Het beheersen en beheren van de bedrijfskosten is altijd een uitdagende taak voor elk bedrijf, ongeacht de sector of de omvang. En als het gaat om telefoonkosten, wordt het allemaal nog complexer. Telefonie is immers in alle bedrijfssectoren aanwezig, in meer of mindere mate. Het beheren van telefoniekosten vereist veel meer dan alleen weten wat de tarieven van providers zijn, wanneer rekeningen moeten worden betaald en het vergelijken van begrote bedragen met werkelijke bedragen. Een reeks dagelijkse maatregelen kan bijdragen aan een betere controle en beheer van de telefoniekosten van een bedrijf. Laten we enkele daarvan bespreken.
Het analyseren van het verbruiksprofiel van medewerkers bij het beheer van de telefonie
Binnen bedrijven zijn er afdelingen waar telefonie slechts een ondersteunende rol speelt, en afdelingen waar deze kosten van cruciaal belang zijn voor de prestaties – bijvoorbeeld bij de klantenservice.
En ook binnen de afdelingen zelf kan dit verschil bestaan. Daarom is inzicht in het werkprofiel van medewerkers en afdelingen een eerste stap bij het in kaart brengen van de behoeften, het individueel herzien van de kosten en daarmee niet alleen het verlagen van de kosten, maar ook het verbeteren van de prestaties in bepaalde sectoren.
Moedig medewerkers aan om mee te denken over het telefoonbeheer
Dit is een aspect waar veel bedrijven weinig aandacht aan besteden, maar dat doorgaans zeer goede resultaten oplevert, met name wat betreft de kosten voor mobiele telefonie, waar elke medewerker zelf verantwoordelijk is.
Een verkoper kan bijvoorbeeld aangeven dat hij in sommige regio’s moeite heeft met het gebruik van de telefooncentrale. Een medewerker van de inkoopafdeling wil misschien een apparaat met meer technologische mogelijkheden gebruiken voor contacten met leveranciers die niet via telefoongesprekken hoeven te verlopen.
Zo kan elke medewerker zijn of haar zorgen, huidige beperkingen en suggesties kenbaar maken, niet alleen met betrekking tot het eigen werk, maar ook voor het bedrijf als geheel.
Het is raadzaam om een enquête te houden over gewoonten en behoeften en eventuele suggesties te verzamelen. Gebruikers brengen vaak zaken naar voren die vanuit een macro-perspectief soms over het hoofd worden gezien, omdat dit perspectief de neiging heeft om iedereen iedereen in consumptiepatronen.
Elke werkplek kan wel eens met goede ideeën komen om het telefoonbeheer van het bedrijf te verbeteren.
Processen voor het beheer van de telefonie opzetten
Telefoonkosten komen in alle afdelingen van het bedrijf voor en worden per medewerker afzonderlijk in rekening gebracht, op basis van diens verbruik. Het is dan ook gebruikelijk dat elke medewerker en elke afdeling hier op zijn eigen manier mee omgaat, waarbij de prioriteit kan variëren.
Dit werkt echter uiteindelijk belemmerend voor het management, vooral als het gaat om het beoordelen van de resultaten.
De ideale aanpak is het ontwerpen en opzetten van processen die alle fasen omvatten, van het afsluiten van een contract tot het dagelijks verbruik, waarbij de kosten en activiteiten in elke fase worden geanalyseerd. Een ander belangrijk aspect is inzicht te krijgen in hoe processen van invloed zijn op en worden beïnvloed door elk onderdeel van het bedrijf.
Het belangrijkste doel is het vaststellen van een werkwijze die de manier van aansturen en beheren uniform maakt.
Een telecombeheersysteem implementeren
Een beheersysteem is een uitstekende hulp bij alle werkzaamheden op het gebied van het controleren, beheren, auditen en analyseren van de telefoonkosten van het bedrijf. Deze kosten omvatten een grote hoeveelheid gegevens en bieden, wanneer ze worden gebundeld, de mogelijkheid tot diverse analyses en interpretaties.
Spreadsheets kunnen een goede oplossing zijn voor kleine en middelgrote bedrijven met weinig gegevensrijen, maar over het algemeen, en met name in grote bedrijven, belemmeren ze een snelle beoordeling van de resultaten en het delen van analyses.
Goede bedrijfssoftwareoplossingen op de markt bieden modules waarmee we diverse gegevens over de telefonie van het bedrijf kunnen beheren:
- De activapool;
- Contracten, met hun details, bedragen en vervaldata;
- Lijnen, gebruikers, het bijbehorende abonnement en de betalingsgeschiedenis;
- Verrichte betalingen en tegoeden ter terugvordering.
We kunnen ook specifieke systeemoplossingen met bepaalde functionaliteiten vinden. Waarbij we rekening moeten houden met het gebruiksgemak bij het invoeren van gegevens (of het werken met elektronische bestanden) en de flexibiliteit om gegevens uit diverse rapporten en prestatieoverzichten te halen.
De telefonie-middelen van het bedrijf in kaart brengen en inventariseren
Met 'telefonieapparatuur' bedoelen we vaste en mobiele toestellen en telefooncentrales, de bijbehorende lijnen en de bijbehorende abonnementen. Het betreft het geheel van middelen dat ter beschikking staat van de werkteams voor hun werkzaamheden.
Door middel van controle en periodieke inventarisatie krijgt u inzicht in diverse aspecten die van invloed zijn op de kwaliteit en de kosten van de telefonie binnen het bedrijf:
Controleer het aantal apparaten
- Veel modellen zijn verouderd en bieden geen ondersteuning voor de huidige technologieën voor directe communicatie, waarmee men kan besparen op de kosten van spraaktelefonie door gebruik te maken van goedkopere datatelefonie en wifi-netwerken.
- Een ander belangrijk punt zijn apparaten die niet meer in gebruik zijn, bijvoorbeeld van medewerkers die het bedrijf hebben verlaten of van afdeling zijn veranderd. Deze kunnen door nieuwe medewerkers worden gebruikt of worden verkocht – er zijn interne aankoopmogelijkheden beschikbaar.
Controleer het aantal lijnen, de plannen en de afmetingen
- Ongebruikte leidingen of leidingen die qua doorsnede niet goed zijn afgestemd op het gebied; dankzij de voorraad kunnen deze worden herverdeeld naar gebieden waar een tekort heerst, waardoor onnodige contracten worden voorkomen.
- Verzekeringen die niet aan de behoeften voldoen of te duur zijn – ze bevatten vergoedingen die niet aansluiten bij de behoeften van de verzekerde of diensten die niet nodig zijn, waardoor de dekking en de premie kunnen worden verlaagd.
Een eerste inventarisatie kan al deze punten aan het licht brengen, en op basis daarvan kunnen we tot de meest geschikte oplossingen komen, afgestemd op het verbruiksprofiel van de gebruiker en het bedrijf.
Controleer en controleer je telefoonrekeningen
Net zo belangrijk als het heronderhandelen over de voorwaarden en het bedingen van de beste tarieven voor elke aansluiting, is het maandelijks controleren van elke factuur die u ontvangt, met name op extra kosten.
Het kan gaan om kosten die niet onder de polis vallen, en het is belangrijk om de oorzaak hiervan te achterhalen om te bepalen of deze kosten terugkerend zijn en of het voordeliger zou zijn om deze kosten in de polis op te nemen. Het kan ook gaan om onterechte kosten, die het gevolg zijn van het gebruik door de gebruiker of van kosten die de exploitant zonder contract in rekening brengt.
Deze controles zullen niet alleen helpen om toezicht te houden op het werk van de medewerkers, maar ook op het gebruikspatroon van de gebruikers, waardoor van hen een grotere betrokkenheid bij de doelstellingen en beste praktijken van het bedrijf wordt gevraagd.
De controle vormt een belangrijk uitgangspunt voor de reguliere controles; het is mogelijk om onterechte kosten met terugwerkende kracht te vorderen en maatregelen te nemen tegen de exploitant. Naar schatting is gemiddeld 7% van de bedragen op de rekeningen onterecht.
Met andere woorden, het gaat om een aanzienlijk bedrag dat moet worden teruggevorderd.
Onderhandel altijd opnieuw en ga op zoek naar nieuwe leveranciers
Het zoeken naar nieuwe leveranciers lijkt misschien ingewikkeld in een markt met vier of vijf grote, bureaucratische bedrijven. Maar de werkelijkheid ziet er tegenwoordig heel anders uit.
Er is sprake van flexibiliteit, waardoor snelle aanpassingen mogelijk zijn. En het belangrijkste is het concurrentievermogen van de sector; aanbieders werken met steeds flexibelere pakketten om klanten te werven tegen betere prijzen.
Leveringscontracten moeten tegen de best mogelijke voorwaarden worden afgesloten, aangezien het om langetermijnovereenkomsten gaat met strenge beëindigingsbepalingen.
ERA Group, een wereldwijd opererend adviesbureau dat gespecialiseerd is in kostenbeheer, beschikt over een erkende efficiëntiemethodiek en gekwalificeerde professionals met praktijkervaring.
