Làm việc chăm chỉ không phải lúc nào cũng đảm bảo lợi nhuận: đây là cách để ngăn chặn tiền “rò rỉ” khỏi doanh nghiệp của bạn.

Vòi nước rò rỉ gây tốn kém một khoản tiền khổng lồ. Điều này đã từng đúng trong những năm 70 và 80, khi vấn đề thực sự liên quan đến nước uống, và nó vẫn đúng cho đến ngày nay khi xét đến tất cả những chi phí không cần thiết mà công ty bạn phải gánh chịu. Trong bài viết chuyên môn trên blog của mình, Ronald Batenburg giúp bạn nhận ra tất cả các điểm rò rỉ trong công ty và đồng thời giải thích cách khắc phục chúng.

‍

Chiến dịch “Vòi nước rò rỉ tốn kém vô cùng” là một chiến dịch công cộng nổi tiếng của Hà Lan trong những năm 1970 và 1980. Khẩu hiệu này lúc bấy giờ được Bộ Nhà ở, Quy hoạch Không gian và Môi trường (VROM) sử dụng. Mục tiêu của chiến dịch là nâng cao nhận thức của người dân Hà Lan về việc tiêu thụ nước không cần thiết và sự lãng phí nước uống do vòi nước rò rỉ. Chiến dịch này nằm trong bối cảnh rộng lớn hơn của các chiến dịch nâng cao nhận thức về tiết kiệm năng lượng và nước, vốn đang ngày càng được quan tâm vào thời điểm đó do nhiều yếu tố, trong đó có cuộc khủng hoảng dầu mỏ và sự quan tâm ngày càng tăng đối với môi trường và phát triển bền vững.

‍

Đối với tôi, chiếc vòi nước rò rỉ đó chính là một ẩn dụ cho những khoản chi phí đang “rò rỉ” một cách âm thầm khỏi báo cáo lãi lỗ của tổ chức, từ đó tác động tiêu cực đến tỷ suất sinh lời trên vốn đầu tư (ROI) của tổ chức. Đó quả là một sự lãng phí, nhưng nguyên nhân của hiện tượng này là gì và chúng ta có thể làm gì để khắc phục?

‍

Tại sao các tổ chức lại để thất thoát tiền?

Vấn đề thường bắt nguồn từ phía nhà cung cấp và bộ phận mua sắm. Các nhà cung cấp muốn thu lợi nhuận, điều này là hợp lý, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng có nghĩa là họ đưa ra điều kiện tốt nhất cho tổ chức của bạn. Đồng thời, các chuyên viên mua sắm nội bộ thường thiếu kiến thức về thị trường để đàm phán hiệu quả. Các danh mục mua sắm chiến lược được chú trọng, nhưng những khoản chi phí “ít được chú ý” thường vẫn chưa được xem xét kỹ lưỡng. Kết quả là, những quan niệm sai lầm và các thực tiễn kém hiệu quả vẫn tiếp diễn.

‍

Ngoài ra, việc thiếu dữ liệu tham chiếu cũng đóng vai trò quan trọng. Nếu không có cơ sở so sánh, sẽ rất khó để xác định những dịch vụ hoặc sản phẩm có giá quá cao. Và nếu khối lượng mua hàng của bạn thấp, vị thế đàm phán của bạn thường sẽ yếu. Tóm lại: đây chính là môi trường lý tưởng cho những khoản thất thoát tiền mặt tiềm ẩn.

‍

Bạn có thể làm gì để giải quyết vấn đề này?

1. Lập sơ đồ cơ cấu chi phí của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu về các khoản chi tiêu lớn nhất của bạn. Đừng chỉ tập trung vào các hạng mục chi tiêu quen thuộc mà hãy chú ý đến các chi phí gián tiếp như quản lý đội xe, bảo hiểm, vận chuyển, dịch vụ cơ sở vật chất, giấy phép công nghệ thông tin và bảo trì. Thường thì bạn có thể tiết kiệm được một khoản đáng kể từ những khoản chi phí này.

‍

2. So sánh và đánh giá hiệu suất

Sử dụng dữ liệu thị trường để xác định những điểm bạn đi chệch khỏi mức trung bình. Điều này giúp bạn có cơ sở để yêu cầu các nhà cung cấp chịu trách nhiệm về tỷ lệ giá-chất lượng của họ.

‍

3. Nâng cao kiến thức về mua hàng

Hãy đầu tư vào việc phát triển khả năng thấu hiểu thị trường trong tổ chức của bạn. Một người mua có đầy đủ thông tin sẽ có thể chốt được những giao dịch tốt hơn và tránh được những chi phí không cần thiết.

‍

4. Đàm phán một cách khôn ngoan

Đừng chỉ dựa vào khối lượng, mà hãy xem xét tổng giá trị. Đôi khi, một nhà cung cấp có giá cao hơn một chút vẫn mang lại lợi nhuận cao hơn nhờ dịch vụ tốt hơn hoặc sự đổi mới.

‍

5. Làm cho các khoản thất thoát tiền mặt trở nên rõ ràng

Cũng giống như việc phát hiện vòi nước bị rò rỉ giúp tiết kiệm nước, việc nắm rõ các chi phí ẩn sẽ giúp tiết kiệm tiền. Hãy sử dụng các bảng điều khiển và báo cáo để theo dõi chi tiêu của bạn một cách liên tục.

‍

Chi phí cao một cách không cần thiết

‍

Một khách hàng của ERA Group doanh thu hàng năm lên tới hàng chục triệu, nhưng tỷ suất lợi nhuận chỉ nhỉnh hơn 1% một chút. Bằng cách cùng nhau rà soát các hoạt động mua sắm liên quan đến các dịch vụ không thuộc lĩnh vực cốt lõi – như vệ sinh, an ninh và dịch vụ CNTT – chúng tôi phát hiện ra rằng chi phí đã bị vượt quá ngân sách đáng kể. Các nhà cung cấp áp dụng mức giá cao hơn thị trường từ 20 đến 30%. Bằng cách đàm phán lại các chi phí này một cách nghiêm túc và tối ưu hóa quy trình, lợi nhuận đã tăng đáng kể mà không làm giảm chất lượng dịch vụ.

‍

Làm việc chăm chỉ là điều quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng đảm bảo mang lại lợi nhuận. Bằng cách xem xét một cách khách quan các chi phí, nhà cung cấp và quy trình của mình, bạn có thể đạt được nhiều kết quả hơn với ít nỗ lực hơn. Hãy tập trung vào những mảng kinh doanh sinh lời trong danh mục đầu tư của bạn và khắc phục những lỗ hổng trong tổ chức. Nhờ đó, bạn sẽ có thêm nguồn vốn để đầu tư vào tăng trưởng và đổi mới.

‍

Hãy bắt đầu phân tích chi phí ngay hôm nay

Lập danh sách tất cả các nhà cung cấp và dịch vụ của bạn. Yêu cầu báo giá và so sánh với giá thị trường. Kêu gọi đội ngũ của bạn cùng phát hiện những điểm chưa hiệu quả. Những cải tiến nhỏ cũng có thể nhanh chóng mang lại tác động lớn.

‍

Với phương pháp này, bạn có thể ngăn chặn tình trạng tổ chức của mình bị thất thoát tiền bạc một cách vô ích. Cũng giống như trường hợp vòi nước bị rò rỉ, nguyên tắc là: can thiệp càng sớm, số tiền tiết kiệm được càng nhiều. Và đó chính là khoản lợi nhuận mà tổ chức của bạn đang rất cần.

‍