Ba tháng đầu năm 2026 đã mang đến những thách thức phức tạp trong quản lý đội xe mà chúng ta chưa từng chứng kiến trong thời gian gần đây. Do chi phí bảo dưỡng tăng vọt, giá nhiên liệu biến động mạnh, phí bảo hiểm leo thang cùng với tình trạng thiếu hụt phụ tùng, chi phí vận hành đội xe hiện nay đã trở thành mối lo ngại thực sự đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngay cả đối với các công ty lớn hơn, những thách thức “thông thường” trong việc quản lý đội xe hàng ngày cũng đã trở nên lớn hơn đáng kể, vì nhiều nhà khai thác đội xe hiện đang phải đối mặt với áp lực ngân sách gia tăng do phải giữ xe lâu hơn do những hạn chế trong chuỗi cung ứng của các nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM), làm tăng rủi ro – và chi phí – của những sự cố hỏng hóc bất ngờ.
Các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí đội xe trong quý 1
Một cuộc khảo sát gần đây với các chuyên gia trong ngành đã chỉ ra năm yếu tố chính gây tăng chi phí cho các nhà khai thác đội xe trong quý 1 năm 2026: • Bảo dưỡng và sửa chữa: Chi phí bảo dưỡng trong quý 1 đang tăng nhanh hơn mức lạm phát chung. Tình trạng thiếu hụt kỹ thuật viên có trình độ đã dẫn đến việc tăng giá nhân công, trong khi giá phụ tùng tăng cao – một phần do vấn đề về nguồn cung – đã góp phần làm chi phí sửa chữa tăng đáng kể. Tình trạng đội xe già cỗi tại nhiều đơn vị càng làm trầm trọng thêm tình trạng tăng giá nhân công và vật tư trong quý 1. Chi phí bảo trì cho các phương tiện trên 10 năm tuổi là khoảng 1,10 USD/dặm, so với 0,20 USD cho các phương tiện mới, khiến các đội xe cũ trở thành gánh nặng tài chính lớn.
• Chi phí nhiên liệu: Các loại nhiên liệu vẫn chiếm phần lớn trong tổng chi phí (khoảng 35%), cùng với tác động từ sự biến động giá trong quý 1, đòi hỏi phải có biện pháp quản lý chủ động.
• Lương tài xế: Chi phí tiền lương là một khoản chi phí đáng kể, xuất phát từ nhu cầu thu hút và giữ chân tài xế trong bối cảnh thiếu hụt lao động và các quy định ngày càng chặt chẽ, đặc biệt là đối với các hoạt động vận tải đường dài và vận tải đường bộ.
• Phí bảo hiểm: Phí bảo hiểm xe thương mại đang tăng ở mức hai con số, do tỷ lệ tai nạn cao và các phán quyết bồi thường khổng lồ trong các vụ kiện tụng.
• Thời gian ngừng hoạt động & Khấu hao tài sản: Việc bảo trì không theo kế hoạch dẫn đến thời gian ngừng hoạt động kéo dài, trong khi thời gian sửa chữa cũng bị kéo dài do thiếu hụt linh kiện. Khấu hao vẫn là một yếu tố cần xem xét, dù tình hình đã phần nào ổn định.
Tác động của việc tuân thủ quy định đối với đội xe
Bên cạnh tác động trực tiếp về mặt tài chính của những đợt tăng chi phí này, còn có một số “chi phí gián tiếp” khó định lượng hơn; tuy nhiên, chúng vẫn là những yếu tố rất thực tế trong công tác quản lý đội xe hiện nay. Việc tuân thủ các quy định đối với đội xe đã trở thành một vấn đề then chốt – và rất nổi bật – đối với các nhà lãnh đạo phụ trách an toàn, vận hành và tài chính. Vào năm 2026, sự giám sát chặt chẽ hơn của chính phủ, các loại nhiên liệu mới và các cuộc kiểm toán dựa trên dữ liệu sẽ tạo ra những chi phí không có trong ngân sách hoạt động của những năm trước, đồng thời trở thành một nhiệm vụ bổ sung mà các nhà khai thác đội xe phải quản lý một cách thích hợp.
Theo chuyên gia ngành Sam Tyson tại Motive, các quy trình và thủ tục tuân thủ đúng đắn giúp các nhà khai thác nhận được các cảnh báo rõ ràng, can thiệp kịp thời, đảm bảo tài xế tuân thủ quy định và ngăn chặn những sai sót nhỏ trở thành những sự cố gây tổn thất lớn.
Rõ ràng, mục tiêu là phát hiện các rủi ro trước khi chúng biến thành các vi phạm hoặc sự cố, thay vì chỉ phát hiện ra vấn đề sau khi đã tiến hành kiểm tra hoặc khi sự cố đã xảy ra. Mặc dù không thể phủ nhận rằng việc tăng cường chú trọng vào việc tuân thủ sẽ giúp giảm đáng kể tác động lâu dài của các vụ tai nạn và thương tích gây tốn kém, nhưng chi phí thực tế ngày càng tăng do việc triển khai các quy trình và thủ tục này lại càng làm gia tăng chi phí hoạt động vốn đã đang leo thang.
“Bí mật” đằng sau sự lãng phí chi phí đội tàu
Các nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì cho rằng mỗi hoạt động vận hành đội xe đều có một con số “bí mật” không xuất hiện trên bất kỳ báo cáo tài chính nào — và con số này có thể chiếm một phần đáng kể trong các khoản chi phí được ghi nhận. Được gọi đơn giản là “khoảng cách”, con số này thể hiện sự chênh lệch giữa số tiền đã chi — và số tiền đáng lẽ phải chi — cho việc bảo trì đội xe. Các chuyên gia trong ngành tin rằng đối với nhiều đội xe thương mại vào năm 2026, “khoảng cách” này sẽ nằm trong khoảng từ 25% đến 40% tổng chi phí vận hành.
Nguồn gốc của những khoản lãng phí này là có thể dự đoán được – và đã được biết đến rộng rãi: nhiên liệu tiêu hao trên các tuyến đường chưa được tối ưu hóa và thời gian xe chạy không tải quá mức, chi phí bảo trì dành cho sửa chữa khẩn cấp thay vì bảo dưỡng phòng ngừa theo lịch trình, vốn bị ứ đọng trong các phương tiện thường xuyên nằm im một phần lớn thời gian, và phí bảo hiểm bị đẩy lên cao do các sự cố an toàn có thể tránh được. Nguyên nhân không phải là bí mật; chỉ có chi phí thực tế là bị che giấu khỏi tầm nhìn. Tin tốt là, mặc dù một số “chi phí cố định” nêu trên nằm ngoài tầm kiểm soát của ban quản lý, nhưng mỗi yếu tố gây ra chi phí này đều có thể đo lường, theo dõi và khắc phục được — với hệ thống phù hợp và kỷ luật để thiết lập – và tuân thủ – một kế hoạch hành động.
Kế hoạch hành động
Matthew Short của Fleet Rabbit viết trong bài báo ngày 4 tháng 4: “Chi phí vận hành đội xe đang tăng nhanh hơn doanh thu đối với hầu hết các công ty logistics vào năm 2026... Những đội xe thành công không chỉ đơn thuần là đối phó với những áp lực này — họ còn có hệ thống loại bỏ các chi phí không cần thiết đồng thời duy trì hoặc nâng cao chất lượng dịch vụ.”
Sự khác biệt giữa các đội xe có lãi và các đội xe gặp khó khăn thường nằm ở việc kiểm soát chi phí. Các đơn vị logistics hoạt động hiệu quả nhất đạt được mức chi phí trên mỗi dặm thấp hơn 20-35% so với mức trung bình của ngành nhờ áp dụng nhất quán các chiến lược được xây dựng một cách có chủ đích. Đây không phải là những khái niệm lý thuyết — mà là những phương pháp đã được chứng minh, mang lại những khoản tiết kiệm có thể đo lường được cho các đội xe ở mọi quy mô.
Ngoài quý 1, các chuyên gia trong ngành quản lý đội xe tại Wheels, Inc tin tưởng rằng vào năm 2026, “ngành này sẽ tiếp tục phát triển với tốc độ chưa từng có — dưới tác động của những thay đổi trong quy định, công nghệ mới nổi, diễn biến của chuỗi cung ứng và thực trạng lực lượng lao động đang thay đổi. Các nhà lãnh đạo trong ngành quản lý đội xe đang cân bằng giữa hiệu quả hoạt động và các mục tiêu bền vững, đồng thời chuẩn bị cho những thách thức mới đang hiện ra phía trước.”
Năm trụ cột trong quản lý chi phí đội xe
Chi phí sẽ không tự động giảm vào năm 2026, nhưng những biện pháp thông minh và có định hướng rõ ràng có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiếp tục hoạt động có lãi. Hiện tại, khoản chi phí nào đang chiếm tỷ trọng lớn nhất trong ngân sách của đội xe bạn — sửa chữa, nhiên liệu hay một khoản nào khác?
Năm trụ cột trong quản lý chi phí đội xe
Thách thức nằm ở việc xác định những khoản chi phí nào cần tập trung cắt giảm. Việc cắt giảm một cách bừa bãi sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh, trong khi bỏ qua các khoản lãng phí lại làm suy giảm lợi nhuận. Để cắt giảm chi phí đội xe một cách hiệu quả, cần phải hiểu rõ dòng tiền được sử dụng vào đâu và những khoản cắt giảm nào sẽ giúp cải thiện—thay vì làm suy giảm—hiệu quả hoạt động tổng thể.
Các chuyên gia chiến lược bảo trì đội xe thường nhấn mạnh rằng việc cắt giảm đáng kể chi phí vận hành đội xe không đến từ một hành động đơn lẻ tại một thời điểm cụ thể — mà đến từ việc triển khai có hệ thống các chiến lược nhằm tối ưu hóa đồng thời năm trung tâm chi phí có mối quan hệ tương hỗ với nhau.
Các chuyên gia chiến lược đưa ra năm “trụ cột của việc quản lý chi phí đội xe hiệu quả” sau đây, được coi là có tác động lớn nhất đến chi phí vận hành tổng thể và lợi nhuận của đội xe:
Quản lý nhiên liệu: Chi phí nhiên liệu là khoản chi phí có thể kiểm soát lớn nhất. Tối ưu hóa lộ trình, thực thi quy định chống để xe chạy không tải, giám sát áp suất lốp. Số liệu thống kê cho thấy 10% tài xế hàng đầu tiêu thụ ít hơn 25% nhiên liệu so với 10% tài xế cuối bảng khi sử dụng cùng loại xe.
Bảo dưỡng phòng ngừa: Dữ liệu về bảo dưỡng đội xe cho thấy các đội xe đạt tỷ lệ tuân thủ bảo dưỡng phòng ngừa (PM) từ 90% trở lên chi tiêu ít hơn 44% cho việc sửa chữa và gặp ít sự cố hỏng hóc ngoài kế hoạch hơn 3,5 lần. Các chương trình bảo dưỡng phòng ngừa có hệ thống đòi hỏi sự thực hiện nghiêm túc và khả năng theo dõi tình trạng xe theo thời gian thực. Lợi tức đầu tư (ROI) thường nhanh chóng thu hồi vốn nhờ việc giảm thiểu các chi phí sửa chữa khẩn cấp và nâng cao khả năng sẵn sàng hoạt động của xe.
Tận dụng tài sản / Điều chỉnh quy mô phù hợp: Các chuyên gia cho biết, trung bình tại bất kỳ thời điểm nào, 15–20% số phương tiện trong đội xe đều không được sử dụng hết công suất. Nhiều đội xe duy trì công suất dư thừa để phục vụ cho những giai đoạn nhu cầu cao điểm chỉ xảy ra vài lần trong năm. Những phương tiện “dự phòng” này gây ra chi phí đáng kể, và trong hầu hết các trường hợp, một phân tích khách quan về tài sản đội xe sẽ cho thấy cơ hội loại bỏ một nửa – hoặc hơn – số phương tiện này mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Tối ưu hóa phong cách lái xe: Lái xe thiếu an toàn — phanh gấp, tăng tốc đột ngột, chạy quá tốc độ — làm tăng mức tiêu thụ nhiên liệu từ 15–30% và đẩy nhanh quá trình hao mòn của các bộ phận như hệ thống phanh, lốp xe và hệ thống truyền động. Hiện đã có các công cụ để theo dõi và quản lý hành vi của người lái; mặc dù các công cụ này đòi hỏi chi phí, nhưng khoản chi phí tăng thêm này hoàn toàn được bù đắp bởi những lợi ích từ việc quản lý dữ liệu “thời gian thực”.
Chiến lược mua sắm và quản lý vòng đời: Một trong những quyết định khó khăn nhất trong quản lý đội xe là phân tích “mua hay thuê”; tuy nhiên, hiện có nhiều công cụ sẵn có để hỗ trợ các nhà điều hành đội xe và quản lý tài chính thực hiện phân tích này. Dữ liệu là yếu tố then chốt trong quy trình mua sắm.
Việc mua sắm chiến lược đòi hỏi phải có dữ liệu toàn diện về hiệu suất phương tiện, chi phí bảo dưỡng và các yêu cầu vận hành. Nhiều đội xe thay thế phương tiện quá sớm, dẫn đến lãng phí giá trị còn lại, hoặc quá muộn, gây ra chi phí bảo dưỡng quá cao. Các quyết định thay thế dựa trên dữ liệu giúp tối ưu hóa sự cân bằng giữa khấu hao và chi phí bảo dưỡng ngày càng tăng.
Bạn có làm được không?
Vậy, câu hỏi cuối cùng là: liệu bạn hay đội ngũ của bạn có đủ thời gian, năng lực và nguồn lực cần thiết để thực hiện hiệu quả những việc cần làm – đồng thời vẫn đảm bảo mọi hoạt động khác diễn ra suôn sẻ? Nếu câu trả lời là không, có lẽ đã đến lúc tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài – những người có trình độ, năng lực và am hiểu chuyên môn.
Một bên thứ ba độc lập có thể là nguồn lực quý giá cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Trong nhiều trường hợp, chính việc chuyên gia tư vấn không phải là nhân viên của công ty đã mang lại giá trị gia tăng đáng kể cho quá trình hợp tác. Tất nhiên, trình độ chuyên môn, kiến thức, kỹ năng giao tiếp, v.v. vẫn là những yếu tố quan trọng nhất; tuy nhiên, sự khách quan của một “người ngoài” lại mang đến một góc nhìn hoàn toàn mới mẻ cho mọi cuộc thảo luận.
Việc thuê một chuyên gia tư vấn không phải là sự thừa nhận về sự thiếu sót hay sự chỉ trích đối với những người trong tổ chức. Đó là sự thừa nhận rằng góc nhìn “từ bên ngoài nhìn vào” có thể mang lại giá trị vô cùng lớn, giúp làm sáng tỏ những lĩnh vực mà chúng ta có thể cải thiện.
Trên thực tế, các chuyên gia tư vấn hiếm khi tự mình giải quyết vấn đề. Một giải pháp hiệu quả đòi hỏi sự hợp tác của tất cả các bên liên quan – chuyên gia tư vấn, ban lãnh đạo và nhân viên. Khi tất cả cùng hướng tới một mục tiêu rõ ràng và phối hợp nhịp nhàng để đạt được mục tiêu cụ thể đó, giải pháp thường sẽ tự nhiên xuất hiện.
Vậy, tiếp theo là gì?
Thành thật mà nói, tôi là một chuyên gia tư vấn, và tôi tin chắc rằng một chuyên gia tư vấn phù hợp, làm việc trong môi trường thích hợp và nhận được sự hỗ trợ cần thiết, có thể mang lại giá trị gia tăng cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Trước khi bước chân vào lĩnh vực tư vấn, tôi đã từng thuê rất nhiều chuyên gia tư vấn, nhưng hóa ra đó chỉ là sự lãng phí thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, cũng có những người đã mang lại giá trị to lớn cho công ty chúng tôi. Sự khác biệt giữa những hợp đồng thành công và những hợp đồng không thành công là gì? Tất cả đều nằm ở việc hiểu rõ lý do tại sao thuê chuyên gia tư vấn, xác định các mục tiêu hợp lý và khả thi, cũng như thiết lập một lộ trình được cả hai bên hiểu rõ và đồng ý.
Nếu bạn đã sẵn sàng tiến lên phía trước, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn.
