Kostenproblemen? De oplossing ligt wellicht in het verlagen van de kosten!

Een betrouwbare prognose van inkomsten en uitgaven is essentieel voor goede bedrijfsresultaten.
Het gaat om een goed beheerd budget. Maar wat als er inkomsten en uitgaven zijn en er een tekort aan kapitaal ontstaat? Of als sommige klanten te laat betalen? De cashflow is het belangrijkste instrument om deze situaties te analyseren. En kostenbesparingen zijn een manier om een problematische cashflow te verbeteren en vaak zelfs het bedrijf te redden!

De begroting is het belangrijkste instrument om vast te stellen waar de middelen vandaan komen en in welke uitgaven en kosten ze worden geïnvesteerd. Er is echter een managementinstrument dat helaas door veel ondernemers en hun managers in de dagelijkse praktijk niet als prioriteit wordt gezien, maar dat wel het verschil maakt bij het realiseren van winstgevendheid: de cashflow.

Het is een essentieel instrument voor het beheer van het kapitaal dat binnen het bedrijf circuleert en geeft op elk moment een beeld van de financiële situatie – of we nu kunnen groeien, de status quo moeten handhaven, of misschien ons huis op orde brengen.

Hoe staat uw bedrijf er op dit moment voor? Of kampt het met liquiditeitsproblemen? De oplossing ligt wellicht in het verlagen van de kosten!

Maar eerst: weet je wat cashflow is?

Mocht je twijfelen, dan is het goede nieuws dat dit vaker voorkomt dan we denken. Sterker nog, veel mensen zien het budget als de sleutel tot succes, mits we ons eraan houden.

Dat klopt gedeeltelijk. Een effectieve budgettering is de eerste stap op weg naar winst, maar in de praktijkzijn inkomsten en uitgaven verspreid over verschillende gebieden en onderhevig aan een grote verscheidenheid aan dagelijkse onvoorziene gebeurtenissen.

De kasstroom is het instrument waarmee deze realiteit wordt beheerd – terwijl de begroting een reeks definities is, is de kasstroom het praktische resultaat van de besteding van middelen aan investeringen, uitgaven en kosten, en de ontvangst van opbrengsten uit verkopen.

En het kan duidelijk maken waarom er, als het uiteindelijk zover is, aan het eind van de maand geen geld meer over is, ondanks dat de verkoopdoelstellingen zijn gehaald.

En hoe moeten we onze cashflow beheren?

De belangrijkste factor voor een goed cashflowbeheer is de frequentie van de controle; voor alle bedrijven is dagelijks de ideale frequentie.

Dit lijkt misschien wat overdreven, vooral voor bedrijven met weinig evenementen, maar het blijft de beste manier om op eventuele problemen te anticiperen of snel beslissingen te nemen in onvoorziene omstandigheden, vooral in het begin en als je het implementeert in een situatie waarin veel aandacht vereist is.

Hoe implementeer en werk je een kasstroom bij?

1. Er is niet één vaste manier om dit te beheren; we kunnen een overzichtelijke spreadsheet gebruiken of een systeem. Het belangrijkste is dat het eenvoudig is om gegevens vast te leggen en dat de resultaten snel zichtbaar zijn;
2. Maak een overzicht van inkomsten en uitgaven met begrote en werkelijke bedragen;
3. Noteer de beginsaldi van alle lopende rekeningen;
4. Noteer de begrote bedragen voor uitgaven en inkomsten per maand;
5. Noteer elke betaalde uitgave – stuk voor stuk – met vermelding van het soort uitgave, het bedrag en de betalingsdatum;
6. Noteer bij elke omzetpost dezelfde gegevens en prognoses voor elke gerealiseerde verkoop.

Dankzij deze initiële en dagelijkse updates beschikken we over een kasstroomoverzicht dat aangeeft of de verwachte winst aan het einde van de maand zal worden gerealiseerd en of we op een bepaalde dag een negatief saldo zullen hebben – en kunnen we maatregelen nemen om financiële verliezen en een toenemende onbalans te voorkomen.

Kasstroomproblemen: hoe kunnen we die analyseren?

Natuurlijk kan de kasstroom door een specifieke situatie negatief worden – bijvoorbeeld als een klant te laat betaalt – wat heel normaal is in het dagelijkse financiële reilen en zeilen van een bedrijf. Als dit echter herhaaldelijk gebeurt, zijn er enkele belangrijke vragen die u zich moet stellen voordat u actie onderneemt:

Zijn alle betalingen van klanten ontvangen?

Een wanbetaling is een inherent risico, vooral in onstabiele economieën zoals de onze. Een verschil tussen de prognose en de werkelijke cijfers kan de winst van een hele maand tenietdoen. Het is belangrijk om elk geval afzonderlijk te beoordelen en te bepalen hoe groot het risico is dat dit zich herhaalt.

Waren er onverwachte uitgaven?

In dit geval is het van belang om de oorzaak te achterhalen en na te gaan of dit opnieuw kan gebeuren – zo zal bijvoorbeeld een verloren arbeidsrechtzaak waarvoor geen voorziening was getroffen, een herziening van de doelstellingen vereisen, afhankelijk van de omvang van het bedrag, maar het gaat hier om een eenmalige gebeurtenis.

Komen er op bepaalde data en op maandbasis negatieve saldi voor?

Dit kan betekenen dat voor bepaalde uitgaven of kosten een betalingstermijn geldt die niet aansluit bij de ontvangsten, of dat deze onvoldoende in de begroting zijn opgenomen.

Er kunnen nog andere vragen rijzen, en daarom is dagelijkse monitoring belangrijk om de oorzaken vast te stellen en zo snel mogelijk oplossingen te vinden.

Kosten verlagen door de cashflow te verbeteren

Kostenbeoordeling is een zeer effectieve manier om de verhouding tussen inkomsten en uitgaven in evenwicht te brengen en een gezonde cashflow te herstellen.

1. Diensten uitbesteden

Uitbesteding is een uitstekende manier om kosten te besparen in sectoren die niet direct verband houden met de kernactiviteiten van het bedrijf.

We kunnen een speciale constructie, waarvoor we niet over de nodige ervaring beschikken om tegen de beste prijs de beste resultaten te behalen, vervangen door een bedrijf dat streeft naar maximale efficiëntie, aangezien dit zijn kernactiviteit. Gebieden zoals beveiliging, schoonmaak en diverse soorten onderhoud kunnen worden uitbesteed, waarbij we op zoek gaan naar de beste prijs-kwaliteitverhouding onder de bedrijven op de markt.

Een belangrijke kostenpost is het vrachtvervoer, als uw bedrijf gebruikmaakt van eigen transportmiddelen. Bedrijven beschikken over de nodige expertise en richten zich op een voortdurend veranderende markt, waardoor ze beter in staat zijn om tegen lagere kosten een goede service te bieden.

2. Investeer in crowdsourcing

Crowdsourcing is een methode waarbij uw bedrijf zich aanmeldt op websites waar het diensten kan aanvragen, waarna verschillende bedrijven hun offertes indienen. Deze methode wordt veelvuldig toegepast voor diverse uitgaven en kosten die geen verband houden met de productie, en kan aanzienlijke besparingen opleveren – bijvoorbeeld op het gebied van IT-diensten, onderhoud, advies en dergelijke.

3. Controleer de voorraadniveaus

Het kan zijn dat u te maken heeft met hoge voorraadniveaus als gevolg van tegenvallende verkopen, onevenwichtigheden in de inkoopprocessen, onnauwkeurige voorraadgegevens, enzovoort. Als het hier om artikelen gaat die slecht verkopen, kunt u overwegen deze terug te sturen naar de leverancier, ze tegen een speciale prijs terug te kopen of er een aanbieding voor te doen.

4. Opnieuw onderhandelen over de prijzen

Het is altijd een interessant alternatief om de lijst met producten en leveranciers te bekijken en opnieuw te onderhandelen, vooral als er concurrenten zijn met vergelijkbare kwalificaties. In sommige gevallen kun je voor een bepaalde periode opnieuw onderhandelen om de gezondheid van je cashflow te herstellen, dankzij je goede relatie met de leverancier, en terug te keren naar de oude situatie.

5. Investeer in kostenbeheersing

Kostenbeheer is tegenwoordig een belangrijk concept binnen bedrijven: het gaat erom dat het beheersen van uitgaven en kosten als bedrijfsbeleid wordt gevoerd, met een actieplan, strategieën, meetinstrumenten en betrokkenheid van alle afdelingen. Op deze manier is het mogelijk om gestructureerd te werk te gaan en in alle sectoren voordelen te behalen.

6. Productiekosten evalueren

Dit is een gevoelig gebied, waar elke verandering van invloed kan zijn op de productkwaliteit. Aangezien uw bedrijf hier echter het meest in investeert, loont het de moeite om nieuwe leveranciers van grondstoffen of onderdelen te onderzoeken, op zoek naar betere prijzen of betalingsvoorwaarden.

7. Bedrijfsprocessen evalueren

Vaak voeren we processen op een inefficiënte manier uit, met overuren of duurdere leveringen van leveranciers. Het is interessant om ons te richten op de belangrijkste processen – met name de productie – en te beoordelen of deze buitensporig duur zijn, en op zoek te gaan naar een nieuwe manier van werken.

Andere maatregelen die de cashflow kunnen verbeteren

Naast kostenbesparingen kunnen ook andere maatregelen op de lange termijn de kasstroom weer in evenwicht brengen en zorgen voor positieve resultaten.

1. De betalingsvoorwaarden heronderhandelen

Gezien de dalende omzet of betalingsachterstanden moeten we de betalingsvoorwaarden van leveranciers herzien om de kasstroom weer op peil te brengen. Bekijk welke voorwaarden kunnen worden aangepast – hogere uitgaven en kosten.

2. Luister naar je medewerkers

Medewerkers maken de dagelijkse gang van zaken mee en kunnen signaleren wat er misgaat in de processen, wat uiteindelijk tot onverwachte extra kosten leidt. Door naar hen te luisteren en hen bij het proces te betrekken, kun je teams motiveren om de genomen beslissingen te steunen.

3. Evalueer je budget opnieuw

Vaak zijn de cijfers begroot in een andere context dan de huidige. Door uw parameters te herzien, kunt u realistischere scenario’s opstellen om zo de meest haalbare oplossingen te vinden.

4. Analyseer voortdurend het profiel van uw klanten en potentiële klanten

Afhankelijk van het profiel van uw klanten kunt u uw verkoop- en betalingsstrategieën aanpassen – hogere termijnen, kortingen, aanbiedingen, meer betalingsmogelijkheden. Indien van toepassing kan dit aanzetten tot aankopen en het risico op wanbetaling verminderen.

Zoals we zien, is een goed beheerde cashflow van essentieel belang voor de financiële gezondheid van het bedrijf, om winst te behouden en onverwachte verliezen te voorkomen.

ERA Group, een wereldwijd opererend adviesbureau dat gespecialiseerd is in kostenbeheer, beschikt over een erkende efficiëntiemethodiek en gekwalificeerde professionals met praktijkervaring.

Wilt u meer weten? Maak dan vrijblijvend een afspraak met een specialist en geef uw bedrijf een nieuwe impuls.