Razmišljanja o sedemletnem zaročnem razmerju
Pogosto me vprašajo, kako v mojem delu izgleda »uspeh«. Začne se s Prihranki, vendar redko gre zgolj O nas . Za nekatere stranke je to izključno finančno – odstotki ali konkretne številke. Za druge pa gre O nas konsolidacijo O nas , pridobivanje globljega Vpogled v poslovanje, zaupanje v lastne odločitve ali kombinacijo vseh teh dejavnikov.
V tej izdaji Costedge bi rad začel deliti svoje vtise o tem, kako uspeh – ali pa tudi ne – izgleda pri nekaterih strankah in projektih, s katerimi delam, ter o nekaterih spoznanjih, ki sem jih pridobil na tej poti.
Primer iz prakse: zasebni internat; Perth
Z tem naročnikom – zasebnim internatom v Perthu – sodelujem že več kot sedem let; bil je eden mojih prvih naročnikov, ko sem ustanovil podjetje v okviru ERA Group. Prvotno sodelovanje se je osredotočalo na eno ključno področje: gostinske storitve za njihov internat. Naročnik je že od samega začetka imel tri zelo jasne cilje:
Odgovornost upravnega odbora
– Moral je biti sposoben samozavestno odgovoriti na vprašanje, ki ga je upravni odbor vedno znova zastavljal: »Ali smo dobili najboljšo ponudbo?«
Večji nadzor
– Želel je boljši vpogled v delovanje in poslovanje zunanjega ponudnika storitev cateringa.
- Prihranki – Čeprav na začetku še niso bili opredeljeni, Prihranki kljub temu ključni cilj.
Ker je imel na voljo le majhno finančno ekipo ter omejene notranje vire in zmogljivosti na tem področju, se je ERA Group pomoč pri doseganju teh ciljev obrnil na ERA Group .
V skladu z metodologijo ERA
Projekt smo začeli z uporabo štiristopenjske metodologije ERA:
- Analiza –Zbrali smo podatke o računih za obdobje 12 mesecev in jih predstavili v poročilu o ugotovitvah.
- Razpis –Skupaj z naročnikom smo pripravili podrobni razpis in k sodelovanju povabili tri ponudnike.
Izbira in izvedba
– Trenutni ponudnik storitev cateringa je bil izbran med tremi ponudniki, ki so bili povabljeni k sodelovanju v razpisnem postopku; ponudil je 14-odstotne Prihranki– v dolarjih gre za znesek v nizkem šestmestnem obsegu – ter dodatne ugodnosti.
- Spremljanje –Ker ni bilo potrebno izvesti celotne implementacije, smo hitro prešli v fazo spremljanja.
Najbolj zanimivo pri tem je bilo, da je obstoječi izvajalec – ob grozeči izgubi pogodbe – ponudil znatne Prihranki druge ugodnosti, ki jih prej ni bil pripravljen ponuditi, in obnovil sodelovanje, s čimer je dokazal moč tržnega preizkušanja, tudi če sprememba ni končni izid.
Faza spremljanja: platforma za trajno ustvarjanje vrednosti
Proces spremljanja se je izkazal za ključnega pomena. V sodelovanju s ponudnikom catering storitev smo uvedli ustrezne kazalnike in nadzor:
- Dejansko število obrokov
- Redno; podrobni pregled zalog (SOH)
- Redna poročila o izgubah hrane
- Mesečna srečanja z dobavitelji
- Četrtletna poročila o uspešnosti z navedbo ključnih točk za razpravo in Vpogled
To je šoli in ponudniku prehrane omogočilo, da sta izboljšala svoje delovanje in odkrila dodatne možnosti Prihranki. Uvedli smo tudi nove ugodnosti, ki niso bile del prvotnega naročila, med drugim letne štipendije in podporo za investicijska dela – to so koristi, ki jih naročnik ni pričakoval in jih prej ni imel.
No, ali je bilo uspešno?
Da…
Tukaj je primerjava projekta z izvirnimi cilji:
- Konkurenčne cene? ✔ Da. V okviru javnega razpisa smo lahko primerjali ponudbe. Po predložitvi popravljene ponudbe se je dosedanji izvajalec izkazal za najbolj konkurenčnega, zato se naročnik zdaj lahko brez skrbi sooči z morebitnim pregledom s strani upravnega odbora.
- Boljši nadzor? ✔ Da. Poročanje, preglednost in dialog z dobavitelji so se znatno izboljšali in so prinesli koristi.
- Prihranki? ✔ Da. 14 % Prihranki ; sčasoma Prihranki še dodatni Prihranki .
Po besedah stranke: »Dosegli smo koristi, ki jih brez pomoči podjetja ERA ne bi mogli doseči.«
S tem, ko vstopamo v tretje obdobje podaljšanja pogodbe in osmo leto spremljanja, je ta projekt odličen primer tega, kako lahko trajno sodelovanje in redno spremljanje prinesejo resnično dolgoročno vrednost.
Ugotovitve iz tega projekta…
- Presenetljivo je, kaj lahko ponudijo dolgoletni dobavitelji, ko se z njimi vzpostavi stik in se odnos uradno utrdi. To opažam vedno znova. Misliš, da poznaš dobavitelja, s katerim posluješ že dolgo časa…
- Moč spremljanja: V tem primeru je spremljanje omogočilo opredelitev nekaterih ključnih področij, ki jih je treba obravnavati, kot je na primer izguba hrane.
- Kako lahko sodelovanje z dobaviteljem prinese dodatne koristi in pomaga pri reševanju težav, ko se te pojavijo.
- Uvod v benchmarking in njen pomen benchmarking boljše razumevanje poslovanja.
V naslednji izdaji se bom osredotočil na drugo šolo s povsem drugačnimi cilji; v isti kategoriji.
Grant Morrow
Glavni svetovalec
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
