Odpoveď je s najväčšou pravdepodobnosťou áno; a tu je dôvod:
Pokiaľ ide o výdavky na menšie položky, táto otázka sa často prehliada alebo odkladá ako príliš zložitá. Podrobné preverovanie každého výdavku sa zdá príliš náročné alebo časovo náročné. Možno nemáte zdroje alebo čas, alebo máte pocit, že to nie je strategický krok. Toto sú niektoré z dôvodov alebo výhovoriek, ktoré počúvam od finančných riaditeľov a riaditeľov financií; hoci väčšina z nich uznáva, že ide o oblasť s potenciálom úspor. Hovoria mi, že by s tým mali niečo urobiť, ale sú zaneprázdnení. Je to pre mňa zdrojom frustrácie, pretože tak tvrdo pracujú na zarábaní peňazí, keď by rýchla kontrola mohla pridať tisíce k ziskom firmy bez potreby pracovať nadčas.
Toto je prvá časť dvojdielnej série, v ktorej vysvetľujem, čo sú „tail spend“ a ako ich možno analyzovať a minimalizovať bez toho, aby ste zbytočne strácali čas vášho tímu.
Čo sú to „tail spend“?
Pojem „tail spend“ sa v jednotlivých organizáciách definuje rôzne, najbežnejšou definíciou je však uplatnenie pravidla 80/20 (Paretovho pravidla), ako je znázornené na obrázku 1.
Tento pojem označuje spodných 20 % výdavkov, ktoré zvyčajne pokrýva 80 % dodávateľov. Tail spending sa zvyčajne považuje za nákupy s nízkou hodnotou, keďže tvoria len nepatrnú časť (20 %) celkových nákladov. Vo väčšine spoločností by sa dalo hovoriť o „neregulovaných výdavkoch“ alebo „nestrategických“ výdavkoch.
Tzv. „tail spend“ sa tiež nazýva „maverick“ alebo „rogue“ výdavky. A naozaj spôsobuje problémy!
Graf 1. Tail spend. Zdroj: ERA Group
Do kategórie menších výdavkov môžu patriť tisíce prevádzkových spotrebných materiálov a položiek, vrátane osobných ochranných prostriedkov, obalov, prepravných a skladových potrieb, čistiacich a hygienických prostriedkov, priemyselných plynov a kancelárskych potrieb. Zoznam je nekonečný. Môže to byť pomerne rozsiahly a odradzujúci zoznam. Samotné výdavky na ne sú síce minimálne, ale verte mi: v súčte tvoria značnú sumu!
Vo všeobecnosti sa v rámci organizácií len málo chápe, aké finančné prostriedky sa viažu na výdavky na menej časté položky, a ešte menej sa vie o tom, ako ich efektívne riadiť. To často vedie k tomu, že spoločnosti každý rok prehliadajú tisíce a v niektorých prípadoch aj státisíce dolárov. Ide o peniaze, ktoré nevedomky a zbytočne platia dodávateľom, hoci by ich mohli využiť lepšie.
Problém s výdavkami v nižších kategóriách má dve stránky: po prvé, musíte zistiť, v ktorých kategóriách náklady nadmerne rastú; po druhé, musíte prísť na to, ako dosiahnuť úspory.
O koľko peňazí prichádzate?
Hoci sa výdavky na menšie dodávateľov považujú za zanedbateľné v porovnaní s celkovými nákladmi, práve v tejto oblasti je možné dosiahnuť značné úspory. Tieto prostriedky môžu priamo zvýšiť čistý zisk alebo slúžiť na financovanie nového projektu či zvýšenie počtu zamestnancov.
Po mnohých rokoch práce v oblasti znižovania nákladov som zistil, že úspory vyplývajúce zo správy menších výdavkov sa v prvom roku môžu pohybovať v rozmedzí 10 % až 15 %. Moje skúsenosti však ukazujú, že pri správnom riadení môžu niektoré konkrétne kategórie priniesť úspory až do výšky 40 %.
Tieto potenciálne úspory sa ako interný zdroj financií často prehliadajú kvôli nízkym očakávaniam výnosov, nedostatočnej prehľadnosti, nedostatku interných zdrojov a chýbajúcim primeraným referenčným údajom.
Ak máte výdavky v nižších segmentoch vo výške 1 milión dolárov, 10-percentná úspora predstavuje 100 000 dolárov. Predstavte si, že by ste tieto peniaze získali späť za pár mesiacov bez toho, aby ste museli rušiť zmluvy s dodávateľmi alebo prepúšťať zamestnancov. Je to naozaj skvelý pocit.
Efektívnosť back-office je ďalším výsledkom posúdenia výdavkov v menších objemoch a opatrení prijatých na riešenie prípadných problémov. Výsledkom tohto procesu je plynulejší účtovný proces a menej nejasností, čo môže priniesť úsporu času a zdrojov.
Ako zhodnotiť výdavky na menších dodávateľov: kde začať?
Predstava, že sa treba pustiť do analýzy menších výdavkov, môže byť odradzujúca; a firmy často nemajú zdroje na to, aby sa prebrali desiatkami tisíc transakcií, ktoré zvyčajne nie sú vo formáte vhodnom na jednoduchú analýzu.
Niekde musíte začať a nezabúdajte, že existujú tretie strany, ktoré vám s tým môžu pomôcť alebo to dokonca urobiť za vás.
Prvým krokom je vyhľadanie a identifikácia menších výdavkov vašej spoločnosti. Tieto výdavky sa pravdepodobne budú líšiť od spoločnosti k spoločnosti, preto sa tento proces oplatí. Ako už bolo spomenuté, najjednoduchším spôsobom, ako ich definovať, je Paretovo pravidlo.
Akonáhle majú všetci jasno v tom, čo sú „tail spend“, ide už len o to, aby sme získali údaje na analýzu. Keď pomáham klientom, často mi odovzdajú hromadu dokumentov vo formáte PDF alebo faktúr, ktoré následne prevádzam do digitálnej podoby.
Akonáhle budú údaje pripravené na analýzu, štandardizované a očistené, analýza odhalí, kde dochádza k výdavkom a kto sú dodávatelia. Existuje aj softvér, ktorý tento proces zjednodušuje a urýchľuje, takže môžete v krátkom čase identifikovať možnosti úspor.
V konečnom dôsledku chceme pochopiť, kto a čo tvorí vaše menšie výdavky. Až potom s tým budeme môcť niečo urobiť.
Akonáhle zistíme, kde dochádza k nadmernému čerpaniu prostriedkov a kto za tým stojí (môže ísť o chybu v cenotvorbe alebo o to, že niekto vynakladá prostriedky bez oprávnenia), pomôžeme nájsť riešenie.
Niektoré softvérové nástroje, ako napríklad SpendVue™ od spoločnosti ERA, poskytujú vrcholovým manažérom podrobné informácie o výdavkoch ich organizácie, vrátane menších výdavkov. S pomocou tohto nástroja certifikovaní analytici podrobne analyzujú finančné údaje a uplatňujú vlastné odvetvové referenčné hodnoty spoločnosti ERA s cieľom identifikovať výdavkové anomálie. Výsledkom je súbor jasných, okamžitých a prakticky využiteľných informácií v prehľadnej forme. Váš poradca potom s vami bude spolupracovať na identifikácii cesty k zlepšeniu cash flow, ktorá najlepšie vyhovuje potrebám vašej organizácie. Krátke video onástroji SpendVueTM si môžete pozrieť na nasledujúcom odkaze https://vimeo.com/680583659.
V druhej časti tejto série sa budeme venovať tomu, čo môžete urobiť so svojimi menšou výdavkami, keď už budete mať hlbšie pochopenie toho, z čoho sa skladajú.
Ak sa chcete dozvedieť viac o správe vašich menších výdavkov, kontaktujte Granta Morrowa.
Grant Morrow je hlavným konzultantom v ERA Group certifikovaným poradcom pre systém SpendVue. Má viac ako 30 rokov praktických skúseností s prácou s malými a strednými podnikmi, kde pomáha odhaľovať oblasti nadmerných výdavkov a vypracúvať stratégie na efektívnejšie riadenie nákladov.
