V komplexných prostrediach, kde je systém SAP ERP k dispozícii veľkej a rôznorodej skupine používateľov, nie je správa licencií žiadnou maličkosťou a môže v priebehu času viesť k nesúladu medzi skutočným využívaním jednotlivých modulov SAP a tým, čo bolo zmluvne dohodnuté (a za čo sa platí).
Toto nesprávne nastavenie môže viesť k dvom rôznym typom problémov, a to v závislosti od konkrétneho prípadu:
- Počet používateľov aplikácie sa v priebehu času zvýšil; a ak táto skutočnosť nebola oznámená spoločnosti SAP a riadne s ňou prerokovaná, spoločnosť platí menej, než by mala, a môže byť predmetom špecifických auditov zo strany spoločnosti SAP alebo jedného z jej partnerov, čo môže mať nepríjemné dôsledky v podobe sankcií zo strany spoločnosti SAP.
- Ak sa naopak skutočné využívanie systému v priebehu času z rôznych dôvodov znížilo alebo ak niektoré z predplatených modulov neboli nikdy skutočne použité, nastáva opačná situácia, t. j. spoločnosť platí viac, než by mala.
Model výpočtu licencií SAP sa nezakladá len na nominálnych licenciách na používateľa, ale je definovaný agregovanou metrikou využitia nazývanou FUE (Full Usage Equivalent). Používatelia sú zaradení do viacerých kategórií v závislosti od úrovne ich interakcie so systémom a niektoré kategórie sú „výkonnejšie“ ako ostatné: napríklad používateľ oprávnený na úpravu zdrojového kódu patrí do výkonnejšej triedy ako iný používateľ, ktorý je oprávnený iba na čítanie rôznych ponúkaných funkcií; preto prvý používateľ zjavne spotrebuje viac FUE ako druhý.
FUE je z hľadiska koncepcie podobné „meny“, ktorá vyjadruje rozsah oprávnení udelených každému používateľovi; ide o kombináciu viacerých prístupových oprávnení, ktoré sa môžu líšiť v závislosti od modulu.
To vysvetľuje tvrdenie uvedené na začiatku článku, a síce, že ak sa správa licencií SAP nerieši správne, môže v priebehu času viesť k situáciám, keď dôjde k výraznému nesúladu medzi skutočným využívaním a zmluvnými podmienkami.
V takýchto situáciách ERA Group pomôcť zákazníkovi pravidelne analyzovať stav využívania systému SAP v rámci spoločnosti, aby získal jasný a aktuálny prehľad o situácii.
Po druhé, spoločnosť ERA môže zákazníkom poskytnúť podporu, ktorú potrebujú na lepšiu organizáciu rokovaní so spoločnosťou SAP, ktorá – podobne ako všetci veľkí dodávatelia softvéru – sa len tak ľahko nevzdáva svojich pravidelných príjmov, a to ani v prípade chýb, pričom ponúka technologické aktualizácie, ktoré môžu, ale nemusia byť pre spoločnosť zaujímavé.
Veľmi aktuálnym príkladom je široko medializovaný prechod spoločnosti SAP na verziu S/4 s databázovým modulom HANA (spoločnosť SAP nedávno oznámila, že do konca roka 2027 ukončí podporu všetkých verzií R/3 ECCS).
Z tohto dôvodu je okrem disponovania jasnými a objektívnymi údajmi potrebné vypracovať vhodnú stratégiu rokovaní, pričom je nevyhnutné jasne pochopiť potreby a stratégie vašej spoločnosti v súvislosti s vývojom daného nástroja.
