Elintarvikkeiden hintojen noustessa jatkuvasti eri puolilla maata organisaatiot turvautuvat yhä useammin Hankintatoimi tehokkaana keinona budjetin hallintaan – ilman, että opiskelijoille tarjottavien aterioiden laatu kärsii.
ERA Group on ERA Group vuosien ERA Group tehnyt laajaa yhteistyötä koulujen ja vanhustenhoitolaitosten kanssa, joissa älykkäämmät Hankintatoimi ovat tuottaneet merkittäviä Säästöt parantaneet toiminnan tehokkuutta; Säästöt usein Säästöt kuusinumeroisia Säästöt .
Ruokahävikki ja ruokalistojen suunnittelu saavat usein eniten huomiota, mutta Hankintatoimi ratkaiseva merkitys. Kyse ei ole siitä, että Meistä kulmia, vaan siitä, että Meistä fiksummin, neuvottelee paremmin ja tekee tietoon perustuvia päätöksiä.
Kaksi mallia; yhteiset paineet
Organisaatiot toimivat yleensä jommankumman seuraavista ruokapalvelumalleista: ulkoistettu ateriapalvelu, jossa aterioiden toimittamisesta huolehtii ulkoinen palveluntarjoaja, tai oma ateriapalvelu, jossa organisaatio työllistää oman keittiöhenkilökuntansa.
Ulkoistamista pidetään usein helpompana ja vaivattomampana vaihtoehtona, mutta haluan varoittaa, että se vaatii silti jatkuvaa ja säännöllistä valvontaa.
Vaikka catering-palvelu olisi jo valittu, on tärkeää seurata sen toimintaa tarkasti. Eräässä sisäoppilaitoksessa, jonka kanssa olemme tehneet yhteistyötä jo seitsemän vuoden ajan, tarkastelemme säännöllisesti yksityiskohtaisia raportteja – aterioiden määrät, varastotilanne, hävikki – ja syötämme nämä tiedot hallintapaneeleihin ja raportteihin, joiden avulla seurataan suorituskyvyn kehityssuuntauksia ja havaitaan mahdolliset ongelmat varhaisessa vaiheessa.
Sisäinen ateriapalvelu puolestaan tarjoaa paremmat hallintamahdollisuudet, mutta voi osoittautua huomattavasti monimutkaisemmaksi, etenkin kun toimittajia on paljon.
Yhdessä tapauksessa avustamme koulua, jolla on yli 26 eri ateriapalvelujen toimittajaa. Vaikka olemme onnistuneet supistamaan toimittajien määrän 20:een, se on edelleen suuri luku. Vertailun vuoksi: teemme yhteistyötä vanhustenhoitolaitoksen kanssa, jossa olemme onnistuneet karsimaan toimittajien määrän vain kahdeksaan tai yhdeksään avaintoimittajaan.
Kuusi tuloksia tuottavaa Hankintatoimi
Budjettien kiristyessä ja hintojen noustessa ERA Group organisaatioita ottamaan käyttöön useita käytännönläheisiä strategioita, jotta ne saavat ruokakustannuksistaan parhaan mahdollisen vastineen:
- Toimittajien yhdistäminen: Useiden eri toimialojen toimittajien kanssa toimiminen johtaa usein siihen, että volyymialennukset jäävät hyödyntämättä ja toimituskulut kasvavat. Organisaatioille suositellaan nykyisten toimittajien tarkastelua ja toimittajien yhdistämisen harkitsemista, jotta voidaan saada parempia hintoja ja vähentää hallinnollisia kustannuksia. Usein organisaatiot eivät hyödynnä ostovoimaansa täysimääräisesti.
- Sidokaa hinnat pitkäaikaisilla sopimuksilla: 6–12 kuukauden sopimukset, joissa hinnoittelu on kiinteä tietyn ajanjakson ajan, voivat taata hintojen vakauden ja helpottaa ennustamista. Sopimuksissa tulisi määritellä selkeästi odotukset, kuten keskeiset seikat, kuten hinta, hintatakuu, toimitus, laatuvaatimukset ja korvaavien tuotteiden käytäntö.
Seuraa Toimittajan suorituskyky:
ERA Group ottamaan käyttöön yksinkertaisia tuloskortteja, raportteja tai neljännesvuosittaisia arviointeja, joilla arvioidaan Toimittajan suorituskyky hinnoittelun, toimitustarkkuuden ja palvelun laadun Toimittajan suorituskyky . Pitkäaikaisia asiakassuhteita tulisi arvioida säännöllisesti, jotta niiden tuottama arvo voidaan varmistaa.
Markkinavertailu käyttö on tuottanut minulle paljon hyviä tuloksia. Vaikka vertailu alan muihin toimijoihin on vaikeaa ilman ulkopuolista tahoa, kuten minua, olemme löytäneet merkityksellisiä sisäisiä vertailukohtia, joiden avulla voimme mitata suorituskykyä entistä tarkemmin.
Varasto- ja tilauskäytäntöjen parantaminen:
Yksi suurimmista haasteista, joita olemme kohdanneet, liittyy SOH-tason seurantaan. Ulkoistettujen ateriapalvelujen tarjoajien tulisi toimittaa säännöllisesti SOH-raportti ja tilannekatsaus. Sisäisissä toiminnoissa tilanne on hieman hankalampi, ja usein organisaatioilla ei ole tarvittavia resursseja. SOH-tasolla on merkitystä etenkin silloin, kun seurataan vuodepäiväkohtaisia tai ateriaa kohti laskettuja kustannuksia.
Kouluta henkilöstöä kustannustietoisuuteen:
Hankintatoimi ovat vain niin tehokkaita kuin ne ihmiset, jotka niitä toteuttavat. Organisaatioiden tulisi panostaa tilausten ja tavaravastaanoton parissa työskentelevän henkilöstön koulutukseen sekä kannustaa heitä kiinnittämään huomiota hinnoittelun poikkeamiin ja toimittajien sääntöjen noudattamiseen.
Ryhmäostokset
Ryhmäosto-ohjelmat ovat huomattavan alihyödynnetty mahdollisuus Koulutus Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot Toimialat. Vaikka useimmat meistä tietävät niiden olemassaolosta, ne jäävät usein huomiotta päivittäisessä Hankintatoimi , vaikka ne voisivat olla tehokas työkalu.
Perusajatus on yksinkertainen: yhdistämällä kysyntänsä muiden organisaatioiden, kuten koulujen, kanssa organisaatiot voivat saada käyttöönsä hinnoittelun ja ehdot, jotka yleensä varataan huomattavasti suuremmille toimijoille. Nämä yhteishankintajärjestelyt voivat alentaa yksikkökustannuksia merkittävästi, virtaviivaistaa tarjouskilpailumenettelyä sekä keventää Hankinta toimittajien hallinnoinnin hallinnollista taakkaa. Säästöt lisäksi ne parantavat tuotteiden laadun ja palvelujen toimittamisen yhdenmukaisuutta ja tarjoavat pienemmille laitoksille tehokkaan keinon tasapuolistaa kilpailuedellytyksiä.
Ryhmäostojen ainoa haittapuoli on se, että organisaatiot luovuttavat osan päätösvallastaan ryhmälle; ja; saada kaikki toimimaan oikein voi olla kuin kissojen paimentamista; se toimii vain, jos ryhmä pystyy lunastamaan lupauksensa.
Vaikutukset käytännössä
Nämä käytännön muutokset voivat kasautua nopeasti.
”Eräässä koulussa näiden Hankintatoimi soveltaminen tuotti vuosittain kymmeniä tuhansia euroja Säästöt– ja tämä parantaen samalla palvelua ja laatua, jopa pitkäaikaisten toimittajien osalta.”
Älykkäämpien järjestelmien kasvava tarve
Taloudellisten paineiden jatkuessa älykäs Hankintatoimi nousemassa esiin paitsi kustannussäästötoimenpiteenä myös kestävän ruokapalvelun keskeisenä osana.
