Odgovor je najverjetneje pritrdilen; in tukaj je razlog:
Ko gre za »tail spend«, se to vprašanje pogosto spregleda ali odloži na stran kot preveč zahtevno. Podrobno preverjanje vsakega stroška se zdi preveč težko ali zamudno. Morda nimate zadostnih virov ali časa, ali pa menite, da to ni strateški korak. To so nekateri razlogi ali izgovori, ki jih slišim od finančnih direktorjev in direktorjev za finance; čeprav večina priznava, da je to področje s potencialom za Prihranki. Povedo mi, da bi morali nekaj storiti O nas , vendar so preveč zaposleni. To me frustrira, saj se tako trudijo zaslužiti denar, medtem ko bi hitra preveritev lahko povečala poslovni dobiček za tisoče, ne da bi bilo treba delati nadure.
To je prvi del dvodelne serije, v kateri pojasnjujem, kaj so »tail spend« in kako jih je mogoče analizirati ter zmanjšati, ne da bi pri tem zapravljali ure časa vašega tima.
Kaj je »tail spend«?
Pojem »tail spend« se v vsaki organizaciji opredeljuje drugače; najpogostejša opredelitev pa temelji na pravilu 80/20 (Paretovo pravilo), kot je prikazano na diagramu 1.
Izraz se nanaša na spodnjih 20 % odhodkov, ki jih običajno pokriva 80 % dobaviteljev. Odhodki v tem segmentu se običajno obravnavajo kot nakupi z nizko vrednostjo, saj predstavljajo le majhen delež (20 %) skupnih stroškov. V večini podjetij bi jih lahko imenovali »neregulirani odhodki« ali »nestrateški« odhodki.
Tako imenovani »tail spend« je znan tudi kot »maverick« ali »rogue« spend. In res povzroča težave!
Diagram 1. Manjši izdatki. Vir: ERA Group
V kategorijo »tail spend« lahko sodijo tisoči potrošnih materialov in artiklov, med drugim osebna zaščitna oprema, embalaža, material za pošiljanje in skladiščenje, čistila in higienski pripomočki, industrijski plini ter pisarniški material. Seznam je neskončen. Lahko gre za precej obsežen in zastrašujoč seznam. Stroški, ki jih povzročajo, so sicer sami po sebi minimalni, a verjemite mi: seštejejo se!
Na splošno v podjetjih ni veliko zavedanja o tem, koliko denarja se porabi za »tail spending«, še manj pa je znanja o tem, kako ga učinkovito upravljati. To pogosto vodi do tega, da podjetja vsako leto spregledajo tisoče, v nekaterih primerih pa celo sto tisoče dolarjev. Gre za denar, ki ga nevede in nepotrebno plačujejo dobaviteljem, čeprav bi ga lahko porabili bolje.
Izziv v zvezi z »tail spend« je dvojen; najprej morate ugotoviti, v katerih kategorijah stroški prekomerno naraščajo. Nato morate ugotoviti, kako te Prihranki ponovno pridobiti.
Koliko denarja izgubljate?
Čeprav se izdatki za manjše nabave v primerjavi s skupnimi stroški zdijo zanemarljivi, pa prav na tem področju Prihranki dosežemo znatne Prihranki . Ta denar se lahko neposredno odraža v čistem dobičku ali pa se uporabi za financiranje novega projekta ali zaposlitev novih sodelavcev.
Po dolgoletnem delu na področju zmanjševanja stroškov sem ugotovil, da lahko Prihranki upravljanju Prihranki manjšimi izdatki v prvem letu znašajo med 10 % in 15 %. Vendar pa so moje izkušnje pokazale, da je pri posameznih kategorijah mogoče doseči do 40 % Prihranki se jih ustrezno upravlja.
Te potencialne Prihranki kot notranji vir sredstev pogosto spregleda zaradi nizkih pričakovanj glede donosa, pomanjkanja preglednosti, pomanjkanja notranjih virov in pomanjkanja ustreznih primerjalnih podatkov.
Če imate izdatke v višini 1 milijona dolarjev, 10-odstotni Prihranki 100.000 dolarjev. Predstavljajte si, da bi ta denar prihranili v nekaj mesecih, ne da bi morali prekiniti pogodbe z dobavitelji ali odpustiti zaposlene. To je res prijeten občutek.
Učinkovitost back-officea je še en rezultat analize manjših izdatkov in ukrepov, sprejetih za reševanje morebitnih težav. Rezultat tega procesa je bolj tekoče vodenje računovodstva in manj zmede, kar lahko prihrani čas in vire.
Pregled manjših izdatkov: kje začeti?
Misel na obravnavo manjših izdatkov je lahko zastrašujoča; podjetja pogosto nimajo zadostnih virov, da bi se lotila pregledovanja deset tisočev transakcij, ki običajno niso v formatu, primernem za enostavno analizo.
Nekje moraš začeti in ne pozabi, da obstajajo zunanji izvajalci, ki ti lahko pri tem pomagajo ali to celo opravijo namesto tebe.
Prvi korak je odkritje in opredelitev manjših izdatkov vašega podjetja. Ti se bodo verjetno razlikovali od podjetja do podjetja, zato je to koristen postopek. Kot je bilo že omenjeno, je Paretovo pravilo najpreprostejši način za njihovo opredelitev.
Ko se vsi zavedajo O nas spend«, je treba pridobiti podatke za analizo. Ko pomagam strankam, mi pogosto predajo kup dokumentov v formatu PDF ali računov, ki jih nato pretvorim v digitalno obliko.
Ko so podatki pripravljeni za analizo ter standardizirani in očistjeni, bo analiza razkrila, kam gredo sredstva in kdo so dobavitelji. Obstaja tudi programska oprema, ki ta postopek olajša in pospeši, tako da lahko v kratkem času natančno opredelite možnosti za varčevanje.
Konec koncev želimo razumeti, »kdo in kaj« sestavlja vaše manjše izdatke. Šele tak O nas bomo lahko ukrepali.
Ko ugotovimo, kje prihaja do prekomernih izdatkov in kdo je za to odgovoren (morda gre za napako pri določanju cen ali pa nekdo troši sredstva brez ustreznega pooblastila), pomagamo ugotoviti, kako O nas rešiti.
Nekatera programska orodja, kot je SpendVueTM podjetja ERA, vodilnim kadrom zagotavljajo podrobne informacije o porabi njihove organizacije, vključno z manjšimi izdatki. S pomočjo tega orodja certificirani analitiki podrobno preučijo finančne podatke in uporabijo ERA-jeva lastna primerjalna merila za posamezne panoge, da odkrijejo odstopanja v porabi. Rezultat je niz jasnih, takojšnjih in uporabnih Vpogled v lahko razumljivi obliki. Vaš svetovalec bo nato z vami sodeloval pri iskanju poti do izboljšanja denarnega toka, ki najbolje ustreza potrebam vaše organizacije. Kratek video oSpendVueTM si lahko ogledate na naslednji povezavi: https://vimeo.com/680583659.
V drugem delu te serije bomo podrobneje obravnavali, kako lahko izkoristite svoje manjše izdatke, ko boste bolje razumeli, iz česa so sestavljeni.
Če želite izvedeti več O nas z manjšimi izdatki, Stopi v kontakt Granta Morrowa.
Grant Morrow je glavni svetovalec v ERA Group certificiran svetovalec za rešitev SpendVue. Ima več kot 30 let praktičnih izkušenj pri delu z malimi in srednjimi podjetji, kjer jim pomaga ugotoviti, kje nastajajo nepotrebni stroški, ter razviti strategije za boljše upravljanje stroškov.
