť prevádzkové náklady a nájsť nové možnosti úspor. Ako sami hovoria, každý ušetrený dolár im pomáha udržať školné na nízkej úrovni.
Hoci táto práca nemusí nevyhnutne vychádzať z tradičného ERA Group , jej hlavným zameraním zostáva zvyšovanie efektívnosti a zlepšovanie finančných výsledkov. V minulosti sa táto práca sústreďovala na stravovanie a catering v internátnych zariadeniach, ale v posledných rokoch sa obe spoločnosti snažili rozšíriť svoje zameranie aj na iné oblasti, ako sú jedálne, uniformy a kancelárske potreby. V dôsledku toho bola väčšina januára venovaná uzatváraniu roku 2024 a príprave základov pre rok 2025.
Kľúčové oblasti, v ktorých sme v januári dosiahli výsledky
Sledovanie nákladov na stravovanie: Jedna škola s potešením konštatovala, že v roku 2024 došlo k nárastu nákladov na jedno jedlo o menej ako 2 %, čo je vzhľadom na súčasnú situáciu na trhu potešiteľný výsledok. Išlo o prehodnotenie výdavkov za rok 2024, hľadanie ďalších možností ich optimalizácie a porovnanie nákladov na stravovanie s podobnými zariadeniami.
Hodnotenie výkonnosti školskej jedálne: Preukázali sme 40-percentný rozdiel vo výdavkoch na žiaka medzi jednotlivými školami, čím sme poukázali na možnosti lepšej kontroly nákladov a/alebo rozšírenia ponuky.
Úpravy predaja a cien: Prehodnotili sme cenovú politiku a trendy v predaji v jedálni, aby sme zaistili súlad s ich rozpočtovými plánmi na rok 2025 a zároveň identifikovali možnosti úspor (a áno, niektoré sa našli).
Výberové konanie v kategórii potravín: Dosiahli sme 9 % úspory v kategórii, na ktorú doteraz neexistovala zmluva, čím sme doplnili 21 % úspory, ktoré sme nedávno dosiahli v inej kategórii potravín.
Analýza spotreby kancelárskeho papiera: Ide o jednu z najvýznamnejších položiek výdavkov školy. Porovnaním s počtom žiakov sme zistili, že spotreba papiera na žiaka zostala stabilná na úrovni približne 1,25 balíka na žiaka ročne, čo znamená, že nárast výdavkov, ktorý sme zaznamenali v roku 2024, bol spôsobený nárastom počtu žiakov – a nie zvýšením cien, ako sme predpokladali (ceny sa totiž znížili). Vzhľadom na prechod k digitálnemu vzdelávaniu a používaniu počítačov sme očakávali pokles spotreby papiera, ale údaje naznačujú opak.
Trendy v oblasti školských uniforiem: Hoci bola jedna zo škôl vo všeobecnosti spokojná s výkonnosťou svojho obchodu so školskými uniformami, požadovala podrobnejšiu analýzu nákupných vzorcov. Jedno zistenie ukázalo, že študenti si v súčasnosti kupujú v priemere 1,5 košele ročne, čo je nárast oproti 1 košeli ročne pred štyrmi rokmi, a celkový počet zakúpených položiek na jedného študenta sa od obdobia pred pandémiou zvýšil o 50 %. Tiež sme preukázali, že hlavný dodávateľ vlani zvýšil ceny o približne 5 %.
Toto cvičenie vykonávame štvrťročne, aby školy vedeli, ako si vedú v porovnaní s rozpočtom. Akékoľvek odchýlky sa vysvetľujú a v prípade potreby sa prijímajú nápravné opatrenia. Práve takéto jednoduché a drobné postrehy pomáhajú týmto školám zdokonaľovať správu zásob, optimalizovať náklady a zlepšovať rozpočtovanie.
Rastúci dopyt po benchmarkingu
Benchmarking sa stáva čoraz dôležitejším nástrojom pre internú analýzu a porovnávanie so súťažníkmi v školách a podnikoch. Za posledných sedem rokov spolupráce s týmito školami sa benchmarking vyvinul z fázy „nemáme k dispozícii údaje“ na kľúčový nástroj pre rozhodovanie.
Príkladom toho, ako škola využíva analýzu, je prípad spotreby papiera. Keď sme zistili, že spotreba papiera nezodpovedá očakávaniam, škola mohla rýchlo zistiť, kde je problém, a prijať nápravné opatrenia.
Tieto školy sa pýtajú:
„Ako si vedieme? V čom sa môžeme zlepšiť? A v čom si už vedieme dobre?“
Vďaka údajom o počte študentov sme mohli analyzovať trendy vo výdavkoch v kľúčových kategóriách a získať tak hlbší prehľad. Niektoré z našich údajov siahajú až do roku 2017, teda do obdobia pred pandémiou COVID-19, a poskytujú cenný dlhodobý pohľad.
Záujem o porovnávanie s inými školami a hlbšiu analýzu údajov rastie, keďže školy si uvedomujú, aké finančné riziká sú s tým spojené. A ako mi obe školy neustále pripomínajú, ide tu o dosť veľa.
Ak máte záujem o porovnávaciu analýzu alebo riadenie nákladov vo vašej škole či organizácii, rád by som sa s vami porozprával a zistil, aké sú možnosti.
Rád to predstavím predstavenstvu alebo vrcholovému vedeniu, ak im to pomôže pochopiť túto príležitosť. Je to príliš dôležité na to, aby sme to ignorovali alebo prešli bez povšimnutia.
