Weet u eigenlijk wel hoeveel kaartbetalingen u kosten?

In de horecasector besteden hotels een aanzienlijk deel van hun uitgaven aan het verbeteren van de gastbeleving door middel van personeel, wifi en wasserij. Hoewel deze directe kosten grondig onder de loep worden genomen, blijven indirecte kosten, zoals transactiekosten voor creditcards, vaak onopgemerkt. Hoewel het een van de handigste manieren is om betalingen te verwerken, zijn de verwerkingskosten voor creditcards het afgelopen decennium steeds duurder en ingewikkelder geworden. 

Succesvolle vastgoedeigenaren stellen zichzelf voortdurend fundamentele vragen, zoals: "Wat zijn de totale kosten voor het verwerken van betaalkaarttransacties?" Deze vraag kan eenvoudig worden beantwoord door het maandelijkse afschrift te nemen en de TOTALE verwerkingskosten te delen door het maandelijkse omzetbedrag; dit wordt vaak het effectieve verwerkingspercentage genoemd. In de regel zou het effectieve tarief van een goed beheerde betaalkaart, wanneer de klant zijn kaart fysiek gebruikt (door deze tegen de terminal te houden of in de terminal te steken), lager moeten zijn dan 2,40%. Transacties waarbij kaartgegevens online of telefonisch worden opgenomen, zouden onder de 2,70% moeten liggen. 

Kaartverwerkers verdienen hun geld voornamelijk aan de korting die wordt betaald op basis van transactievolumes en aan andere administratieve kosten die al dan niet een meerwaarde opleveren. Helaas is dit vaak het belangrijkste aandachtspunt wanneer vastgoedbeheerders of eigenaren onderhandelen over een verwerkingsovereenkomst, vanwege verkeerde informatie over prijsstructuren die al ruim tien jaar geleden zijn afgeschaft. Hoewel het nog steeds belangrijk is om over die kosten te onderhandelen, vertegenwoordigen ze doorgaans minder dan 20% van de totale verwerkingskosten. De vergoedingen die de kaartmerken in rekening brengen via hun interchange- en kaartmerkvergoedingen maken meer dan 80% uit van de totale verwerkingskosten.

Velen denken dat de afwikkelingskosten vastliggen, maar er zijn tal van manieren waarop transacties in aanmerking kunnen komen voor lagere afwikkelingskosten, met name bij online en handmatig ingevoerde transacties. Deze kunnen een buitenproportionele invloed hebben op de totale verwerkingskosten in vergelijking met de kosten die aan de verwerker worden toegerekend.  

Bijvoorbeeld: kaarttransacties van handelaren die tijdens de normale kantooruren worden uitgevoerd, worden doorgaans elke avond in een batchverwerking ingediend. Dit proces is vaak geautomatiseerd, maar sommigen geven er nog steeds de voorkeur aan om het handmatig te doen. Als dat proces om welke reden dan ook meer dan twee dagen vertraging oploopt, zal de gemiddelde afwikkelingsvergoeding voor al die opgeslagen transacties met 60-75% stijgen. Hoewel de kosten voor elk van de meer dan 400 interchanges vastliggen, heeft de vastgoedbeheerder meer controle over welk interchange-tarief wordt toegepast dan de meesten denken. Een ander voorbeeld is dat het doorgeven van het bedrag aan omzetbelasting voor transacties met zakelijke creditcards de interchange-kosten met 25-30% kan verlagen. Voor de vastgoedeigenaar betekent dit het verschil tussen het vermijden van een aanzienlijke kostenboete of het behalen van een aanzienlijke meevaller in verwerkingskosten. 

Wat nu?

Er zijn nog veel meer aspecten die een rol spelen bij het optimaliseren van de creditcardkosten; een grondige analyse van het historische gebruik en de trends in de kosten zou waardevolle inzichten opleveren. Hoewel veel hotel- of moteleigenaren het beheer van het deel van de exploitatiekosten dat betrekking heeft op de kaartvergoedingen voor handelaren goed onder de knie hebben, is het van cruciaal belang om de verschillende in dit artikel genoemde gebieden regelmatig te herzien; zelfs als het effectieve tarief doorgaans onder de drempel van 2,40% voor transacties in de detailhandel of 2,70% voor online of handmatig ingevoerde betalingen is gebleven. Personeelswisselingen komen veel voor in de horeca; en ervan uitgaan dat de nieuwe medewerker de kaarten correct verwerkt, kan een dure fout zijn. 

Mocht het effectieve tarief echter hoger zijn dan vermeld, dan dient u te controleren of u over alle juiste beleidsregels en procedures beschikt voor het verwerken van kaarttransacties, om boetetarieven van de interbancaire vergoeding en kaartmerken te voorkomen. Als u twijfelt over enig aspect van deze kostencategorie, kunt u contact opnemen met een ERA-consultant om uw kosten voor kaartbetalingen te laten beoordelen. U ontvangt dan in ieder geval een objectieve evaluatie van uw kosten voor kaartbetalingen en een onafhankelijk rapport waaruit blijkt dat u op dit gebied alles correct doet. De kosten voor betaalkaarten kunnen snel oplopen, en de zekerheid dat u deze kosten hebt geoptimaliseerd of dat u over een hulpmiddel beschikt om dat te bereiken, kan gemoedsrust bieden, of het nu voor uzelf of voor de raad van bestuur is.