Giải quyết áp lực chi phí mà không kìm hãm sự đổi mới: “Điều hiệu quả hôm nay có thể trở nên lỗi thời vào ngày mai”

Biên lợi nhuận đang chịu áp lực, các nhà cung cấp liên tục tăng giá, chi phí năng lượng đắt đỏ hơn bao giờ hết – đây là một tình huống không còn xa lạ. Nhưng làm thế nào để chúng ta thực sự giải quyết hiệu quả áp lực chi phí này mà không “vứt bỏ cả đứa trẻ cùng với nước tắm”? Ronald Batenburg đã phân tích vấn đề này trong bài viết chuyên môn trên blog của mình.

‍

Tôi thường thấy các công ty áp dụng cách “cắt phô mai”: cắt bớt một chút ở mọi nơi. Cách làm này mang lại kết quả nhanh chóng, nhưng hiếm khi bền vững. Nếu bạn cắt giảm 10% ngân sách tiếp thị mỗi năm, về lâu dài, bạn có thể mất đi khả năng tiếp cận khách hàng. Và nếu bạn ngày càng đầu tư ít hơn vào nhân sự, động lực làm việc và năng lực đổi mới sẽ suy giảm.

‍

Kết hợp giữa ngắn hạn và dài hạn

Theo tôi, phương pháp hiệu quả là sự kết hợp giữa các giải pháp mang lại kết quả nhanh chóng trong ngắn hạn và các biện pháp mang tính cấu trúc cho tương lai. Lấy chi phí CNTT làm ví dụ: việc chuyển từ máy chủ tại chỗ sang các giải pháp đám mây đã giúp công ty chúng tôi tiết kiệm được 12.000 € mỗi năm mà không làm giảm chất lượng. Hơn nữa, chúng tôi đã trở nên linh hoạt hơn. Đó là một khoản tiết kiệm mang tính cấu trúc, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong ngắn hạn và đi kèm với chi phí di chuyển hệ thống và đào tạo, nhưng sẽ mang lại lợi ích trong nhiều năm về lâu dài.

‍

Và đừng quên tự động hóa. Bằng cách tự động hóa các quy trình tiêu chuẩn như xử lý hóa đơn và yêu cầu thanh toán chi phí, bạn không chỉ cắt giảm chi phí mà còn giảm thiểu sai sót, từ đó giải phóng thời gian cho những công việc quan trọng hơn. Điều này cũng áp dụng cho các nguyên tắc tinh gọn: việc loại bỏ các bước không cần thiết trong quy trình thường mang lại kết quả ngay lập tức.

‍

Bên cạnh đó, hình thức làm việc từ xa đã mang lại cho chúng tôi nhiều lợi ích. Chúng tôi đã có thể thanh lý một phần diện tích văn phòng, giúp chi phí thuê văn phòng giảm đáng kể. Hình thức làm việc kết hợp sẽ tiếp tục tồn tại, và nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng mà còn cả chi phí năng lượng và chi phí cơ sở vật chất.

‍

Việc cắt giảm chi phí một cách triệt để không mang lại hiệu quả trong bối cảnh áp lực chi phí

Hãy thành thật mà nói: không phải mọi thứ đều hiệu quả. Tôi đã chứng kiến nhiều công ty cắt giảm quá mạnh tay ngân sách dành cho đào tạo hoặc đổi mới. Trong ngắn hạn, điều đó có vẻ là một quyết định khôn ngoan. Chi phí của bạn giảm xuống và bạn duy trì được lợi nhuận. Nhưng về lâu dài, bạn sẽ bị tụt hậu. Nhân viên của bạn ngừng phát triển, và bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội khi thị trường thay đổi. Kết quả là, những nhân tài của bạn sẽ rời đi để gia nhập các công ty *thực sự* đầu tư vào sự phát triển, và vì không có kinh phí hay không gian cho các dự án đổi mới, việc ra mắt sản phẩm mới sẽ mất nhiều thời gian hơn. Do đó, việc tiết kiệm ngắn hạn sẽ dẫn đến một bất lợi cạnh tranh về mặt cấu trúc.

‍

Một cạm bẫy khác là việc giao thầu các nhiệm vụ hỗ trợ một cách mù quáng. Đôi khi điều này có thể rẻ hơn, nhưng nếu bạn mất kiểm soát hoặc chất lượng suy giảm, điều đó có thể làm tổn hại đến danh tiếng của bạn. Ví dụ, một cơ sở y tế đã quyết định giao thầu toàn bộ bộ phận hỗ trợ CNTT và trung tâm liên lạc khách hàng cho một đơn vị bên ngoài nhằm tiết kiệm chi phí. Họ kỳ vọng rằng việc này sẽ mang lại hiệu quả cao hơn và tận dụng được lợi thế quy mô. Tuy nhiên, kết quả là thời gian phản hồi chậm và dịch vụ thiếu tính cá nhân hóa. Việc thuê ngoài chỉ thực sự hiệu quả nếu bạn thiết lập các thỏa thuận rõ ràng và tiếp tục giám sát chặt chẽ.

‍

Tuy nhiên, điều thực sự hiệu quả là khuyến khích nhân viên tham gia vào việc nâng cao nhận thức về chi phí. Chính các đội nhóm thường là những người hiểu rõ nhất về những lĩnh vực nào có thể thực hiện một cách thông minh và tiết kiệm hơn. Một cuộc thi nội bộ – xem ai tiết kiệm được nhiều nhất – không chỉ mang lại lợi ích tài chính mà còn thúc đẩy sự gắn kết và sáng tạo. Hơn nữa, đừng quên sức mạnh của công nghệ. Các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) dành cho lập kế hoạch hoặc dịch vụ khách hàng, các bảng điều khiển dữ liệu cung cấp thông tin chi tiết về mức tiêu thụ và lãng phí – tất cả đều giúp điều chỉnh và thích ứng nhanh chóng hơn.

‍

Hãy bắt đầu bằng một phân tích chi phí kỹ lưỡng

Một phương pháp hay mà tôi luôn khuyên dùng: hãy bắt đầu bằng một phân tích chi phí kỹ lưỡng. Liệt kê tất cả các khoản chi phí và xem xét một cách khách quan để tìm ra những khoản chi tiêu lãng phí. Đôi khi, bạn sẽ phát hiện ra những gói đăng ký hoặc giấy phép mà không ai còn sử dụng nữa, hoặc nhận ra rằng một số sản phẩm hầu như không mang lại lợi nhuận. Bằng cách thường xuyên rà soát danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, bạn có thể loại bỏ những mặt hàng không sinh lời và tập trung vào những gì thực sự hiệu quả.

‍

Còn những giải pháp mang lại hiệu quả nhanh chóng thì sao? Chắc chắn là có. Hãy nghĩ đến việc thay thế đèn huỳnh quang bằng đèn LED, lắp đặt cảm biến chuyển động hoặc số hóa quy trình quản lý in ấn. Những can thiệp nhỏ, tác động lớn. Một tổ chức có 50 máy trạm đã tiết kiệm được 4.500 euro mỗi năm chi phí năng lượng nhờ cách này.

‍

Tuy nhiên, hãy lưu ý: chỉ áp dụng các biện pháp khắc phục nhanh chóng thôi là chưa đủ. Bạn cũng phải đầu tư vào việc cải thiện cơ cấu. Nếu không, bạn sẽ phải đối mặt với một cuộc chiến vô vọng. Việc cắt giảm chi phí về mặt cơ cấu – chẳng hạn như tập trung hóa hoạt động mua sắm hoặc chuẩn hóa quy trình – sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất trong dài hạn.

‍

Cuối cùng: hãy tiếp tục theo dõi và đánh giá. Những gì hiệu quả hôm nay có thể sẽ trở nên lỗi thời vào ngày mai. Bằng cách theo dõi tác động của các biện pháp cắt giảm chi phí, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh kịp thời và tránh việc cắt giảm quá đà, dẫn đến cản trở sự phát triển của doanh nghiệp.

‍

Tóm tắt những điều hiệu quả – và những điều không hiệu quả

Những điều hiệu quả:

• Tiết kiệm chi phí về mặt cơ cấu nhờ tự động hóa, các giải pháp đám mây và tối ưu hóa quy trình.

• Hình thức làm việc linh hoạt và kết hợp nhằm giảm chi phí nhà ở và năng lượng.

• Tích cực huy động sự tham gia của nhân viên trong việc nâng cao nhận thức về chi phí và thúc đẩy đổi mới.

• Thường xuyên rà soát một cách có tính phê phán các sản phẩm và dịch vụ đang cung cấp, đồng thời loại bỏ những thành phần không mang lại lợi nhuận.

• Đầu tư vào công nghệ và phân tích dữ liệu để có cái nhìn sâu sắc hơn và kiểm soát tốt hơn.

‍

Điều gì không hiệu quả:

• Cắt giảm ngân sách một cách bừa bãi cho các hoạt động đổi mới, đào tạo hoặc tiếp thị – điều này cản trở sự tăng trưởng và khả năng cạnh tranh.

• Việc thuê ngoài không được kiểm soát và thiếu đảm bảo chất lượng.

• Chỉ tập trung vào việc tiết kiệm trong ngắn hạn mà không thực hiện các điều chỉnh về cơ cấu.

‍

Cuối cùng, điều quan trọng là sự cân bằng: tiết kiệm nhanh chóng khi có thể, nhưng luôn hướng tới tương lai. Chỉ bằng cách này, bạn mới có thể duy trì khả năng thích ứng và tinh thần đổi mới cho công ty, ngay cả khi áp lực chi phí gia tăng.

‍

Áp lực về chi phí không phải là lý do để đứng yên, mà ngược lại, đó là cơ hội để làm việc hiệu quả hơn và vươn lên mạnh mẽ hơn sau những khó khăn.