Khi chúng ta tiến sâu hơn vào thế kỷ 21, tự động hóa đang ngày càng trở nên phổ biến và trở thành yếu tố then chốt quyết định thành công của doanh nghiệp. Trong bối cảnh các doanh nghiệp phải đối mặt với lượng dữ liệu ngày càng lớn và các quy định ngày càng chặt chẽ, quản lý hồ sơ đã trở thành lĩnh vực được các chủ tịch và giám đốc điều hành (CEO) đặc biệt quan tâm nhằm duy trì khả năng cạnh tranh và tuân thủ pháp luật. Theo tạp chí Inside Small Business, Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp các quy trình xử lý dữ liệu trở nên hiệu quả hơn, phân tích dữ liệu nhanh hơn và tăng cường khả năng bảo vệ doanh nghiệp trước các vụ vi phạm an ninh.
Lợi thế của trí tuệ nhân tạo trong quản lý hồ sơ
Là một trong những khía cạnh tốn nhiều công sức nhất của một tổ chức, không có gì ngạc nhiên khi các công cụ AI nhắm đến việc quản lý hồ sơ. Quản lý hồ sơ vốn là một quy trình tỉ mỉ, đòi hỏi sự tổ chức, phân loại và truy xuất chuyên dụng. Nói tóm lại, nó rất tốn thời gian.
Với phần mềm trí tuệ nhân tạo (AI) như học sâu được triển khai trong doanh nghiệp, nhiều tác vụ có thể được tự động hóa, giảm thiểu lỗi do con người và tiết kiệm thời gian cho nhân viên. Bằng cách thêm các tham số, AI tạo sinh có thể làm sạch dữ liệu, loại bỏ sự không nhất quán và tạo ra cơ sở dữ liệu mạnh mẽ hơn. Nó cũng hỗ trợ phân tích thông tin chi tiết bằng cách tạo ra các hình ảnh trực quan dễ hiểu về dữ liệu, chẳng hạn như biểu đồ hình tròn và đồ thị.
Ví dụ: Việc xử lý thông tin quan trọng là rất cần thiết trong nhiều lĩnh vực; một trong số đó là chăm sóc sức khỏe; và họ đang sử dụng nó để phát triển những đổi mới tốt hơn. Chẳng hạn, học sâu được sử dụng để rút ngắn thời gian chẩn đoán. Johnson & Johnson, một công ty về sức khỏe và gia đình, đang phát triển phần mềm với các doanh nghiệp AI, Bệnh viện Mayo Clinic và hệ thống y tế Đại học California San Francisco, có thể giúp phát hiện nguy cơ tăng huyết áp phổi của bệnh nhân thông qua hai xét nghiệm tim mạch: siêu âm tim qua thành ngực (TTE) và điện tâm đồ (EKG). Các xét nghiệm này tạo ra hình ảnh và hoạt động điện của tim; và với sự trợ giúp của AI, công nghệ này được cho là sẽ giúp phát hiện tăng huyết áp sớm hơn.
Tăng cường khả năng truy xuất và truy cập dữ liệu
Việc truy xuất và truy cập dữ liệu được coi là một trong những quy trình hữu ích nhất của AI trong quản lý hồ sơ. Hệ thống truy xuất thông tin có thể tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và xác định hồ sơ chỉ trong vài giây. Các lĩnh vực như pháp luật; tài chính; chính phủ; chăm sóc sức khỏe; và năng lượng và tiện ích là những lĩnh vực có yêu cầu khắt khe nhất về quản lý hồ sơ. Các bộ phận này yêu cầu thông tin chính xác và tỉ mỉ với rất ít sai sót. Thời gian tìm kiếm là rất quan trọng; và tìm kiếm ngữ nghĩa; một quy trình AI tập trung vào ý định hơn là từ khóa; có thể mang lại độ chính xác cao hơn và nâng cao các quy trình.
Ví dụ: Uber là ứng dụng gọi xe đã tạo ra một cuộc cách mạng trong việc di chuyển từ điểm A đến điểm B. Thuật toán trí tuệ nhân tạo (AI) của họ dự đoán nhu cầu và quản lý khách hàng cũng như nhân viên bằng cách ghép nối hành khách với tài xế, đồng thời giúp giảm thời gian di chuyển.
Tự động hóa để cải thiện việc tuân thủ và quản trị.
Việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý là một mối quan tâm thiết yếu trong quản lý hồ sơ. Nếu không tuân thủ nghiêm ngặt, doanh nghiệp của bạn sẽ có nguy cơ phải chịu trách nhiệm pháp lý về thuế. Tự động hóa đã thay đổi cuộc chơi bằng cách giám sát hồ sơ để đảm bảo tuân thủ các quy định, đồng thời phát hiện hoặc sửa chữa những điểm không nhất quán. Bằng cách cập nhật kiến thức về tuân thủ, nhóm của bạn có thể điều chỉnh các công cụ trong thời gian thực để giảm thiểu rủi ro bị phạt chi phí.
Ví dụ: Chính phủ Hoa Kỳ sử dụng ảnh chụp từ trên không độ phân giải cao để đánh giá các bất động sản trong thị trấn. Với việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), lĩnh vực này có thể thu thập dữ liệu, chỉnh sửa và theo dõi chúng để cải thiện công tác bảo trì và sửa chữa trong khu vực.
Thông tin chi tiết và phân tích dựa trên trí tuệ nhân tạo
Dữ liệu và phân tích mang lại cho các chủ doanh nghiệp những cơ hội phát triển hiệu quả nhất. Bằng cách tận dụng học sâu, các công ty thu được những hiểu biết đáng kinh ngạc thông qua việc thu thập dữ liệu. Ví dụ, việc phát hiện những thay đổi trong mô hình tổ chức giúp bảo vệ các công ty khỏi nguy cơ gian lận hoặc quản lý tài chính yếu kém.
Việc sử dụng các phân tích chuyên sâu dựa trên trí tuệ nhân tạo giúp đơn giản hóa quy trình; cải thiện dịch vụ hoặc sản phẩm; và tăng hiệu quả hoạt động. Những phân tích này là một tài sản chiến lược thúc đẩy sự tăng trưởng của công ty khi được tận dụng đúng cách.
Ví dụ: John Deere đã tiên phong ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong ngành nông nghiệp và sử dụng thị giác máy tính cùng học máy để phát hiện cỏ dại trên cây trồng, giảm hơn hai phần ba lượng thuốc diệt cỏ không tồn dư. Trong trường hợp này, AI hỗ trợ quá trình canh tác bằng cách tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giảm tác động đến môi trường.
Tăng cường bảo mật dữ liệu
Thật không may, các vụ vi phạm an ninh đang gia tăng; và nhiều lĩnh vực như đã nêu ở trên đòi hỏi mức độ bảo mật dữ liệu ở mức cao nhất. Các hệ thống tường lửa hiện đại tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) bảo vệ dữ liệu bằng cách giám sát quyền truy cập, phát hiện sự sai lệch và cảnh báo cho đội ngũ an ninh của bạn theo thời gian thực về các vấn đề cần quan tâm. Khi tìm kiếm công cụ của bên thứ ba, hãy nhớ rằng sức mạnh của công ty bạn chỉ mạnh bằng hệ thống yếu nhất của nó; và các vụ vi phạm dữ liệu dễ xảy ra hơn nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng.
Ví dụ: Để bảo vệ khách hàng, các ngân hàng đang đi đầu trong việc phát triển bảo mật dữ liệu bằng trí tuệ nhân tạo. Để liên tục cải tiến, Goldman Sachs hiện đang nghiên cứu một công cụ tự viết 40% mã nguồn. Với trí tuệ nhân tạo tạo sinh kết hợp với các chuyên gia được đào tạo bài bản giám sát hệ thống này, các kỹ sư xây dựng được một hệ thống mạnh mẽ và an toàn hơn, đồng thời dành nhiều sự chú ý hơn cho các dự án khác.
Hướng tới tương lai: Tương lai của trí tuệ nhân tạo trong quản lý hồ sơ
Trí tuệ nhân tạo (AI) là một thực thể không ngừng phát triển trong kinh doanh và sẽ tiếp tục thích ứng theo thời gian. Phân tích dự đoán nhằm lường trước nhu cầu quản lý hồ sơ hoặc các hệ thống quản lý toàn bộ vòng đời hồ sơ là một vài quy trình AI sẽ ngày càng trở nên tinh vi hơn so với phiên bản trước. Các quy trình này được phát triển bởi xử lý ngôn ngữ tự nhiên; học máy; và học sâu. Ngày càng nhiều tổ chức đang triển khai các quy trình AI hiện tại và điều chỉnh hoạt động kinh doanh của họ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Việc sử dụng AI đang nhanh chóng trở thành thông lệ; và sẽ còn nhiều lợi ích hơn nữa.
