Rủi ro ngày càng gia tăng liên quan đến ERISA trong các chương trình phúc lợi tự nguyện

Nghĩa vụ của người quản lý quỹ theo Đạo luật ERISA đang bị xem xét kỹ lưỡng trong các chương trình phúc lợi tự nguyện

Đạo luật An sinh Thu nhập Hưu trí cho Người lao động năm 1974 (ERISA) đã được thiết lập vững chắc, cũng như các nghĩa vụ quản lý mà đạo luật này quy định. Các đơn vị tài trợ chương trình bắt buộc phải hành động vì lợi ích tốt nhất của người tham gia và người thụ hưởng. Tuy nhiên, điều mới mẻ là làn sóng ngày càng gia tăng các vụ kiện tụng liên quan đến ERISA tập trung vào các chương trình phúc lợi tự nguyện.

Công ty Schlichter Bogard LLC (Schlichter) gần đây đã nộp đơn khởi kiện tập thể theo Đạo luật ERISA nhằm vào một số doanh nghiệp lớn, cũng như các nhà môi giới và tư vấn về phúc lợi nhân viên và bảo hiểm y tế của họ. Các vụ kiện này cáo buộc vi phạm nghĩa vụ quản lý trung thành liên quan đến các gói phúc lợi tự nguyện, bao gồm bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm bệnh hiểm nghèo và bảo hiểm bồi thường nằm viện.

Khi nào các chế độ phúc lợi tự nguyện thuộc phạm vi điều chỉnh của ERISA?

Các vụ kiện gần đây cho thấy sự giám sát ngày càng chặt chẽ hơn về việc liệu các chương trình phúc lợi tự nguyện có thực sự đủ điều kiện được miễn trừ khỏi ERISA hay không. Trong các vụ kiện tập thể Schlichter, nguyên đơn cáo buộc rằng một số nhà tuyển dụng đã không đáp ứng các yêu cầu “vùng an toàn” của Bộ Lao động (DOL), dẫn đến việc các chương trình này bị coi là các Chương trình Phúc lợi cho Người lao động thuộc phạm vi điều chỉnh của ERISA và phải tuân thủ các nghĩa vụ quản lý. Nói chung, các chương trình phúc lợi tự nguyện không được coi là các chương trình thuộc phạm vi điều chỉnh của ERISA nếu chúng đáp ứng cả bốn tiêu chí theo điều khoản an toàn của DOL:

1. Người sử dụng lao động không đóng góp vào việc thanh toán phí bảo hiểm
2. Người sử dụng lao động không nhận được bất kỳ khoản bồi thường nào ngoài khoản hoàn trả hợp lý cho các dịch vụ hành chính
3. Việc tham gia là hoàn toàn tự nguyện đối với nhân viên
4. Người sử dụng lao động không bảo trợ cho chương trình này, ngoài việc tạo điều kiện cho việc khấu trừ từ tiền lương và cho phép các công ty bảo hiểm hoặc đại lý bảo hiểm giới thiệu về chương trình này

Việc không đáp ứng bất kỳ điều kiện nào trong số này có thể dẫn đến việc chương trình phải tuân thủ Đạo luật ERISA, cùng với các trách nhiệm quản lý liên quan và rủi ro pháp lý tiềm ẩn.

Ví dụ về sự xác nhận của nhà tuyển dụng — và những hậu quả có thể xảy ra

Một số hành động của người sử dụng lao động có thể bị hiểu là “sự ủng hộ”, điều này có thể đe dọa đến việc miễn trừ của chương trình tự nguyện theo Đạo luật ERISA:

• Việc đưa các phúc lợi tự nguyện vào các tài liệu mang thương hiệu của nhà tuyển dụng (ví dụ: cẩm nang phúc lợi có in tên và logo công ty) có thể gợi ý rằng nhà tuyển dụng là bên đã sắp xếp, đàm phán hoặc ủng hộ chương trình đó
• Việc quảng bá chính sách nhóm như một phần của gói lương thưởng và phúc lợi tổng thể trong giai đoạn đăng ký mở có thể được coi là sự ủng hộ
• Việc cung cấp một danh mục phúc lợi hạn chế trong một nền tảng đăng ký có cấu trúc có thể tạo ra ấn tượng rằng nhà tuyển dụng đã lựa chọn và ủng hộ các phúc lợi đó
• Việc cho phép nhân viên thanh toán các khoản phúc lợi tự nguyện trên cơ sở trước thuế thông qua chương trình phúc lợi linh hoạt (cafeteria plan) cũng có thể được coi là một hình thức khuyến khích theo Đạo luật về Thuế Thu nhập và Việc làm (
  ).

Nếu việc bảo trợ được xác lập, kế hoạch đó có thể thuộc phạm vi điều chỉnh của ERISA — từ đó phát sinh các nghĩa vụ của người quản lý và trách nhiệm pháp lý tiềm tàng.

Tại sao nhà tuyển dụng và nhà môi giới có thể được coi là người được ủy thác

Các nguyên đơn trong các vụ kiện gần đây lập luận rằng các nhà tuyển dụng — và trong một số trường hợp, các nhà môi giới của họ — đóng vai trò là người được ủy thác dựa trên chức năng giám sát và quản lý chương trình của họ. Các cáo buộc chính bao gồm:

• Người sử dụng lao động có quyền quyết định trong việc quản lý chương trình, từ đó phát sinh nghĩa vụ phải hành động một cách thận trọng và vì lợi ích tốt nhất của người tham gia
• Người sử dụng lao động có trách nhiệm giám sát mức thù lao của nhà cung cấp dịch vụ và đảm bảo mức phí là hợp lý
• Các nhà tuyển dụng được kỳ vọng sẽ đánh giá mức phí bảo hiểm, các công ty bảo hiểm, lịch sử bồi thường, hoa hồng và giá trị tổng thể của chương trình so với các tiêu chuẩn thị trường
• Trong một số trường hợp, hoa hồng của các nhà môi giới được cho là đã vượt quá số tiền bồi thường được chi trả theo các hợp đồng bảo hiểm
• Các chương trình tự nguyện do người lao động tài trợ hoàn toàn chưa được đánh giá đầy đủ về tính hiệu quả về chi phí hoặc tính cạnh tranh
• Các nhà tuyển dụng đã không theo dõi và đàm phán các yếu tố quan trọng như việc lựa chọn công ty bảo hiểm, hoa hồng và tỷ lệ tổn thất

Những điều người sử dụng lao động cần lưu ý khi triển khai các chế độ phúc lợi tự nguyện

Để giảm thiểu rủi ro và tăng cường quản trị, các nhà tuyển dụng nên xem xét:

• Thành lập một ủy ban tư vấn nội bộ để rà soát các chương trình phúc lợi tự nguyện và xác nhận sự phù hợp với các yêu cầu “vùng an toàn” của Bộ Lao động (DOL)
• Áp dụng các quy trình chính thức để giám sát hiệu quả thực hiện kế hoạch, bao gồm thù lao cho đại lý, cơ cấu phí và tỷ lệ tổn thất
• Tiến hành thẩm định nhà cung cấp một cách kỹ lưỡng, bao gồm khả năng tài chính của nhà cung cấp, lịch sử thanh toán bồi thường và năng lực cung cấp dịch vụ
• Đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn đối với mọi hình thức thù lao dành cho nhà môi giới và nhà cung cấp, bao gồm hoa hồng và các khoản thanh toán gián tiếp
• Thường xuyên so sánh các kế hoạch với các phương án thay thế trên thị trường để đánh giá khả năng cạnh tranh và giá trị đối với nhân viên
• Duy trì hệ thống tài liệu rõ ràng về các quy trình ra quyết định nhằm chứng minh sự thận trọng và khả năng giám sát
• Cung cấp các thông tin liên lạc dành cho nhân viên mang tính trung lập và được soạn thảo cẩn thận để tránh việc vô tình ủng hộ
• Tổ chức đào tạo cho các bộ phận Nhân sự và Phúc lợi về các tác động của ERISA và trách nhiệm quản lý
• Đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành, bao gồm ERISA (nếu có), COBRA và Đạo luật Chăm sóc Sức khỏe Giá cả Phải chăng, đồng thời thường xuyên rà soát và cập nhật Bản tóm tắt nội dung chương trình (SPDs)
• Duy trì mức bảo hiểm trách nhiệm pháp lý phù hợp, nếu có, để đảm bảo tuân thủ ERISA
• Điều chỉnh các chế độ phúc lợi tự nguyện cho phù hợp với chiến lược phúc lợi tổng thể nhằm tránh trùng lặp hoặc thiếu hụt trong phạm vi bảo hiểm

Điểm chính

Khi lĩnh vực tranh tụng ngày càng phát triển, các nhà tuyển dụng cần chủ động đánh giá cách thức thiết kế, truyền đạt và quản lý các chế độ phúc lợi tự nguyện. Những chế độ vốn được coi là có rủi ro thấp và do người lao động tự chi trả nay đang phải đối mặt với sự giám sát chặt chẽ hơn bao giờ hết — khiến việc giám sát chặt chẽ, lưu trữ hồ sơ đầy đủ và đảm bảo tính minh bạch trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Giới thiệu về tác giả

Marlys Schmitt là một đối tác tư vấn giàu kinh nghiệm của ERA Group Minnesota. Với vai trò là cố vấn và người đại diện, cô tập trung vào việc xây dựng các mối quan hệ bền chặt và cung cấp các giải pháp kiểm soát chi phí toàn diện cho CFO CEO và CFO . Trong thời gian làm việc tại ERA Group, Schmitt đã chủ trì việc rà soát chi phí với tổng giá trị hơn 20 triệu đô la và hoàn thành hơn 100 dự án cho khách hàng.

‍