V našom poslednom spravodajstve sme hovorili o tom, aké dôležité je „poznať svoje čísla“ – čo je základom efektívneho riadenia nákladov. Pre mnohé organizácie je však premena tejto myšlienky na skutočnosť skutočnou výzvou. Aká je jedna z najväčších prekážok? Jednoducho dostať vaše údaje do použiteľného formátu – do podoby, ktorú môžete analyzovať a premeniť na užitočné a reálne poznatky.
Podľa mojich skúseností sú najcennejšie údaje často práve tie, ktoré pochádzajú z faktúr. Obsahujú podrobné popisy nákupov, čísla položiek a informácie na úrovni jednotlivých transakcií, ktoré sú pre analýzu nákladov na nezaplatenie. Aký je háčik? Väčšina týchto údajov je uzamknutá v súboroch PDF.
Pre mnohých mojich klientov to znamená, že pravidelne zbieram a spracúvam údaje z hromád faktúr vo formáte PDF, väčšinou raz za štvrťrok.
Pri nových projektoch, kde sa snažíme získať počiatočný prehľad o výdavkoch, to často znamená, že je potrebné previesť tisíce faktúr vo formáte PDF do jednotného digitálneho formátu.
Nie je to ideálne, ale práve tam sa zvyčajne nachádzajú najužitočnejšie informácie. Pomôcť môžu aj údaje z objednávok (PO) – často sú však neúplné alebo nepresné a zvyčajne si vyžadujú nemalé úsilie pri spracovaní, aby boli použiteľné.
Ako začať? Začnite u svojich dodávateľov
Ak neviete, kde začať, začnite u svojich najväčších dodávateľov. Mnohí z nich vám môžu poskytnúť súhrnný súbor vašich transakcií vo formáte Excel alebo CSV – a to je skutočná výhoda. U menších dodávateľov túto možnosť možno nemáte, ale vždy sa oplatí opýtať sa. Boli by ste prekvapení, čo všetko vám môžu ponúknuť, keď ich o to požiadate.
Napriek tomu sa v asi 90 % projektov, na ktorých pracujem, nakoniec musíme vrátiť k údajom z faktúr vo formáte PDF. Znamená to síce viac práce na začiatku, ale z dlhodobého hľadiska sa tá námaha oplatí.
Nástroj, ktorý mení pravidlá hry: Docparser
Pred pár rokmi som čelil rovnakému problému: hromady faktúr vo formáte PDF a žiadny jednoduchý spôsob, ako z nich extrahovať údaje. Skúsil som túto úlohu zadávať do zahraničia, ale nakoniec som strávil viac času opravovaním výsledkov, než som ušetril.
Vtedy mi kolega navrhol, aby som vyskúšal Docparser, nástroj, ktorý extrahuje štruktúrované údaje z PDF súborov (a iných formátov). Nie je síce v žiadnom prípade dokonalý, ale je veľmi výkonný – najmä pri elektronických PDF súboroch a faktúrach s jednotným rozložením. A čo je najlepšie, ich tím podpory je naozaj pohotový a ochotný a v mojom prípade zvyčajne dostanem odpoveď už do druhého dňa.
Akonáhle sú pre konkrétneho klienta nastavené pravidlá, stačí už len nahrať dokumenty a extrakcia je hotová za 5 minút. Za pár minút tak spracujete 300 až 400 faktúr. Pre mňa to znamená obrovský nárast produktivity – a skutočný prelom pre každého, kto pracuje s veľkým množstvom dokumentov, z ktorých potrebuje získať konkrétne údaje.
Potrebujete pomoc? Ozvite sa nám
Ak máte svoje údaje uložené v PDF súboroch alebo neviete, kde začať, nie ste v tom sami – a nie je to koniec sveta. Existujú nástroje a stratégie, ktoré vám môžu pomôcť. Či už sa do toho chcete pustiť sami, alebo potrebujete pomoc, vždy sa s vami rád porozprávam alebo si vyhrniem rukávy a pomôžem vám s prvými krokmi.
Grant Morrow
Hlavný konzultant
+61 415 203 575
