Ali je upravljanje stroškov v vašem podjetju učinkovito? Pogovorimo O nas in trajnostnih ukrepih ter rešitvah.
Učinkovito upravljanje stroškov bo zagotovo izboljšalo poslovne marže vašega podjetja. Vsak vodstveni delavec bi si moral vedno zastavljati naslednja vprašanja: ali naša notranja politika upravljanja stroškov prinaša pričakovane rezultate? Ali so zaposleni na vseh ravneh v celoti seznanjeni s tem in vključeni v proces? Ali sledimo izboljšavam na trgu?
Podjetja običajno usmerjajo svoja prizadevanja v doseganje ciljev, naj gre za rast, diverzifikacijo, združitve in prevzeme ali celo financiranje posameznih projektov. Vendar pa ni vedno zagotovljena ustrezna povezanost z izdatki, ki izhajajo iz nujnih ukrepov, ki so nestrukturirani in imajo kratkoročne učinke, ki ne odražajo resnosti in globine, ki ju mora imeti upravljanje stroškov.
Pomembno je, da vsako posamezno področje in podjetje kot celota razvijejo strategije za povečanje učinkovitosti, bodisi finančne bodisi operativne, ob upoštevanju ključnih vidikov, ki jih je treba upoštevati.
Informacije
Obdelava podatkov je ključnega pomena za vsako vodenje, to je splošno znano dejstvo, vendar so za zanesljivost zaključkov nujni standardi, ki omogočajo analizo, ter preskusi doslednosti.
Obsežnim količinam podatkov se ne posveča vedno potrebna pozornost. Oddelki Nabava, logistiko, infrastrukturo in tehnologijo lahko pomembno prispevajo s ključnimi podatki za vodstvo, ki omogočajo opredelitev vzorcev porabe, dobaviteljev in priložnosti. Gre za zahtevno delo, ki si ga ne morejo vsa podjetja privoščiti opravljati znotraj lastnih vrst, saj zahteva osredotočenost, specializacijo in veliko časa, vendar omogoča kritično analizo. Zato je vredno razmisliti o zunanji pomoči svetovalnega podjetja, specializiranega za učinkovitost.
Poslušajte svoje zaposlene
Vaši zaposleni so glavni akterji v tem procesu, saj so tisti, ki vsakodnevne zahteve doživljajo na lastni koži in realno prispevajo k analizi stanja; kajti bolj kot je ta realistična, bolj učinkovite bodo rešitve in strategija, ki se bodo uporabile. Najpomembnejša sta pa predanost in vključenost, saj se zaposleni počutijo cenjeni, ko vodstvo podjetja upošteva njihove ideje in mnenja.
Določite realistične cilje
Podjetje brez ciljev je kot ladja brez krmila, vendar je pomembno, da si zastavimo realistične in uresničljive cilje, da ne postane seznam zahtev.
Glede na časovne in kadrovske omejitve bi morala biti operativna učinkovitost na dnevnem redu visoko na seznamu prioritet.
Dobro strukturiran strateški načrt je ključnega pomena za doslednost ciljev, tudi če so ti ambiciozni, saj je izziv, ki ga je treba premagati, del procesa motivacije ekipe. Politika upravljanja in optimizacije stroškov bi morala biti prav tako del okvira ciljev, ki jih je treba doseči.
Akcijski načrt
Zavihajmo rokave, čas je, da vse, kar smo načrtovali, prenesemo v prakso. Za to je treba posebno pozornost posvetiti določitvi odgovornosti, rokov in potrebnih virov. Pomembno je tudi, da za vse vpletene določimo ustrezno pogostost poročanja.
Bodite pripravljeni, da po potrebi »popravite smer« in ponovno preučite posamezne točke, saj ne smete izgubiti izpred oči glavnih ciljev.
Povezovanje teh ukrepov je ključnega pomena za vključitev politik optimizacije stroškov in operativne učinkovitosti, saj je treba dobre rezultate širiti, da se poudari njihov strateški pomen, pri čemer je treba posebno pozornost nameniti nenehnemu ozaveščanju.
Vlagajte v komunikacijo in priznavanje dosežkov
Pomembno je vlagati v objektivno in spodbujajočo komunikacijo za širjenje rezultatov.
Priznavanje in obveščanje o doseženih ciljih ter o tem, kako je do tega prišlo, spodbuja zavzetost zaposlenih in krepi miselnost, usmerjeno v učinkovitost, ki jo je treba širiti po celotnem podjetju.
Previdnost pri izplačevanju gotovine
Politike podjetja v zvezi z dobavitelji in zunanjimi izvajalci storitev imajo odločilno vlogo pri doseganju operativne učinkovitosti in optimizaciji stroškov. Nekaj pomembnih točk:
Kvalifikacija dobaviteljev
Vsakemu nakupu ali pogodbi o storitvah mora predhodno slediti skrbna ocena, da se zagotovi varnost izvedbe transakcije, še večjo pozornost pa je treba posvetiti ponavljajočim se ali dolgoročnim nakupom oziroma pogodbam.
Ni dovolj, da se preprosto preverijo običajni podatki o registraciji; v skladu z vsako posamezno potrebo je treba preveriti tudi vse druge zahteve glede dobavne zmogljivosti, tehničnih certifikatov ter ravni kakovosti in storitev.
Cena ni vse
Pogosto se zgodi, da se išče najugodnejša cena, vendar je pri vsakem dobrem pogajanju treba upoštevati ustrezno ravnovesje med ravnjo storitev in kakovosti (ki ne sme biti niti višja niti nižja od zahtevane), roki in drugimi formalnimi vidiki (npr. zahteve glede certifikatov, garancije itd.).
Odnosi so temeljni
Ali se vaši dobavitelji pri pogajanjih z vašim podjetjem počutijo varno? Z dobavitelji moramo vzpostaviti objektiven in zdrav odnos ter spoštovati njihove politike in cilje.
Trdni odnosi z dobavitelji spodbujajo vzajemno zavezanost in nedvomno prispevajo k optimizaciji stroškov ter operativni učinkovitosti. Po drugi strani pa poskrbite, da bo vaš portfelj dobaviteljev vedno posodobljen, tako da iščete nove akterje na trgu; konec koncev je konkurenca med njimi lahko koristna za vaše podjetje.
Vzpostavite učinkovit nakupni proces
Upravljanje nabave je ključnega pomena pri pogajanjih z dobavitelji. Notranje procese je treba oblikovati tako, da na poseben način zadovoljijo vsako zahtevo, ne glede na višino zneska. Pri nakupu blaga ali sklepanju pogodb za storitve, povezane z osnovno dejavnostjo podjetja, mora biti v postopku potrjevanja/odobritve vključeno višje vodstvo na vnaprej določenih področjih odgovornosti.
Poskrbite, da bo vaša ponudba na trgu sestavljena tako, da bo vsebovala jasne in podrobne ponudbe za izdelke, ki jih vaše podjetje dejansko potrebuje, in predvsem, da bodo te ponudbe med seboj primerljive.
Kadar je to upravičeno, uvedite kot operativni standard sklepanje pogodb z dobavitelji. Poleg pravne varnosti vam to omogoča, da v primeru poizvedb ali morebitnih sporov ustvarite pomembno dokumentacijo celotnega postopka.
Vam je bil ta članek všeč? Imamo še več vsebin, ki vam lahko pomagajo odkriti priložnosti za optimizacijo poslovanja vašega podjetja.
Skupina ERA Group ima priznano metodologijo za operativno učinkovitost in optimizacijo stroškov, s kvalificiranimi strokovnjaki in bogatimi izkušnjami na tem področju.
