Khám phá giá trị tiềm ẩn: Cách tối ưu hóa chi phí nhà cung cấp mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Những khó khăn tài chính là có thật — và chúng đang ngày càng trầm trọng hơn

Mọi CFO COO bài viết này đều hiểu rõ cảm giác này: những mức lợi nhuận vốn còn có thể kiểm soát được cách đây mười tám tháng nay đang phải đối mặt với áp lực từ mọi phía. Tốc độ tăng lương vẫn tiếp tục vượt xa mức tăng năng suất. Giá nguyên liệu thô vẫn ở mức cao và biến động mạnh. Chi phí năng lượng đã tăng vọt. Chi phí vận chuyển, kho bãi, bảo hiểm và công nghệ đều đang leo thang. Và giờ đây, bên cạnh tất cả những điều đó, sự bất ổn về thuế quan và chính sách thương mại đang tạo thêm một lớp rủi ro mới cho chuỗi cung ứng của quý vị.

Tất cả các nhà lãnh đạo giỏi đều đang có những phản ứng, nhưng liệu những biện pháp truyền thống — tăng giá, cắt giảm nhân sự, hoãn các khoản đầu tư vốn — có đáng để đánh đổi hay không? Việc tăng giá có nguy cơ làm mất khách hàng trong một thị trường cạnh tranh. Việc tái cơ cấu thường làm suy giảm tinh thần làm việc và kiến thức tổ chức. Tuy nhiên, hầu hết các ban lãnh đạo lại bỏ qua một công cụ mạnh mẽ, ít gây xáo trộn mà lại nằm ngay trước mắt: mạng lưới nhà cung cấp hiện có và ngân sách hoạt động của họ.

Các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhà cung cấp không chỉ đơn thuần cắt giảm chi phí — họ tập trung vào tổng chi phí sở hữu và việc tạo ra giá trị lâu dài

“Điểm mù Pareto” mà hầu hết các lãnh đạo cấp cao thường bỏ qua

Hầu hết các tổ chức đều áp dụng các quy trình mua sắm nghiêm ngặt đối với 20% nhà cung cấp chiếm tới 80% tổng chi tiêu — tức là các nhà cung cấp chiến lược. Các mặt hàng nguyên liệu thô chủ chốt, thiết bị đầu tư và các hợp đồng dịch vụ quan trọng: những hạng mục này được giao cho các đội ngũ chuyên trách, thực hiện đấu thầu cạnh tranh và đánh giá hợp đồng định kỳ.

Tuy nhiên, 20% chi tiêu còn lại – được các chuyên gia mua sắm gọi là “chi tiêu nhỏ lẻ” – lại cho thấy một bức tranh hoàn toàn khác. Phân khúc này thường phân tán trên hàng trăm nhà cung cấp, bao gồm nhiều hạng mục chi phí như vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO), hậu cần, đồng phục, viễn thông, bảo hiểm, dịch vụ xử lý rác thải, chi phí văn phòng, v.v. Các nhà cung cấp trong những hạng mục này hầu như luôn bị quản lý lỏng lẻo. Các nhà quản lý nội bộ coi việc quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp này là trách nhiệm phụ, dữ liệu so sánh rất khan hiếm, và vẫn tồn tại giả định rằng tiềm năng tiết kiệm chi phí không đáng để bỏ công sức.

Giả định đó là sai lầm — và nó gây tốn kém. Các dự án tư vấn ERA Grouptrong các lĩnh vực sản xuất, y tế, dịch vụ tài chính và phi lợi nhuận đều cho thấy có thể tiết kiệm được từ 10–30% chi phí trong các hạng mục chi tiêu nhỏ lẻ. Cơ hội này không phụ thuộc vào quy mô công ty hay ngành nghề, và tiềm năng tiết kiệm có thể mang lại sự thay đổi mang tính đột phá cho doanh nghiệp.

Tại sao ngay cả những công ty mạnh cũng bỏ lỡ cơ hội kiếm tiền

Người ta dễ dàng cho rằng việc không kiểm soát được chi phí nhà cung cấp là dấu hiệu của sự quản lý yếu kém. Trên thực tế, những rào cản này mang tính cấu trúc — và chúng ảnh hưởng đến cả những tổ chức tiên tiến nhất.

Về mặt nội bộ, các nhà quản lý chức năng phụ trách các hạng mục chi tiêu gián tiếp hiếm khi có kiến thức chuyên sâu về các thị trường đó. Một giám đốc mua sắm giỏi trong việc tìm nguồn cung ứng nguyên liệu thô có thể lại thiếu hiểu biết về các yếu tố chi phí đằng sau các hợp đồng logistics hay chính sách giá cước viễn thông. Tình hình càng trở nên phức tạp hơn khi khả năng theo dõi chi tiêu thực tế thường không đầy đủ — thẻ mua hàng (P-cards) làm mờ đi dữ liệu mua sắm, hóa đơn được xử lý mà không qua đánh giá chiến lược, và rất ít tổ chức có thể nhanh chóng trả lời câu hỏi: “Chúng ta đã thực sự chi tiêu bao nhiêu cho nhà cung cấp X trên tất cả các địa điểm và hạng mục trong năm ngoái?”

Về phía nhà cung cấp, tình hình cũng không kém phần rõ ràng. Các nhà cung cấp là những chuyên gia định giá giàu kinh nghiệm. Họ phân khúc khách hàng, bảo vệ biên lợi nhuận bất cứ khi nào có thể và tận dụng sự bất đối xứng thông tin để tạo lợi thế cho mình. Không phải khách hàng nào cũng được áp dụng cùng một mức giá. Các thỏa thuận dịch vụ trọn gói thường che giấu chi phí thực sự nằm ở đâu. Và trong khi mức giá chào thấp nhất thì dễ so sánh, thì tổng chi phí sở hữu — bao gồm chất lượng, độ tin cậy, chi phí xử lý và chi phí sửa chữa — lại khó đánh giá hơn nhiều nếu không có kiến thức chuyên sâu về ngành hàng và các nguồn lực cần thiết.

• Xu hướng thiên vị xác nhận: Xu hướng thiên vị xác nhận khiến các đội ngũ cho rằng mức giá hiện tại vẫn còn cạnh tranh, trong khi thực tế là mức giá này đã nhiều năm không được so sánh với thị trường.
• Sự trì trệ trong quan hệ đối tác: Mặc dù các mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp rất có giá trị, nhưng chúng có thể trở nên tốn kém nếu không được rà soát định kỳ, bao gồm cả việc đánh giá tổng chi phí sở hữu.
• Hạn chế của các tổ chức mua sắm theo nhóm (GPO): Các tổ chức này mang lại mức giá hợp lý cho khách hàng thông thường, nhưng không phải lúc nào cũng là mức giá tốt nhất có thể cho nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp — để đạt được mức giá tối ưu, cần có một phương pháp tiếp cận được thiết kế riêng.
• Khoảng cách so sánh: Nếu không có các tiêu chuẩn so sánh bên ngoài, các doanh nghiệp đơn giản là không thể biết được mức độ “tốt” là như thế nào trong hầu hết các hạng mục chi phí.

Các nhà cung cấp biết cách giúp bạn cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, họ sẽ không tự nguyện chia sẻ thông tin đó trừ khi những người phù hợp đặt ra những câu hỏi đúng đắn.

Lý do nên sử dụng chuyên gia bên thứ ba

Đây chính là điểm mấu chốt. Để tạo sự công bằng trong quan hệ với các nhà cung cấp, cần có ba yếu tố mà phần lớn các đội ngũ nội bộ khó có thể đáp ứng: thông tin thị trường chuyên sâu theo từng lĩnh vực, chuyên môn đàm phán trên hàng chục lĩnh vực chi tiêu, và thời gian để triển khai một quy trình chặt chẽ, có hệ thống.

Một nhà tư vấn bên thứ ba giàu kinh nghiệm sẽ đáp ứng cả ba yếu tố này. Quan trọng hơn, họ hoàn toàn độc lập với các nhà cung cấp — nghĩa là mục tiêu duy nhất của họ là đảm bảo kết quả tốt nhất cho quý vị (
), chứ không phải xây dựng mối quan hệ thương mại với nhà cung cấp. Sự độc lập này thay đổi hoàn toàn cục diện của mọi cuộc đàm phán. Các nhà cung cấp biết rằng họ đang làm việc với một đối tác hiểu rõ cơ cấu chi phí của họ, có quyền truy cập vào dữ liệu so sánh từ bên ngoài, và sẽ thiết lập một quy trình cạnh tranh đòi hỏi mức giá thực sự tốt nhất.

Các dự án tối ưu hóa chi phí hiệu quả nhất không chỉ mang lại những khoản tiết kiệm nhất thời. Chúng thiết lập một khuôn khổ có thể áp dụng lặp lại: chi tiêu được phân tích và phân loại, các yêu cầu được xác định rõ ràng, các giả định được kiểm chứng, thị trường được tiếp cận một cách chiến lược, và kết quả được theo dõi so với mức cơ sở. Các biện pháp tiết kiệm được triển khai — và sau đó được duy trì thông qua việc giám sát liên tục, kiểm soát hợp đồng và đo lường hiệu quả, nhằm ngăn chặn tình trạng giá cả quay trở lại mức có lợi cho nhà cung cấp.

ERA Group ghi nhận quá trình này qua các dự án hợp tác với khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm sản xuất, dịch vụ tài chính, y tế, tổ chức phi lợi nhuận, thực phẩm và đồ uống, v.v. Kết quả thu được luôn dao động từ 100.000 USD đến hơn 5 triệu USD tiết kiệm hàng năm cho mỗi dự án — và thường đi kèm với những cải tiến về mặt vận hành vượt xa phạm vi ban đầu.

Giá phải trả cho sự chần chừ

Đối với các doanh nghiệp đang phải đối mặt với áp lực lợi nhuận hiện nay, việc tối ưu hóa chi phí nhà cung cấp không phải là một sáng kiến dài hạn cần lên kế hoạch cho quý sau. Mỗi tháng trôi qua mà không có một cuộc rà soát có hệ thống là một tháng chi phí có thể tránh được lại bị thất thoát. Tiềm năng tiết kiệm là có thật. Dữ liệu so sánh đã có sẵn. Phương pháp này đã được chứng minh hiệu quả.

Câu hỏi duy nhất là liệu tổ chức của bạn có phải là đơn vị nắm bắt được cơ hội đó hay không — hay để đối thủ cạnh tranh của bạn tìm ra trước.

Sẵn sàng khám phá giá trị tiềm ẩn của doanh nghiệp bạn chưa?
ERA Group cùng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để khai phá những cơ hội mới trong việc cắt giảm chi phí, từ đó mang lại tác động tích cực đến lợi nhuận ròng. Kể từ năm 1992, chúng tôi đã hỗ trợ hàng nghìn khách hàng đạt được kết quả hàng đầu trong ngành, nâng cao hiệu quả hoạt động và duy trì mức tiết kiệm chi phí lâu dài.

Mạng lưới chuyên gia tư vấn toàn cầu của chúng tôi mang lại giá trị cho đội ngũ của quý vị thông qua kiến thức chuyên sâu về các ngành hàng, dữ liệu so sánh tiêu chuẩn ngành theo thời gian thực, cùng chuyên môn sâu rộng trong vô số lĩnh vực nhà cung cấp. Với phương châm “không tiết kiệm được chi phí, không thu phí”, quý vị sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào cho dịch vụ của chúng tôi nếu chúng tôi không tìm ra cách tiết kiệm chi phí.

‍