Những thay đổi về cấp phép của Microsoft vào năm 2025: Tại sao các doanh nghiệp Hoa Kỳ nên hành động ngay bây giờ

Các chủ doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo cấp cao khác sẽ phải đối mặt với một thách thức mới vào năm 2025. Trong quý vừa qua, Microsoft đã công bố những thay đổi sắp tới về chi phí cấp phép theo các mô hình Nhà cung cấp Giải pháp Đám mây (CSP) và Trải nghiệm Thương mại Mới (NCE), với mức tăng giá có hiệu lực từ tháng 4 năm 2025.¹ Những thay đổi này sẽ tác động đến ngân sách của các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, và các nhà lãnh đạo hiện cần rà soát lại chiến lược cấp phép để tối ưu hóa chi phí và tránh các khoản chi tiêu không cần thiết.

Những thay đổi quan trọng về chính sách cấp phép của Microsoft năm 2025 dành cho doanh nghiệp tại Mỹ

Nếu gói đăng ký Microsoft của công ty bạn được gia hạn trước ^{ngày 1} tháng 4 và bạn đang sử dụng gói cam kết hàng năm, bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về giấy phép cho đến năm 2026. ² Tuy nhiên, những người dùng còn lại sẽ thấy những thay đổi trong các gói đăng ký hàng năm của Microsoft. Một số thay đổi đáng chú ý bao gồm:

• Power BI Pro: Từ 9,99 USD đến 14 USD mỗi tháng cho người dùng.
• Power BI Premium mỗi người dùng: Từ 20 đến 24 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng.
• Gói Teams Phone Standard: Từ 8 đến 10 đô la Mỹ /người dùng mỗi tháng.

Những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến các doanh nghiệp đang triển khai quy mô lớn các dịch vụ Microsoft 365, Office 365, Dynamics 365 hoặc Power Platform, bất kể quy mô công ty. ³

Nếu những điều trên vẫn chưa đủ gây khó khăn cho phần lớn các tổ chức, thì kể từ tháng 4 năm 2025, Microsoft sẽ áp dụng mức phụ phí 5% đối với các giấy phép có cam kết hàng năm nhưng các tổ chức lại chọn thanh toán theo tháng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị vốn đã thanh toán theo tháng và gặp khó khăn về dòng tiền nên không thể thực hiện thanh toán một lần cho cả năm.

Vì sao các doanh nghiệp Mỹ nên hành động ngay bây giờ:

1. Tối ưu hóa chi phí trước khi giá tăng
   Dù giấy phép của quý vị hết hạn vào thời điểm nào, quý vị vẫn có thể gia hạn trước ngày dự kiến. Các tổ chức tại Hoa Kỳ gia hạn giấy phép trước ngày 1 tháng 4 năm 2025 có thể tiếp tục sử dụng giấy phép với mức giá hiện tại thấp hơn và trì hoãn tác động của đợt tăng giá sắp tới.
2. Điều chỉnh chiến lược về giấy phép
   Bằng cách rà soát lại cơ cấu giấy phép của mình ngay từ bây giờ, quý vị có thể xác định phương án hiệu quả nhất về chi phí cho doanh nghiệp, dù là thông qua việc hợp nhất giấy phép, hạ cấp gói dịch vụ hay chuyển sang hình thức thanh toán hàng năm. Quý vị cũng có thể chuyển các khối lượng công việc sang các mô hình cấp phép thay thế của Microsoft để tối ưu hóa chi phí.
3. Tránh chi tiêu không cần thiết cho các giấy phép không sử dụng
   Không ai muốn phải trả quá nhiều tiền, nhưng nhiều doanh nghiệp tại Mỹ lại đang rơi vào tình trạng này do sở hữu các giấy phép không hoạt động hoặc dư thừa. Bằng cách tiến hành rà soát, bạn có thể đảm bảo các giấy phép phù hợp với mức độ sử dụng thực tế và loại bỏ sự lãng phí.
4. Tận dụng các lựa chọn hợp đồng linh hoạt
   Việc Microsoft chuyển sang mô hình định giá NCE (Non-Computer-Economic Company) yêu cầu các công ty tại Mỹ phải đánh giá lại các điều khoản cam kết của mình. Các doanh nghiệp hiện đang sử dụng gói đăng ký hàng tháng sẽ được hưởng lợi nếu chuyển sang cam kết hàng năm trước khi giá tăng vào tháng Tư để tránh mức tăng 5% .
5. Đảm bảo tuân thủ và lập kế hoạch ngân sách CNTT phù hợp với xu hướng tương lai
   Giống như mọi phần mềm khác, các mô hình cấp phép của Microsoft khá phức tạp, và việc không tuân thủ có thể dẫn đến những chi phí bất ngờ và không mong muốn. Liên hệ với một công ty tư vấn chi phí để được đánh giá sẽ giúp đảm bảo tuân thủ đồng thời lập kế hoạch cho các nhu cầu trong tương lai.

Tại sao nên hợp tác với ERA Group thực hiện đánh giá giấy phép Microsoft?

• Chuyên môn về tối ưu hóa chi phí: Với tư cách là một công ty tư vấn chi phí hàng đầu, chúng tôi chuyên phân tích chi phí công nghệ, giúp các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ tối đa hóa giá trị đồng thời giảm thiểu lãng phí.
• Chiến lược cấp phép được thiết kế riêng: Phương pháp ERA Group của ERA Group giúp điều chỉnh các điều khoản cấp phép sao cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của quý công ty, nhằm đảm bảo sự cân bằng hợp lý giữa các gói đăng ký và thời hạn cam kết.
• Quản lý chi phí chủ động: Với tư cách là các chuyên gia tư vấn chi phí, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp của quý vị thiết lập các cơ cấu cấp phép tiết kiệm chi phí trước khi giá cả tăng.
• Hỗ trợ đàm phán với nhà cung cấp: Đàm phán là thế mạnh của chúng tôi, và chúng tôi tận dụng thế mạnh này để đảm bảo các điều khoản tốt nhất thông qua việc thảo luận trực tiếp với Microsoft hoặc các nhà cung cấp CSP.

Không có giai đoạn nào diễn ra nhanh chóng như quý 1 của năm mới. Với những thay đổi về chính sách cấp phép của Microsoft đang đến gần, đây chính là thời điểm lý tưởng để doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa chi phí CNTT. Đừng chần chừ; hãy liên hệ với một trong các chuyên gia tư vấn của chúng tôi để đảm bảo tổ chức của bạn tận dụng tối đa cơ hội gia hạn giấy phép trước quý 2, từ đó giảm thiểu rủi ro tăng giá ngay từ bây giờ.

‍