Waarom bedrijfsleiders de uitgaven voor technologie onder de loep moeten nemen

Technologie zou voordelen moeten opleveren – en geen kosten. Toch heb ik de afgelopen 12 tot 18 maanden te veel bedrijven onder de loep genomen waar stille prijsstijgingen, automatische verlengingen en rommelige licentieafspraken een onzichtbare rem zetten op de EBIT. Besturen zien dit zelden, totdat iemand de uitgaven onder de commerciële loep neemt.

In alle sectoren stijgen de IT-kosten met 10 tot 15% per jaar, terwijl contracten automatisch worden verlengd en aannames steeds rigider worden. Microsoft-omgevingen zijn zelden geoptimaliseerd; hardware voor eindgebruikers en niche-SaaS-oplossingen zijn overgedimensioneerd; managed services wijken steeds verder af van hun oorspronkelijke waarde; en interne teams, die onder tijdsdruk staan, zien de lopende kosten als een onvermijdelijk gegeven.

Dit alles hoeft niet ten koste te gaan van de kwaliteit. Door gedisciplineerd te benchmarken, de omvang van je organisatie af te stemmen op de behoeften en je contractbeheer te verbeteren, kun je besparingen van honderdduizenden euro’s realiseren zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties.

Voor een advocatenkantoor hebben we de verlenging van een SaaS-abonnement voor praktijk- en dossierbeheer opnieuw onderhandeld: een looptijd van zes jaar met een jaarlijkse opzegmogelijkheid na twee jaar, een vastomlijnd leveringsplan met vaste deadlines en een boeteclausule – wie mijlpalen niet haalt, hoeft niet te betalen. Resultaat: een besparing van meer dan £ 500.000 over een periode van zes jaar.

Voor een ander bedrijf hebben we een starre driejarige Microsoft MSA vervangen door een flexibel maandelijks CSP-abonnement en hebben we het aantal gebruikers en de infrastructuur op de juiste omvang afgestemd, wat gedurende drie jaar een besparing van meer dan £ 100.000 per jaar opleverde. Bij een energiebedrijf leidde een contractportfolio van £ 2,2 miljoen, verdeeld over meer dan 80 diensten, tot een besparing van meer dan £ 2 miljoen over drie jaar – ongeveer 30% – dankzij 75 gerichte werkstroomprojecten waarmee contracten, specificaties en leveranciers werden geoptimaliseerd.

‘Goed’ betekent onder meer flexibiliteit in contracten, een driemaandelijkse controle van de licentiebeheerpraktijken, een cloudstrategie die vastligt waar dat voorspelbaar is en flexibel blijft waar dat niet het geval is, en managed services die worden beoordeeld op basis van bedrijfsresultaten – niet op basis van activiteiten. Het allerbelangrijkste is dat één verantwoordelijke de volledige leiding krijgt over de commerciële aspecten binnen IT, Financiën en Inkoop.

ERA is onafhankelijk – wij hanteren geen quota van leveranciers. Onze belangen sluiten aan bij die van u: een betere kostenbasis zonder dat dit ten koste gaat van de functionaliteit. Als wij geen meerwaarde vinden, hoeft u niet te betalen. Meestal vinden we die wel – en vaak meer dan verwacht.

Wacht niet tot de contractverlenging. In veel sectoren zijn tussentijdse aanpassingen een reële optie. Als dit u aanspreekt, laten we dan eens praten en uw technologie-uitgaven onder de loep nemen.

‍