Tất cả bài đăng
Chi phí thực sự của việc không hành động: khi “sau này” – mà ta không để ý – trở thành “không bao giờ”
.jpg)
Các tổ chức hoạt động hiệu quả không chờ đợi quá lâu để khắc phục những điểm yếu và cải thiện quy trình, như Ronald Batenburg đã giải thích trong bài viết trên blog chuyên môn của mình.
Bạn có biết cảm giác như đang liên tục đá một cái lon lăn lóc trước mặt mình không? Đó là vấn đề quan trọng mà bạn cần giải quyết, nhưng lại chẳng bao giờ tìm được thời gian để làm vì luôn có việc khác đang diễn ra, cũng quan trọng không kém, hoặc thậm chí còn quan trọng hơn. Nói cách khác, đó chính là thói quen trì hoãn. Vấn đề nằm ở việc xác định thứ tự ưu tiên. Đương nhiên rồi.
Trong nhịp sống hối hả hàng ngày, những vấn đề quan trọng thường bị gác lại. Bạn biết rằng cần phải thay đổi để làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí, nhưng lại thiếu thời gian hoặc cảm thấy chưa cấp bách. Hiện tượng này được gọi là “Chi phí của sự thụ động”.
“Chi phí của việc không hành động” bao gồm tất cả các chi phí ẩn, cả những chi phí có thể đo lường được lẫn những chi phí không thể đo lường trực tiếp, phát sinh khi việc ra quyết định hoặc thực hiện các cải tiến bị trì hoãn. Đó có thể là những chi phí cụ thể, chẳng hạn như khoản tiết kiệm bị bỏ lỡ, nhưng cũng có thể là những chi phí vô hình, chẳng hạn như tinh thần làm việc của nhân viên suy giảm hoặc những cơ hội bị bỏ lỡ. Do bản chất ẩn giấu của nó, nhiều doanh nghiệp thường đánh giá thấp tác động của nó hoặc đơn giản là không dành đủ mức độ ưu tiên cho vấn đề này.
Nhưng chính xác thì những chi phí này là gì? Và tại sao việc hoãn lại lại có thể trở nên tốn kém đến vậy trong bối cảnh kinh doanh?
Tại sao sự chậm trễ lại gây tốn kém đến vậy?
Trong lĩnh vực tối ưu hóa chi phí, chẳng hạn, quyết định “không làm gì cả” thường là lựa chọn tốn kém nhất. Các hợp đồng với nhà cung cấp được tự động gia hạn, mức tăng giá cứ tích lũy dần, và các hóa đơn không được kiểm tra kỹ lưỡng. Thiệt hại tài chính này tiếp tục gia tăng mà không ai hay biết. Đến khi có biện pháp can thiệp, đôi khi số tiền có thể tiết kiệm được – từ hàng nghìn đến hàng triệu euro – đã bị mất đi.
Nhiều tổ chức đưa ra ba lý do phổ biến để giải thích cho việc trì hoãn hành động:
- “Chúng tôi quá bận rộn.” Điều đó có thể hiểu được, nhưng khoản tiết kiệm bị hoãn lại chính là lợi nhuận bị giữ lại.
- "Đó không phải là một khoản chi tiêu lớn." Những khoản chi tiêu nhỏ lẻ rải rác trong 10-15 hạng mục chi tiêu khác nhau thực tế có thể dẫn đến những khoản lỗ khổng lồ khi cộng lại.
- “Chúng tôi không muốn làm ảnh hưởng đến mối quan hệ với các nhà cung cấp của mình.” Thường thì không cần phải thay đổi nhà cung cấp; thay vào đó, vấn đề nằm ở việc cải thiện các điều khoản hợp đồng, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Những hệ quả cụ thể của việc hoãn lại
Một ví dụ thực tế minh họa rõ tác động này. Một khách hàng tiềm năng có doanh thu hàng năm là 150 triệu euro, người mà tôi đã thảo luận trong nhiều tháng qua, có mức chi tiêu hàng năm là 7,5 triệu euro cho một trong các hạng mục chi phí của họ. Đối với hạng mục cụ thể này, tiềm năng tiết kiệm trung bình là 12%, được chứng minh qua nhiều trường hợp trong quá khứ gần đây. Tính trên cơ sở hàng năm, con số này tương đương với 900.000 € chi phí có thể cắt giảm mà không làm giảm chất lượng. Năm này qua năm khác. Không phải bằng cách mua ít hơn, mà thông qua các quy trình mua sắm hiệu quả hơn và các thỏa thuận hợp đồng tốt hơn.
Tình trạng này đã tồn tại từ rất lâu trước khi tôi bắt đầu các cuộc thảo luận với công ty. Trong hơn hai năm qua, vấn đề này cứ bị “đẩy lùi” mãi, và đã có những cuộc thảo luận nội bộ về việc liệu có nên chỉ định một nhân viên mua hàng phụ trách nhiệm vụ này hay nên thuê sự hỗ trợ từ bên ngoài. Do đó, trong trường hợp này, “chi phí của việc không hành động” đã vượt quá 2 triệu euro.
Do đó, lợi nhuận đang bị thất thoát vì chưa có quyết định nào được đưa ra để khắc phục tình trạng này. Trong khi đó, tỷ suất lợi nhuận của khách hàng này chỉ ở mức 3,9%. Do đó, quyết định thực sự triển khai các biện pháp tối ưu hóa sẽ giúp tăng lợi nhuận lên 15%. Xét cho cùng, việc cắt giảm chi phí sẽ tác động trực tiếp đến lợi nhuận trên báo cáo kết quả kinh doanh, bởi lợi nhuận chính là kết quả của việc trừ chi phí khỏi doanh thu.
Bạn có thể làm gì để tránh phải gánh chịu “chi phí của sự thụ động”?
1.Phân tích chi tiêu của bạn: Tiến hành phân tích các khoản chi phí trong 12 tháng qua. Có những hạng mục nào đã nhiều năm nay chưa được rà soát không? Đây chính là những hạng mục cần ưu tiên xử lý trước tiên.
2.Yêu cầu một góc nhìn khách quan: Đôi khi, nhân viên nội bộ lại quá gần gũi với vấn đề nên khó phát hiện ra những điểm chưa hiệu quả. Một cuộc kiểm toán bên ngoài có thể mang lại những góc nhìn mới.
3.Bắt đầu từ những việc nhỏ, nghĩ lớn: Những cải tiến không phải lúc nào cũng phải gây xáo trộn. Đôi khi, những điều chỉnh nhỏ đối với quy trình và hợp đồng cũng có thể mang lại những cải tiến đáng kể.
4.Đo lường và truyền đạt tác động: Lượng hóa chi phí của việc không hành động để tạo sự ủng hộ trong tổ chức. Khi mọi người đều hiểu rõ chi phí của việc chậm trễ, tinh thần khẩn trương sẽ được khơi dậy.
5.Đảm bảo sự cam kết và trách nhiệm: Chỉ định rõ ràng các bên chịu trách nhiệm để đảm bảo các kế hoạch tiết kiệm và cải tiến được thực hiện một cách hiệu quả.
Tương lai bắt đầu từ hôm nay
Bài học từ “Chi phí của sự chần chừ” rất rõ ràng: các tổ chức hoạt động hiệu quả không bao giờ chần chừ quá lâu trong việc khắc phục những điểm kém hiệu quả và cải tiến quy trình. Sự chần chừ là “kẻ giết người thầm lặng” của lợi nhuận và tăng trưởng. Cuối cùng, “sau này” sẽ vô tình trở thành “không bao giờ”. Bằng cách chủ động quản lý chi phí và tiết kiệm ở những nơi có thể, bạn sẽ tạo ra không gian cho sự đổi mới, tăng trưởng và sự hài lòng của nhân viên.
Thà bắt đầu tối ưu hóa ngay hôm nay còn hơn là phải hối tiếc vì đã bỏ lỡ cơ hội vào ngày mai. Bạn sẽ chọn hướng đi nào?
