Không có CFO để làm giảm giá trị.
Tuy nhiên, hiếm có giai đoạn nào lại tiềm ẩn nhiều rủi ro thầm lặng như 90 ngày đầu tiên. Không phải do thiếu khả năng phán đoán, mà là do quá vội vàng.
CFO mới CFO với một nhiệm vụ ngầm định: phải chứng minh được tác động. Và phải chứng minh điều đó một cách nhanh chóng. Không ai yêu cầu điều đó một cách rõ ràng. Chính tình hình hiện tại đòi hỏi điều đó.
Việc lắng nghe dường như là sự chậm chạp. Việc cắt giảm dường như là sự lãnh đạo. Và tính minh bạch của hành động cuối cùng lại thay thế cho chất lượng của phân tích. Từ áp lực này nảy sinh những động thái quen thuộc: cắt giảm ngân sách trên diện rộng, đàm phán lại ngay lập tức các hợp đồng lớn, gây áp lực lên nhà cung cấp chỉ dựa trên giá cả, và các dự án bị đóng băng.
Trên lý thuyết, kết quả ngay lập tức.
Trên thực tế, ba tài sản này bắt đầu bị suy giảm. Và không có báo cáo nào phản ánh điều này.
1. Mối quan hệ với nhà cung cấp
- Đằng sau mỗi hợp đồng quan trọng là những năm tháng xây dựng mối quan hệ
- Nhà cung cấp luôn ưu tiên bạn khi hàng khan hiếm. Nhà cung cấp sẵn sàng đáp ứng yêu cầu khẩn cấp vào chiều thứ Sáu. Nhà cung cấp hỗ trợ tài chính cho bạn một cách thầm lặng, thông qua các điều khoản thanh toán linh hoạt.
- Khi mọi sự chú ý chỉ tập trung vào giá cả, những vấn đề đó sẽ không thể biến mất chỉ trong một đêm.
Tình trạng này ngày càng xấu đi một cách âm thầm. Thời gian phản hồi kéo dài hơn. Độ linh hoạt giảm sút. Mức độ ưu tiên thấp hơn. Và khi sự suy giảm này trở nên rõ rệt (thường là vào thời điểm tồi tệ nhất có thể), số tiền tiết kiệm được đã tiêu tốn nhiều hơn số tiền mà nó mang lại.
2. Kiến thức được thể hiện trong các hợp đồng
- Nhiều tình huống tưởng chừng như là sự thiếu hiệu quả, nhưng trên thực tế lại là những “vết sẹo”: phản ứng trước một vấn đề đã từng xảy ra.
- Công tác bảo trì tưởng chừng tốn kém… cho đến khi bạn hiểu được nó giúp ngăn chặn những thời gian ngừng hoạt động nào. Nhà cung cấp thứ hai tưởng chừng thừa thãi… cho đến khi nhà cung cấp thứ nhất gặp sự cố.
- Cắt giảm những phần mà bạn chưa hiểu rõ không phải là tối ưu hóa... Đó là đánh bạc.
3. Văn hóa chi phí
Hành động đầu tiên CFO mới là cắt giảm một cách bừa bãi, khiến tổ chức rút ra bài học sai lầm:
- Việc thổi phồng ngân sách
- Ẩn các mục chi tiết
- bảo vệ bản thân
Đó lại chính là điều ngược lại với những gì bộ phận tài chính cần – tính minh bạch. Kỷ luật chi phí không thể được áp đặt thông qua các thông báo nội bộ. Nó được xây dựng dựa trên sự tin cậy
Và một khi đã mất đi, uy tín không thể lấy lại được. Cắt giảm không phải là tối ưu hóa. Cắt giảm chỉ là giảm giá thành của những gì bạn mua. Tối ưu hóa là giảm tổng chi phí cho những gì bạn cần: dịch vụ, chất lượng, rủi ro, thời gian quản lý.
Giá cả thì có ghi trên hóa đơn. Còn chi phí thì hầu như không bao giờ. Đó là lý do tại sao một kế hoạch tiết kiệm được vạch ra trước khi đọc dù chỉ một hóa đơn nào cũng không phải là tầm nhìn.
Đó là định kiến được ngụy trang dưới hình thức một bài thuyết trình. Những người làm đúng thì có điểm gì khác biệt?
Họ biến 90 ngày đầu tiên thành giai đoạn chẩn đoán, chứ không phải để trình diễn. Họ lập bản đồ chi tiêu thực tế, chứ không phải chi tiêu theo dự toán. Họ xác minh xem mức phí được lập hóa đơn có khớp với mức phí đã thỏa thuận hay không. Họ phát hiện các sai sót trong hóa đơn và các dịch vụ trùng lặp. Họ rà soát các điều khoản và điều kiện đã ký kết nhưng chưa bao giờ được thực hiện. Những nguồn tiết kiệm như vậy tồn tại ở hầu hết mọi tổ chức. Chúng không đòi hỏi phải hy sinh chất lượng dịch vụ. Chúng không gây căng thẳng cho các mối quan hệ. Chúng chỉ đơn giản là yêu cầu nhìn vào những nơi mà từ lâu không ai để ý đến.
Và họ mua được thứ có giá trị hơn cả một dòng tiêu đề trên bảng thông báo: đó là sự tín nhiệm mà không tốn chi phí tổ chức. Nhờ có sự tín nhiệm đó, những quyết định khó khăn (vì luôn có những quyết định như vậy) sẽ được đưa ra sau này. Với sự chính danh. Và dựa trên dữ liệu. Một trách nhiệm chung. Hội đồng quản trị đòi hỏi phải có những khoản tiết kiệm rõ rệt ngay trong quý đầu tiên đang vô tình chấp nhận một hành vi mà sau này họ sẽ phải hối hận.
Việc trao cho CFO mới CFO và thời gian để nắm bắt tình hình trước khi tiến hành cắt giảm chi phí không phải là sự nương tay. Đó là cách duy nhất để đảm bảo rằng khoản tiết kiệm trong năm đầu tiên sẽ không trở thành khoản chi phí vượt dự toán trong năm thứ ba. Bởi vì hiệu quả công việc của một CFO đánh giá dựa trên những khoản cắt giảm mà họ thực hiện trong 90 ngày đầu tiên, mà được đánh giá dựa trên khoản tiết kiệm còn lại sau mười hai tháng.
