Een kijkje achter de schermen: de belangrijkste activiteiten van de maand

Nu het tweede kwartaal nadert, richten we onze aandacht op het samenstellen van rapporten en gegevens voor de rapportage over het eerste kwartaal, in verschillende sectoren.

Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste resultaten en activiteiten van de afgelopen maand.

Schoolcatering en budgetbewaking

Voor onze klanten in het onderwijs: de aandacht en de voorbereidingen beginnen zich te richten op de rapportages over voeding en catering van het eerste kwartaal, die waardevolle inzichten bieden in de financiële resultaten van hun voedselinkopen.

Aangezien deze scholen werken met een begroting op kalenderjaarbasis, biedt dit eerste rapport een cruciaal eerste inzicht in hoe ze presteren ten opzichte van de begroting, inclusief de meest recente ramingen (LE) voor het hele jaar. Deze rapportage helpt ons trends te signaleren en wijst op aandachtspunten.

Het is een essentiële factor bij het beheersen van de kosten.

Kwartaalrapportage verzorgingstehuizen (Q30)

We leggen momenteel de laatste hand aan het kwartaalrapport over het 30e kwartaal voor een klant in de ouderenzorg, zodat het kan worden gepresenteerd. Dit rapport geeft een overzicht van de besparingen per kwartaal, analyseert inkooptrends, signaleert afwijkingen zoals prijsverschillen ten opzichte van de contractvoorwaarden, en doet aanbevelingen en suggesties voor corrigerende maatregelen.

Onze persoonlijke presentaties van deze rapporten leiden tot interessante, diepgaande discussies; ze dragen bij aan strategische besluitvorming en vormen de basis voor interne rapportages. Hoewel we deze rapporten nu al 30 kwartalen opstellen, blijven we mogelijkheden voor kostenbesparingen ontdekken.

Zodra het rapport aan het financiële team is gepresenteerd, nemen we ook de tijd om met de chef-kok te praten en hem op de hoogte te brengen van de huidige stand van zaken.

Opstellen van aanbestedingsdocumenten voor een bejaardentehuis

Naar aanleiding van wijzigingen in de leveranciersovereenkomsten heeft hetzelfde bejaardentehuis verzocht om een uitgebreid marktonderzoek naar alle voedselcategorieën, om na te gaan of er nog verdere kostenbesparingen op de voedselvoorziening mogelijk zijn. Gezien de veranderende marktomstandigheden en de tijd die is verstreken sinds het laatste marktonderzoek, is dit een geschikt moment voor dit onderzoek. Daarom beginnen we met het opstellen van aanbestedingsdocumenten die naar geselecteerde leveranciers zullen worden verzonden.

Nieuwe projecten in de categorie industriële verbruiksartikelen

Een klant die onlangs met ons in zee is gegaan, heeft ons de opdracht gegeven om binnen twee industriële sectoren besparingen te realiseren als onderdeel van een breder initiatief op het gebied van kostenbeheer. Het uitgangspunt is het analyseren van hun grootboekgegevens over de afgelopen 12 maanden om alle relevante leveranciers in kaart te brengen – een exercitie die als startpunt een aantal zeer interessante algemene inzichten oplevert.

Met meer dan 300 betrokken leveranciers zal het gegevensverzamelingsproces omvangrijk zijn; dit vereist dat essentiële gegevens uit een enorme hoeveelheid pdf-facturen eerst naar Excel worden overgezet en vervolgens naar Power BI. Ondanks de enorme werkdruk is dit uitgangspunt essentieel om een uitgebreide kostenanalyse te kunnen uitvoeren.

Het belang van monitoring bij kostenbeheer

Terugkomend op de monitoringfase, die het grootste deel van het werk van de afgelopen maand heeft uitgemaakt: deze fase van een project is net zo cruciaal – zo niet nog belangrijker – dan de analyse- en aanbestedingsfase. Hier zorgen we ervoor dat al het harde werk dat eerder is verricht, vruchten afwerpt en duurzaam is. Bij ERA Group duurt de monitoringfase tot wel drie jaar. Het is ook hier dat aanvullende inzichten en eventuele benchmarking echt een rol gaan spelen.

Terugkomend op de monitoringfase, die het grootste deel van het werk van de afgelopen maand uitmaakte: de monitoringfase van een project is net zo cruciaal – zo niet nog belangrijker – dan de analyse- en aanbestedingsfase.

Door voortdurende controle wordt gewaarborgd dat klanten de afgesproken prijzen en diensten krijgen; tegelijkertijd worden eventuele problemen tussen de klant en leveranciers opgelost. Enkele voorbeelden van problemen die zich in het verleden hebben voorgedaan, zijn:

• De leverancier heeft een verkeerd prijsbestand geüpload, wat pas tijdens een kwartaalcontrole aan het licht kwam; anders was dit wellicht onopgemerkt gebleven.
• Contractuele posten die per ongeluk uit de lijst met contractuele posten zijn verwijderd en tegen aanzienlijk hogere, niet-contractuele tarieven in rekening zijn gebracht; dit heeft in de loop van de tijd geleid tot aanzienlijke te hoge betalingen.

Ondanks de beste bedoelingen van alle betrokkenen kunnen er toch fouten worden gemaakt.

De prestatiegerichte vergoedingsstructuur ERA Group

Ook tijdens deze kwartaalrapportages wordt het daadwerkelijke honorarium ERA Groupvastgesteld. Hoewel bij aanvang van het project de honorariumstructuur wordt overeengekomen als een percentage van de besparingen, worden de daadwerkelijke betalingen berekend op basis van de werkelijke besparingen die tijdens de kwartaalrapportageperiode zijn vastgesteld.

In tegenstelling tot traditionele adviesmodellen wordt bij onze aanpak de betaling gespreid over de gehele looptijd van het project. Dit zorgt ervoor dat de impact op de cashflow van de klant minimaal is, terwijl het project zichzelf terugverdient via gerealiseerde besparingen. Uiteraard geldt: als er geen besparingen zijn, zijn er ook geen kosten, en komt het project nooit in deze fase terecht.

Ik kijk ernaar uit om u de komende maanden op de hoogte te houden van de verdere ontwikkelingen, naarmate we vorderen met het verzamelen en analyseren van gegevens, de implementatie en de monitoringfasen.