Úspechy a iné…

Úvahy o sedemročnom zasnúbení

Často sa ma pýtajú, ako vyzerá „úspech“ v mojej práci. Začína to úsporami, ale málokedy ide len o peniaze. Pre niektorých klientov je to čisto finančná záležitosť – percentá alebo konkrétne čísla. Pre iných ide o konsolidáciu dodávok, získanie hlbšieho vhľadu do podnikania, istotu pri rozhodovaní alebo kombináciu všetkých týchto faktorov.

V tomto vydaní Costedge by som sa chcel podeliť o to, ako vyzerá úspech – či už v pozitívnom, alebo negatívnom zmysle – u niektorých klientov a projektov, na ktorých pracujem, a o niektoré poznatky, ktoré som pri tom nadobudol.

Prípadová štúdia: Súkromná internátna škola; Perth

S týmto klientom – súkromným internátom v Perthe – spolupracujem už vyše sedem rokov; bol to jeden z mojich úplne prvých klientov, keď som založil firmu v rámci ERA Group. Pôvodná spolupráca sa zameriavala na jednu kľúčovú oblasť: stravovacie služby pre ich internát. Klient mal hneď od začiatku tri veľmi jasné ciele:

Zodpovednosť predstavenstva

– Musel byť schopný s istotou odpovedať na otázku, ktorú mu predstavenstvo neustále kládlo: „Dostávame tú najlepšiu ponuku?“

Lepší dohľad

– Chcel mať lepší prehľad o výkonnosti a prevádzke externého dodávateľa stravovacích služieb.

1. Úspory – Hoci to na začiatku nebolo jasne stanovené, úspory boli aj tak kľúčovým cieľom.

Vzhľadom na malý finančný tím a obmedzené interné zdroje a kapacity v tejto oblasti sa obrátil na ERA Group mu pomohla dosiahnuť tieto výsledky.

V súlade s metodikou ERA

Projekt sme odštartovali pomocou 4-krokovú metodiky ERA:

• Analýza –Zozbierali sme údaje z faktúr za obdobie 12 mesiacov a spracovali sme ich do správy o zisteniach.
• Žiadosť o ponuku –Spolu s klientom sme vypracovali podrobnú žiadosť o ponuku a oslovili sme troch dodávateľov, aby sa do výberového konania zapojili.

Výber a implementácia

– Súčasný dodávateľ stravovacích služieb bol vybraný spomedzi troch dodávateľov, ktorí boli vyzvaní na predloženie ponuky; ponúkol úsporu vo výške 14 % – v dolároch ide o sumu v nižšej šesťcifernej výške – a ďalšie výhody.

• Monitorovanie –Keďže nebolo potrebné realizovať projekt v plnom rozsahu, rýchlo sme prešli do fázy monitorovania.

Najzaujímavejšie na tom bolo, že doterajší dodávateľ, ktorý čelil možnej strate zákazky, dosiahol výrazné úspory a ďalšie výhody, ktoré predtým neboli k dispozícii, a obnovil spoluprácu – čím dokázal silu testovania trhu aj v prípade, že konečným výsledkom nebola zmena.

Fáza monitorovania: Platforma pre trvalú hodnotu

Proces monitorovania sa ukázal ako kľúčový. V spolupráci s dodávateľom stravovacích služieb sme zaviedli zmysluplné ukazovatele a dohľad:

• Skutočný počet jedál
• Pravidelný; podrobný prehľad skladových zásob (SOH)
• Pravidelné správy o plytvání potravinami
• Mesačné stretnutia s dodávateľmi
• Štvrťročné správy o výkonnosti s bodmi na diskusiu a postrehmi

Vďaka tomu mohli škola aj dodávateľ stravovacích služieb vyladiť prevádzku a nájsť ďalšie možnosti úspor. Zaviedli sme tiež nové výhody, ktoré neboli súčasťou pôvodnej zadávacej dokumentácie, vrátane ročných štipendií a podpory investičných projektov – ide o prínosy, s ktorými klient nepočítal a ktoré doteraz nemal k dispozícii.

Tak – bol to úspech?

Áno…

Tu je prehľad toho, ako projekt splnil pôvodné ciele:

1. Konkurencieschopné ceny? ✔ Áno. V rámci verejnej súťaže sme mohli porovnať ponuky. Po revízii ponuky sa ukázalo, že doterajší dodávateľ je najvýhodnejší, a klient sa teraz môže s istotou postaviť akejkoľvek kontrole zo strany predstavenstva.
2. Lepší dohľad? ✔ Áno. Podávanie správ, transparentnosť a dialóg s dodávateľmi sa výrazne zlepšili a priniesli pozitívne výsledky.
3. Úspory? ✔ Áno. Dosiahli sme úspory vo výške 14 %; v priebehu času sa podarilo dosiahnuť ďalšie postupné úspory.

Ako povedal klient: „Dosiahli sme výsledky, ktoré by sme bez pomoci spoločnosti ERA nedokázali dosiahnuť.“

Projekt, ktorý práve vstupuje do tretieho obdobia predĺženia zmluvy a ôsmeho roka monitorovania, je skvelým príkladom toho, ako môže dlhodobá spolupráca a pravidelné vyhodnocovanie priniesť skutočnú a dlhodobú hodnotu.

Závery z tohto projektu…

• Je prekvapivé, čo všetko môžu dlhoroční dodávatelia ponúknuť, keď sa s nimi nadviaže kontakt a vzťah sa formalizuje. Vidím to znova a znova. Myslíte si, že poznáte dodávateľa, s ktorým spolupracujete už dlhú dobu...
• Sila monitorovania: V tomto prípade sa vďaka monitorovaniu podarilo identifikovať niektoré kľúčové oblasti, ktorými je potrebné sa zaoberať, ako napríklad plytvanie potravinami.
• Ako môže spolupráca s dodávateľom priniesť ďalšie výhody a pomôcť vyriešiť prípadné problémy.
• Úvod do benchmarkingu a jeho význam pre lepšie pochopenie podnikania.

V ďalšom vydaní sa zameriam na inú školu s úplne odlišnými cieľmi; v tej istej kategórii.

Grant Morrow
Hlavný konzultant
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com