Zanesljiva napoved prihodkov in odhodkov je ključnega pomena za doseganje dobrih poslovnih rezultatov.
Gre za dobro upravljano proračunsko načrtovanje. Toda kaj O nas prihodki in odhodki ne sovpadajo in primanjkuje kapitala? Ko nekateri kupci zamujajo s plačili? Denarni tok je ključno orodje za analizo takšnih situacij. Zmanjšanje stroškov pa je način za izboljšanje problematičnega denarnega toka in pogosto tudi za rešitev podjetja!
Proračun je glavno orodje za določanje, od kod bodo prišli viri in v katere odhodke in stroške bodo vloženi. Vendar obstaja upravljavsko orodje, ki mu žal mnogi podjetniki in njihovi vodje v vsakdanjem delu ne namenjajo dovolj pozornosti, ki pa bo odločilno vplivalo na doseganje dobičkonosnosti: denarni tok.
To je ključno orodje za upravljanje kapitala, ki kroži v podjetju, in opredeljuje njegovo finančno stanje v vsakem trenutku – ali lahko rastemo, ali naj ohranimo sedanje stanje, ali pa morda poskrbimo za red v lastnem domu.
Kje se vaše podjetje trenutno nahaja? Ali pa morda sooča s težavami z denarnim tokom? Rešitev je morda v zmanjšanju stroškov!
A najprej: ali veste, kaj je denarni tok?
Če niste prepričani, je dobra novica ta, da je to pogostejše, kot mislimo. Dejansko mnogi menijo, da je proračun ključ do uspeha, če se ga držimo.
To je delno res. Učinkovito načrtovanje proračuna je prvi korak na poti do dobička, vendar v resničnem svetuso prihodki in odhodki razporejeni po različnih področjih in so podvrženi najrazličnejšim vsakodnevnim nepredvidljivim dogodkom.
Denarni tok je orodje za upravljanje te realnosti – medtem ko je proračun niz opredelitev, je denarni tok praktični rezultat porabe sredstev za naložbe, odhodke in stroške ter prejemkov iz prodaje.
In lahko pojasni, zakaj se ob koncu meseca, ko se to končno zgodi, kljub temu, da je prodaja dosegla zastavljene cilje, denarja ne ostane nič.
In kako naj upravljamo denarni tok?
Glavni dejavnik za dobro upravljanje denarnega toka je pogostost nadzora, pri čemer je za vsa podjetja idealno, da se ta izvaja vsak dan.
To se morda zdi pretirano, še posebej za podjetja z manj dogodki, vendar je to še vedno najboljši način za predvidevanje morebitnih težav ali hitro sprejemanje odločitev v nepredvidljivih okoliščinah, še posebej na začetku in če sistem uvajate v scenariju z veliko pozornostjo.
Kako vzpostaviti in posodobiti denarni tok?
- Ni enega samega načina za nadzor nad tem; lahko uporabimo dobro strukturirano preglednico ali sistem. Pomembno je, da je vnašanje podatkov enostavno in da se rezultati hitro prikažejo;
- Ustvarite evidenco prihodkov in odhodkov z načrtovanimi in dejanskimi zneski;
- Zapišite začetne stanje vseh tekočih računov;
- Vnesite načrtovane zneske za odhodke in prihodke po mesecih;
- Zapišite vsak plačan izdatek – prav vse – po vrsti, znesku in datumu plačila;
- Za vsak dosežen prodajni posel zabeležite vse podatke in napovedi.
S temi začetnimi in dnevnimi posodobitvami bomo imeli pregled nad denarnim tokom, ki nam bo pokazal, ali se bo pričakovani dobiček ob koncu meseca uresničil in ali bomo na kateri koli dan imeli negativno bilanco – ter nam omogočil, da pravočasno sprejmemo ukrepe za preprečitev finančnih izgub in naraščajočega neravnovesja.
Težave z denarnim tokom: kako jih lahko analiziramo?
Seveda se lahko denarni tok zaradi določenih okoliščin – na primer zaradi zamude stranke pri plačilu – spremeni v negativnega, kar je v vsakdanjem finančnem poslovanju podjetja povsem običajno. Če pa se to dogaja večkrat, je treba pred sprejetjem ukrepov zastaviti nekaj pomembnih vprašanj:
Ali so bila prejeta vsa plačila strank?
Neizpolnjevanje obveznosti je neločljivo povezano s tveganjem, še posebej v nestabilnih gospodarstvih, kot je naše. Razlika med napovedjo in dejanskim izidom lahko ogrozi mesečni dobiček. Pomembno je, da vsak primer obravnavamo posebej in ocenimo tveganje, da se bo ponovil.
Ali so nastali kakšni nepričakovani stroški?
V tem primeru je treba razumeti vzrok in ugotoviti, ali se lahko ponovi – na primer, izgubljena delovnopravna tožba, za katero niso bile oblikovane rezervacije, bo zahtevala pregled ciljev, odvisno od vpliva zneska, vendar gre za enkraten dogodek.
Ali se negativna stanja pojavljajo na določene datume in na mesečni ravni?
To lahko pomeni, da je rok plačila za nek strošek ali izdatek nezdružljiv z datumom prejema računa ali da je bil ta strošek slabo vključen v proračun.
Lahko se pojavijo tudi druga vprašanja, zato je pomembno vsakodnevno spremljanje, da se čim prej ugotovijo vzroki in poiščejo rešitve.
Zniževanje stroškov z izboljšanjem denarnega toka
Pregled stroškov je zelo učinkovit način za uravnoteženje razmerja med prihodki in odhodki ter ponovno vzpostavitev zdravega denarnega toka.
1. Zunanje izvajanje storitev
Zunanje izvajanje storitev je odlična možnost za zmanjšanje stroškov v Sektorji niso neposredno povezani z osnovno poslovno dejavnostjo.
Namesto namenske strukture, s katero nimamo potrebnih izkušenj za doseganje najboljših rezultatov po najugodnejši ceni, lahko izberemo podjetje, ki si prizadeva za največjo učinkovitost, saj je to njegova osnovna dejavnost. Področja, kot so varnost, čiščenje in različne vrste vzdrževanja, je mogoče oddati v zunanje izvajanje, pri čemer je treba med podjetji na trgu poiskati najboljšo ceno in kakovost.
Pomemben strošek je prevoz, če vaše podjetje uporablja lastni prevoz. Podjetja imajo znanje in izkušnje ter se osredotočajo na nenehno spreminjajoči se trg, zato so bolje pripravljena zagotoviti kakovostne storitve po nižji ceni.
2. Vlagajte v množično zbiranje idej
Crowdsourcing je storitev, pri kateri se vaše podjetje registrira na spletnih straneh, kjer lahko zaprosi za storitve, različna podjetja pa nato predložijo svoje ponudbe. Pogosto se uporablja za različne stroške, ki niso povezani s proizvodnjo, in lahko prinese znatne Prihranki primer pri IT-storitev, vzdrževanju, svetovanju in drugih področjih.
3. Preverite stanje zalog
Morda imate visoke zaloge zaradi prodaje, ki je nižja od pričakovane, neravnovesij v nakupnih procesih, netočnih podatkov o zalogah itd. Če gre za izdelke, ki se slabo prodajajo, razmislite o tem, da jih vrnete dobavitelju, jih ponovno odkupite po posebni ceni ali pripravite promocijske akcije.
4. Ponovno se pogajajte o cenah
Pregled seznama izdelkov in dobaviteljev ter poskus ponovnih pogajanj je vedno zanimiva možnost, še posebej če obstajajo konkurenti z enakovrednimi kvalifikacijami. V nekaterih primerih se lahko pogajate za določen čas, da obnoviti zdravjedenarnega toka in vrnitev v prejšnje stanje.
5. Vlagajte v upravljanje stroškov
Upravljanje stroškov je danes pomemben koncept v podjetjih – gre za politiko podjetja, ki vključuje nadzor nad izdatki in stroški, skupaj z akcijskim načrtom, strategijami, merili uspešnosti in vključevanjem vseh oddelkov. Na ta način je mogoče delovati na strukturiran način in doseči izboljšave na vseh Sektorji.
6. Pregled stroškov proizvodnje
To je občutljivo področje, kjer lahko vsaka sprememba vpliva na kakovost izdelkov. Ker pa je to področje, v katerega vaše podjetje vlaga največ, se splača preučiti nove dobavitelje surovin ali komponent, da bi dosegli ugodnejše cene ali plačilne pogoje.
7. Pregled poslovnih procesov
Procesi se pogosto izvajajo neučinkovito, kar povzroča nadure ali višje stroške za material pri dobaviteljih. Zanimivo je, da se osredotočimo na najpomembnejše procese – zlasti Proizvodnja ter ocenimo, ali so preveč dragi, in poiščemo nov način dela.
Drugi ukrepi, ki lahko izboljšajo denarni tok
Poleg zmanjšanja stroškov lahko tudi drugi dolgoročni ukrepi ponovno uravnotežijo denarni tok in ponovno vzpostavijo pozitivne rezultate.
1. Ponovno se pogajajte o plačilnih pogojih
Ob upadu prodaje ali neplačilih moramo pregledati plačilne pogoje dobaviteljev, da ponovno vzpostavimo nemoten pretok sredstev. Preverite, katere pogoje je mogoče spremeniti – višji stroški in izdatki.
2. Poslušajte svoje zaposlene
Zaposleni so v stiku z vsakodnevnim delovanjem in lahko opazijo morebitne pomanjkljivosti v postopkih, ki na koncu povzročajo nepričakovane dodatne stroške. Poslušanje njihovih mnenj in njihovo vključevanje sta odlična načina za motiviranje ekip, da podprejo sprejete odločitve.
3. Ponovno preglejte svoj proračun
Pogosto so bili podatki v proračunu upoštevani v drugačnih okoliščinah, kot so trenutne. Pregled parametrov vam bo pomagal oblikovati bolj realistične scenarije in najti najbolj izvedljive rešitve.
4. Redno analizirajte profil svojih strank in potencialnih strank
Glede na profil vaših strank lahko prilagodite svoje prodajne in plačilne strategije – višji obroki, popusti, promocijske akcije, več možnosti plačila. Če je to primerno, lahko to spodbudi nakup in zmanjša tveganje za neplačilo.
Kot lahko vidimo, je dobro upravljanje denarnega toka ključnega pomena za finančno stabilnost podjetja, saj omogoča ohranjanje finančnega položaja in preprečevanje nepričakovanih izgub.
ERA Group, globalno svetovalno podjetje, specializirano za upravljanje stroškov, razpolaga s priznano metodologijo za izboljšanje učinkovitosti ter usposobljenimi strokovnjaki z izkušnjami na tem področju.
Želite izvedeti več? Dogovorite se za nezavezujoč sestanek s strokovnjakom in spremenite svoje podjetje.
