Nadzor in upravljanje stroškov podjetja je vedno zahtevna naloga za vsako podjetje, ne glede na panogo in velikost. Ko pa govorimo O nas , se vse še dodatno zaplete. Konec koncev je telefonija prisotna v vseh Sektorji , z večjim ali manjšim pomenom. Upravljanje stroškov telefonije zahteva veliko več kot le poznavanje cen operaterjev, rokov plačila računov in primerjavo proračunskih zneskov z dejanskimi zneski. Niz vsakodnevnih ukrepov lahko prispeva k boljšemu nadzoru in upravljanju stroškov podjetniške telefonije. Pogovorimo O nas izmed njih.
Ocenjevanje profilov porabe zaposlenih pri upravljanju telefonije
V podjetjih obstajajo področja, na katerih je telefonija zgolj podporno sredstvo za poslovanje, in področja, na katerih so ti stroški ključni za uspešnost – na primer pri storitvah za stranke.
Tudi znotraj posameznih področij lahko pride do takšnih razlik. Zato je razumevanje delovnega profila zaposlenih in posameznih področij prvi korak pri ocenjevanju potreb, individualnem ponovnem ovrednotenju stroškov ter s tem ne le zmanjšanju stroškov, temveč tudi izboljšanju uspešnosti v nekaterih Sektorji.
Spodbujajte sodelovanje zaposlenih pri upravljanju telefonskih storitev
To je področje, ki ga mnoga podjetja premalo raziskujejo, a ponavadi prinaša zelo dobre rezultate, zlasti pri stroških mobilne telefonije, kjer je vsak zaposleni sam odgovoren za svoje izdatke.
Prodajalec lahko na primer poroča, da ima v nekaterih regijah težave z uporabo operaterja. Zaposleni v oddelku za nabavo pa bi morda želel uporabljati napravo z več tehnološkimi zmogljivostmi za stike z dobavitelji, ki jih ni treba opravljati prek telefonskih klicev.
Tako lahko vsak zaposleni spregovori O nas , trenutnih omejitvah in predlogih, ne le v zvezi s svojim delom, ampak tudi v zvezi s podjetjem.
Priporočljivo je izvesti anketo o navadah in potrebah ter zbrati morebitne predloge. Uporabniki vedno opozarjajo na težave, ki jih širši pogled včasih spregleda, saj ima ta težnjo, da omejuje vse v potrošniških vzorcih.
Vsaka delovna enota lahko prispeva odlične ideje za izboljšanje upravljanja telefonskih storitev v podjetju.
Vzpostavite postopke za upravljanje telefonije
Stroški telefonije se pojavljajo na vseh področjih podjetja in nastajajo individualno, glede na porabo posameznega zaposlenega. Zato je običajno, da ima vsak posameznik in vsako področje svoj način upravljanja teh stroškov, pri čemer se stopnja prednosti razlikuje.
Vendar to na koncu ovira vodenje, še posebej pri ocenjevanju rezultatov.
Najboljši pristop je oblikovanje in vzpostavitev procesov, ki zajemajo vse faze, od sklenitve pogodbe do vsakodnevne porabe, ter analiza stroškov in ukrepov v vsaki fazi. Pomembno je tudi razumeti, kako procesi vplivajo na posamezna področja podjetja in kako ta vplivajo nanje.
Glavni cilj je opredeliti potek, ki poenoti način nadzora in upravljanja.
Vzpostavite sistem za upravljanje telekomunikacij
Sistem upravljanja je odličen pomočnik pri vseh dejavnostih pregledovanja, nadzora, revidiranja in analiziranja stroškov telefonije v podjetju. Ti stroški vključujejo veliko količino podatkov, ki po združitvi omogočajo različne analize in razlage.
Preglednice so lahko dobra rešitev za majhna in srednje velika podjetja z manj vrsticami, vendar na splošno, zlasti v velikih podjetjih, ovirajo hitro oceno rezultatov in izmenjavo analiz.
Dobre rešitve za poslovne sisteme na trgu ponujajo module, s katerimi lahko upravljamo različne informacije O nas telefoniji:
- sklad sredstev;
- Pogodbe s podrobnostmi, vrednostmi in datumi poteka veljavnosti;
- Povezave, uporabniki, pripadajoči paket in zgodovina plačil;
- Izvršena plačila in dobropisi za izterjavo.
Poleg tega lahko poiščemo tudi posebne sistemske rešitve z različnimi funkcionalnostmi. Pri tem moramo upoštevati enostavnost vnosa podatkov (ali uporabo elektronskih datotek s pomočjo operaterjev) ter prilagodljivost pri pridobivanju podatkov iz različnih možnosti in poročil o delovanju.
Seznanite se s telefonsko opremo podjetja in jo popisujte
Pod telefonsko opremo razumemo fiksne in mobilne naprave ter telefonske centrale, njihove linije in naročniške pakete za vsako od njih. Gre za sklop elementov, ki so delovnim skupinam na voljo za uporabo pri njihovem delu.
Nadzor in redno popisovanje vam omogočata vpogled v različne vidike, ki vplivajo na kakovost in stroške telefonije v podjetju:
Preverite število naprav
- Mnogi modeli so zastareli in ne podpirajo sodobnih tehnologij za takojšnjo komunikacijo, ki omogočajo prihranek pri porabi glasovnih storitev z uporabo cenejših podatkovnih storitev in omrežij Wi-Fi.
- Pomembna točka so tudi neizkoriščene naprave zaposlenih, ki so zapustili podjetje ali zamenjali delovno mesto. Te naprave lahko prevzamejo novi zaposleni ali pa se prodajo – na voljo so notranje ponudbe.
Preverite število vodov in načrtov ter dimenzije
- Neizkoriščene linije ali linije, ki niso ustrezno dimenzionirane za določeno območje; zaloga omogoča prerazporeditev na območja, kjer primanjkuje zmogljivosti, s čimer se izogne nepotrebnim pogodbam.
- Zavarovalni načrti, ki ne pokrivajo potreb ali so precenjeni – vključujejo nadomestila, ki ne ustrezajo potrebam uporabnika, ali storitve, ki niso potrebne, kar omogoča zmanjšanje obsega zavarovalnega načrta in njegove vrednosti.
Uvodna analiza lahko vse to ugotovi, na podlagi česar lahko poiščemo najprimernejše rešitve, ki ustrezajo profilu porabe uporabnika in podjetja.
Preverite in preglejte svoje telefonske račune
Prav tako pomembno kot ponovna pogajanja in doseganje najugodnejših tarif za vsako storitev je tudi mesečno preverjanje vsakega prejetega računa, zlasti glede dodatnih stroškov.
To so lahko stroški, ki jih načrt ne krije, zato je pomembno ugotoviti njihov vzrok, da bi lahko presodili, ali bodo ponavljajoči se in ali bi bilo vključitev tega postavke v načrt bolj ekonomično. Lahko pa gre tudi za neupravičene stroške, ki izhajajo iz navad uporabnikov ali zaračunavanja s strani izvajalca brez sklenjene pogodbe.
Ti pregledi bodo pripomogli ne le k spremljanju dela izvajalcev, temveč tudi k spremljanju potrošniških navad uporabnikov, s čimer se bo od njih zahtevalo večjo zavezanost ciljem podjetja in najboljšim praksam.
Revizija je pomembna izhodiščna točka za redno izvajanje pregledov; omogoča ugotavljanje neupravičenih zaračunavanj za nazaj in sprejemanje ukrepov proti izvajalcu. Ocenjuje se, da je v povprečju 7 % zneskov, zaračunanih na računih, neupravičenih.
Z drugimi besedami, gre za znaten znesek, ki ga je treba izterjati.
Vedno se pogajajte za nove pogoje in iščite nove dobavitelje
Iskanje novih dobaviteljev se morda zdi zapleteno na trgu, na katerem deluje štiri ali pet velikih, birokratskih podjetij. A današnja realnost je povsem drugačna.
Omogoča prenosljivost, kar omogoča hitre spremembe. Najpomembnejša pa je konkurenčnost sektorja; ponudniki ponujajo vse bolj prilagodljive pakete, da bi s konkurenčnimi cenami pridobili stranke.
Pogodbe o dobavi je treba skleniti pod najboljšimi možnimi pogoji, saj gre za dolgoročne pogodbe z obsežnimi klavzulami o prekinitvi.
ERA Group, globalno svetovalno podjetje, specializirano za upravljanje stroškov, razpolaga s priznano metodologijo za izboljšanje učinkovitosti ter usposobljenimi strokovnjaki z izkušnjami na tem področju.
