Schoonmaak- en hygiënediensten behoren tot de meest essentiële diensten binnen bedrijven.
Voor bijvoorbeeld sportscholen, supermarkten en restaurants kan deze investering zelfs nog hoger op de prioriteitenlijst staan. Naast personeel zijn er voor dit soort diensten ook diverse benodigdheden nodig om alles goed te laten functioneren, en die maken deel uit van de kostenstructuur. Hieronder volgen enkele eenvoudige maatregelen die u kunt nemen om de kosten voor schoonmaak en hygiëne in uw bedrijf te verlagen. Hoewel schoonmaak- en hygiënediensten voor veel mensen onzichtbaar lijken in bedrijven, zijn ze in het dagelijks leven van het grootste belang.
In bedrijven zoals supermarkten, sportscholen, klinieken en restaurants zijn schoonmaak en hygiëne van cruciaal belang voor het imago van het bedrijf als geheel.
De teams zorgen ervoor dat in alle faciliteiten de juiste hygiënische omstandigheden worden gehandhaafd, waardoor het welzijn en de levenskwaliteit van medewerkers en leidinggevenden worden bevorderd. Een goed onderhouden omgeving motiveert mensen en zorgt ervoor dat ze zich op hun gemak voelen. Bovendien draagt dit bij aan een positief imago van het bedrijf bij klanten en partners.
Het is echter een managementgebied dat uit verschillende onderdelen bestaat:
- Materiële middelen: apparatuur in verschillende maten, afhankelijk van de omvang en aard van de bedrijfsactiviteiten;
- Producten: er is een breed aanbod op de markt voor verschillende toepassingen en specifieke kenmerken;
- Personeelszaken: gekwalificeerd en opgeleid personeel;
- Opleiding: doorlopende opleiding voor teams;
- Water en energie: dit is een gebied waar doorgaans veel wordt verbruikt.
Zoals we zien, zijn er bij elk van deze posten nog andere aspecten – onderhoud van apparatuur, kosten voor het beëindigen van contracten, verbruiksbeheersing – die de sector Schoonmaak en Hygiëne complex maken, waardoor deze in de praktijk een bedrijf binnen een bedrijf kan worden.
Hoe weet u of de kosten voor schoonmaak en hygiëne binnen uw bedrijf redelijk zijn? En wanneer merken we dat deze kosten te hoog zijn en moeten worden teruggedrongen?
Laten we het eens hebben over 6 tips om de kosten voor schoonmaak- en hygiënediensten in bedrijven te verlagen.
Het belang van het beheersplan voor schoonmaakdiensten in bedrijven
De schoonmaak- en hygiënesector bestaat doorgaans uit een groep medewerkers die door het hele bedrijf heen werkzaam zijn, tijdens kantooruren of in ploegendienst. Daarom is een goede planning noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de inzet zo efficiënt mogelijk wordt benut:
- Gebieden en behoeften correct in kaart brengen;
- Vermijd schoonmaken op ongeschikte momenten;
- Reageer snel op noodsituaties;
- Zorg voor een goede verstandhouding met je collega’s.
Dit alles is erop gericht om de beste prestaties en resultaten te behalen die het milieu ten goede komen. Daarnaast is het noodzakelijk om onder andere advies te geven over het rationele gebruik van producten, de juiste bediening van apparatuur en de juiste procedures op elk gebied.
Een doeltreffend beheersplan moet het volgende vastleggen:
- Hoe de ruimtes van het bedrijf worden schoongemaakt en hoe vaak;
- Producten, apparatuur, planningen en procedures;
- Het schoonmaak- en ontsmettingsschema – ruimtes, dagen en tijden voor routine- en incidentele schoonmaak;
- Het personeelsrooster;
- Richtlijnen voor het gebruik en de opslag van schoonmaakapparatuur en -middelen;
- Beleid inzake bewust gebruik van water en energie;
- Gedragscode op het bedrijfsterrein;
- Richtlijnen voor het gebruik van uniformen en veiligheidsuitrusting;
- Maandelijks budget voor alle exploitatiekosten in het gebied;
- Audits en prestatie-indicatoren.
Net als op elk ander gebied binnen een bedrijf hangt het succes van de schoonmaak- en hygiënesector af van een zorgvuldig beheer waarbij de verschillende kostenposten nauwkeurig worden geëvalueerd.
Hoe kunnen we de kosten van de schoonmaakdiensten van het bedrijf verlagen?
Ondanks de noodzaak en complexiteit van de werkzaamheden en kosten in de schoonmaak- en hygiënesector zijn er tal van goede mogelijkheden om kosten te besparen:
1. Houd de prijzen van schoonmaakmiddelen voortdurend in de gaten
Dit is een regel die in alle handleidingen voor kostenbeheer te vinden is, maar hier is het nog belangrijker. Er zijn veel verschillende artikelen, merken en kwaliteiten, dus is het noodzakelijk om de mogelijkheden op de markt zorgvuldig te onderzoeken en na te gaan hoe je in grote hoeveelheden tegen de beste prijs kunt inkopen.
2. Investeer in opleiding van medewerkers
Het is van essentieel belang dat mensen weten hoe ze schoonmaakmiddelen en -apparatuur op de meest efficiënte manier kunnen gebruiken, zodat water en energie – twee posten die doorgaans zwaar op de begroting van bedrijven drukken – beter en efficiënter worden benut.
Een ander belangrijk punt is het toepassen van de beste werkwijzen voor reiniging en het gebruik van beschermingsmiddelen, niet alleen om tijd en materiaal te besparen, maar ook om gezondheidsredenen, door de juiste houdingen aan te nemen.
3. Moedig andere medewerkers aan om mee te doen
We hanteren hier hetzelfde principe als bij schoonmaakploegen in de stad en openbare ruimtes: het feit dat er schoonmaakploegen zijn, betekent niet dat we de netheid en hygiëne in de verschillende afdelingen mogen verwaarlozen. Het bedrijf moet als standaardprocedure invoeren dat iedereen zich aan eenvoudige regels houdt om de werkplek schoon te houden, zonder plekken waar vuil, etensresten en insecten zich kunnen ophopen, inclusief in de lades.
Daarnaast is het van essentieel belang om overbodig materiaal af te voeren, hetzij als afval, hetzij voor recycling. Op die manier kan het verbruik van producten en apparatuur worden teruggedrongen en wellicht zelfs de inzet van schoonmaakploegen worden verminderd – wat uiteindelijk zou leiden tot een optimale inzet van personeel voor dit soort diensten.
4. Optimaliseer uw productvoorraad zoveel mogelijk
Met een lijst van leveranciers die een goede relatie met het bedrijf onderhouden en redelijke prijzen hanteren, is het wellicht niet nodig om schoonmaakmiddelen in grote hoeveelheden op voorraad te houden. Het is vooral belangrijk om een goede voorraadbeheersing te hebben, zodat artikelen snel kunnen worden aangevuld. Hierdoor is het mogelijk om de inkoop- en betalingstermijnen te verlengen.
5. Zorg voor een systeem voor de inzameling van recyclebaar afval
Bedrijven worden zich steeds meer bewust van het belang van het hergebruiken van materialen en het leveren van een bijdrage aan het milieu. Het is wenselijk om een beleid op te stellen waarbij alle medewerkers – of ze nu in de schoonmaak werken of niet – recyclebare materialen moeten scheiden. In sommige bedrijven worden deze materialen later zelfs verkocht en leveren ze zo inkomsten op.
6. Overweeg om taken uit te besteden
Zoals we tot nu toe hebben gezien, kent de schoonmaak- en hygiënesector een grote verscheidenheid aan processen en kosten, en speelt menselijk kapitaal daarbij een voortdurende rol.
Soms blijkt het een iets complexere managementtaak te zijn, omdat het niet tot de kernactiviteiten van het bedrijf behoort en specifieke kennis vereist. Hoe goed het bedrijf ook is georganiseerd, het kan de diepgaande kennis missen om oplossingen te vinden voor dagelijkse problemen en bepaalde kosten die niet binnen het budget passen.
Uitbesteding kan een goede optie zijn voor het beheer van schoonmaak en hygiëne via een bedrijf met ervaren professionals en experts uit de sector, die voortdurend op zoek zijn naar de beste werkwijzen en de gunstigste tarieven voor klanten, in dit geval uw bedrijf.
Helpt het uitbesteden van schoonmaakdiensten om de kosten te verlagen?
Er zijn nog een aantal andere maatregelen die kunnen helpen de kosten te verlagen, afhankelijk van het soort bedrijf, de omvang van de onderneming en het beschikbare investeringskapitaal.
Zoals uit dit artikel blijkt, is de schoonmaak- en hygiënesector van fundamenteel belang voor de levenskwaliteit van werknemers in hun dagelijks leven, aangezien zij zoveel uren binnen de bedrijfsgebouwen doorbrengen. Het is belangrijk te beseffen dat dit een kostenpost is die voortdurend in de gaten moet worden gehouden om de beste methoden voor kostenoptimalisatie te vinden.
ERA Group, een wereldwijd opererend adviesbureau dat gespecialiseerd is in kostenbeheer, beschikt over een erkende efficiëntiemethodiek en gekwalificeerde professionals met praktijkervaring.
