Kun CFO kustannusten optimoinnista, hänen vastauksensa on usein harkittu ja vakuuttava.
Yritys on jo toteuttanut Hankintatoimi , tärkeimmistä tuoteryhmistä on neuvoteltu uudet sopimukset, pitkäaikaiset toimittajat ovat vakaita ja raporttien mukaan tulos on budjetin mukainen. Tästä näkökulmasta kustannusten hallinta näyttää olevan kunnossa.
Monissa tapauksissa tämä epäluottamus on ymmärrettävää.
Ongelmana on, että tämä varmuus perustuu usein hallintorakenteisiin, jotka on suunniteltu useita vuosia aiemmin, usein erilaisessa toimintamallissa, toimittajakentässä tai Kate . Tuolloin nämä rakenteet ovat saattaneet olla täysin asianmukaisia ja liiketoiminnallisesti vakaita.
Organisaatiot kuitenkin kehittyvät. Ne kasvavat, tekevät yritysostoja, digitalisoivat toimintojaan, yhdistävät toimittajia, laajentavat toiminta-alaansa ja uusivat sopimuksiaan – yleensä asteittain eikä yhden kertaisen mullistavan muutoksen kautta. Ajan myötä liiketoiminta muuttuu, mutta toimittajien vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen käytetty menettelytapa pysyy usein kiinni alkuperäisessä mallissaan.
Luokkia, joita ei ole tarkasteltu viime aikoina, pidetään edelleen kilpailukykyisinä, koska näkyviä häiriöitä ei ole ilmennyt. Automaattisesti uusittavat sopimukset katsotaan vahvistetuiksi. Pitkäaikaiset toimittajasuhteet rinnastetaan yhteensopivuuteen. Raportoinnissa varmistetaan edelleen toimitusten noudattaminen sovittujen parametrien mukaisesti, ja häiriöiden puuttuminen tulkitaan osoitukseksi hallinnasta.
Harvoin tarkastellaan sitä, vastaavatko nämä alkuperäiset optimointipäätökset edelleen nykyisiä markkinaolosuhteita, hinnoitteludynamiikkaa ja strategisia painopisteitä. Liiketoiminnan suuntautumisen muuttuminen ei yleensä ilmene dramaattisena tapahtumana. Se näkyy vähitellen sopimuksissa, jotka ovat poikenneet markkina-asemasta, laajuudessa, joka on laajentunut alkuperäisen hinnoittelulogiikan ulkopuolelle, sekä palvelumalleissa, jotka eivät enää tue täysin organisaation nykyisiä tavoitteita. Koska hallintojärjestelmä toimii edelleen, nämä muutokset jäävät suurelta osin huomaamatta.
Valvontakuilu on perinnöllisen optimoinnin ja nykyisen liiketoimintatodellisuuden välinen kuilu. Sen kaventaminen edellyttää järjestelmällistä uudelleenmäärittelyä, ei siksi, että kustannusten hallinta olisi epäonnistunut, vaan siksi, että kerran saavutettu optimointi ei ole kestävää optimointia.
