Kustannustenhallinnan toimintasuunnitelma

Kustannusten hallinta, kuten muutkin yrityksen johtamisen osa-alueet, kuten budjetointi ja taloushallinto, edellyttää hallintatyökalua, jossa määritellään selkeästi tavoitteet, toiminta-alueet, vastuuhenkilöt, tehtävät, määräajat ja seurantamenetelmät.

Tässä vaiheessa toimintasuunnitelman laatiminen on välttämätöntä. Se auttaa yritystä järjestämään kustannushallintaan liittyvät monimutkaiset tekijät. Tässä artikkelissa käsittelemme tätä työkalua, joka edistää merkittävästi kustannushallinnan onnistumista.

Mikä on toimintasuunnitelma?

Kun pohdimme Meistä ja oman asunnon hankkimista, on otettava huomioon useita seikkoja: ostoon tarvittavien säästöjen keräämiseen kuluva aika, asunnon etsiminen, kustannusten kartoittaminen, ostoon sopivan asumistilanteen määrittäminen, rahoitusvaihtoehdot sekä kustannusten arviointi.

Luettelo tarkentuu myöhemmin yksityiskohtaisemmiksi kohdiksi, mikä antaa hyvän käsityksen toimintasuunnitelman monimutkaisuudesta ja merkityksestä.

Ilman sitä kiinteistön ostaminen muuttuu varmasti monimutkaisemmaksi ja riskialttiimmaksi, sillä ei ole mahdollista ennakoida ja reagoida jokaiseen tapahtumaan oikeaan aikaan. Joudumme aina toimimaan reaktiivisesti, eivätkä päätökset ole aina tarkkoja. Tämä pätee erityisen voimakkaasti kustannushallintaan.

Yksinkertaisesti sanottuna toimintasuunnitelma on (järjestelmällinen tai ei-järjestelmällinen) ohjauskeino, jolla hallitaan kaikkia päätöksiä ja toimia, jotka liittyvät tietyn tai pysyvän tavoitteen saavuttamiseen (jatkuva johtaminen).

Toimintasuunnitelma on välttämätön, jotta mikä tahansa organisaatiorakenne toimisi paremmin. Sen avulla yrityksen kaikki resurssit – henkilöstö, varat ja järjestelmät – voidaan kytkeä tavoitteisiin, hyötyihin, toimenpiteisiin ja määräaikoihin sekä luoda ekosysteemin , jonka tavoitteena on organisaation paras mahdollinen tekninen ja taloudellinen suorituskyky.

Toimintasuunnitelma – Ominaisuudet

Toimintasuunnitelmassa tulisi olla:

• Selkeät tavoitteet – sekä yleiset että erityiset. Esimerkiksi myyntitoimintasuunnitelman tavoitteena voi olla 10 prosentin vuotuinen kasvu, ja siinä voi olla erityistavoitteita, joissa kasvuvauhti vaihtelee tuotetyypeittäin.
  
• Objektiiviset ja mitattavat hyödyt – niiden tulisi vastata yrityksen odotuksia, ja niiden mittaamiseen tulisi olla keinoja.
  
• Toimenpiteiden/toimintojen hallinta – on erittäin tärkeää, että jokaisella on omat tavoitteensa, toimensa, budjettinsa, riskinsä ja määräaikansa ja että ne yhdessä muodostavat kaikille selkeän aikataulun.
  
• Nimelliset vastuuhenkilöt – älä määritä vastuuta toimialan tai osaston perusteella; on tärkeää, että vastuu on yksilöillä, jotta viestintä eri yksiköiden välillä sujuu joustavasti aikataulun puitteissa.
  
• Realistiset määräajat – tämä on tärkeä haaste missä tahansa toimintasuunnitelmassa, mutta määräajat eivät saa olla niin tiukkoja, että ne vain rauhoittamaan organisaatiota.
  

To im intasuunnitelman laatiminen perustuu seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä halutaan saavuttaa – tavoitteet (yksi tai useampi tärkeysjärjestyksen mukaan);
• MIKSI se on saavutettava – toimien tavoite ja selkeät hyödyt;
• KUKA – suunnitelmasta ja siihen liittyvistä toimista vastaavat tahot;
• MISSÄ suunnitelma pannaan täytäntöön – yritykset, Toimialat, prosessit, tilit;
• MILLOIN suunnitelma pannaan täytäntöön – sen toteuttamisaika (kertaluonteinen vai pysyvä);
• Kuinka suunnitelma toteutetaan – miten tavoitteet saavutetaan;
• Kuinka paljon suunnitelma tulee maksamaan – työntekijöiden työaika, resurssit, konsultointi.

Pysyvää toimintasuunnitelmaa tarkasteltaessa on mahdollista, että sen sisällä on määräaikaisia erityissuunnitelmia. Esimerkiksi myyntitoimintasuunnitelma, joka sisältää yleisiä ohjeita markkinoinnista, kattavuudesta, alennuksista ja rakenteesta, voi milloin tahansa sisältää suunnitelman tietyn tuotteen myynnin edistämiseksi; tällaisella suunnitelmalla on omat ehtonsa, se koskee osaa myyntitiimistä ja on voimassa rajoitetun ajan.

Kustannushallinnan toimintasuunnitelman 5 keskeistä vaihetta

Aloitus

Tämä vaihe on koko suunnitelman toimivuuden kannaltaolennaisen tärkeä, ja siinä määritellään yleiset ja erityiset tavoitteet, odotetut hyödyt, hankkeeseen liittyvät alueet sekä kunkin tavoitteen saavuttamisen määräaika (joka voidaan tarkistaa myöhemmin).

Kustannushallinnassa tavoitteita ei tulisi keskittää pelkästään kustannusten alentamiseen, sillä kyseessä on pysyvä Meistä .

Esimerkiksi:

Päätavoite: kaikkien vuoden 2018 hallintokustannusten seuranta ja hallinta siten, että budjettiennustetta ei ylitetä. Alueet: kaikki. Määräaika: 31.12.2018.

Erityistavoite 1: Ajoneuvojen vuokrakustannusten vähentäminen 20 % vuonna 2018 verrattuna vuoden 2017 kustannuksiin. Toimialueet: Myynti ja huolto. Määräaika: 31.12.2018. Odotettu hyöty: 1 000,00 R$ Säästöt (20 % vuoden 2017 kustannuksista).

Päätavoitetta arvioidaan kaikkien osatavoitteiden yhteenlasketun tuloksen perusteella niiden voimassaoloajan päättyessä. Kustannusvastaavan on kuitenkin arvioitava näitä tuloksia säännöllisesti laajemmin, jotta hän voi selvittää, saavutetaanko päätavoite.

Tästä eteenpäin käytämme esimerkkinä erityistavoitetta 1 jäljellä olevissa vaiheissa.

Suunnittelu

Tässä vaiheessa määritellään kaikki erityistavoitteisiin liittyvät seikat – toimet, määräajat, vastuuhenkilöt, budjetti ja varasuunnitelmat – sekä toimien toteuttamisen aikainen laadunvalvonta, riskienhallinta ja ratkaisut (sisäiset ja ulkoiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa toimien toteuttamiseen).

Tärkeää: toiminnan suorittaminen ei tarkoita tavoitteen saavuttamista, vaan sen kaikkien edellytysten täyttymistä, jotta tavoite voidaan lopulta saavuttaa.

Erityistavoite 1: Ajoneuvojen vuokrakustannusten vähentäminen 20 % vuonna 2018 verrattuna vuoden 2017 kustannuksiin. Toimialueet: Myynti ja huolto. Määräaika: 31.12.2018. Odotettu hyöty: 1 000,00 R$ Säästöt (20 % vuoden 2017 kustannuksista).

Tehtävä 1: Tutki kolmea toimittajaa. Vastuuhenkilö: Jorge Cardoso (hallinto). Määräaika: 5. maaliskuuta 2018. Budjetti: ei sovelleta.

Tehtävä 2: Tehtyjen matkojen analysointi. Vastuuhenkilö: Celso Furtado (myynti). Määräaika: 5. maaliskuuta 2018. Budjetti: ei sovelleta.

Toteutus

Tässä vaiheessa suunnitellut toimet viedään käytäntöön. On tärkeää seurata tarkasti toimintojen toteuttamiseen osoitettuja varoja, sillä mahdolliset poikkeamat aiheuttavat lisäkustannuksia.

Seuranta

Tässä vaiheessa kustannuspäällikkö ja hänen tiiminsä seuraavat jokaista toimintoa tarkasti varmistaakseen, ettei esiinny tapahtumia, jotka haittaisivat toteutusta tai aiheuttaisivat odottamattomia vääristymiä. Suunnitteluvaiheessa mainittu riskirekisteri on välttämätön, jotta riskit tunnistetaan jo kyseisessä vaiheessa (ennakoidaan) ja niitä ymmärretään paremmin tässä vaiheessa. Toiminnosta vastaavan henkilön on välittömästi raportoitava kaikista tapahtumista, jotka saattavat vaarantaa toiminnon toteutumisen, ja jopa tehtävä tarvittavia muutoksia, jotta toiminto voi jatkua ja saavuttaa tavoitteensa.

Sulkeminen

Nyt on aika koota tulokset yhteen, arvioida niitä erikseen, selvittää, onko erityiset ja päätavoitteet saavutettu, tunnistaa syyt (riskit), jotka estivät tavoitteiden saavuttamisen ja joita ei voitu poistaa, sekä luetella opitut asiat seuraavaa toimintasuunnitelmaa varten.

Toimintasuunnitelma on epäilemättä erittäin tärkeä kaikkien liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi.

Se on kumppani, joka osoittaa, että tavoitteet voidaan saavuttaa järjestelmällisesti ja hallitusti.

Tehtävä on pohjimmiltaan yksinkertainen, mutta sen toteuttaminen on monimutkaista, ja siksi on tärkeää tehdä yhteistyötä Kustannusten alentaminen erikoistuneen Kustannusten alentaminen , kuten ERA Group, voi olla ratkaiseva tekijä tämän hankkeen onnistumiselle.

ERA:lla on kokeneita ja päteviä ammattilaisia, jotka tarjoavat yrityksellesi kattavaa tukea kustannushallinnan käyttöönotossa.