4 vinkkiä yrityskulujen pienentämiseen
Liiketoiminnan kulujen tehokas seuranta, optimointi ja hallinta ovat olennaisen tärkeitä etenkin niille yrityksille, jotka jostakin syystä eivät pysty osoittamaan ajankohtaiseen ja huolelliseen kulujen hallintaan tarvittavaa aikaa ja resursseja.
Viittaan erityisesti yrityksiin, jotka kuuluvat näihin ryhmiin tai jotka ovat tällä hetkellä kehitysvaiheessa, joka vastaa yhtä tai useampaa näistä tilanteista:
- Startup-yritykset
- Yritykset, jotka ovat kasvaneet nopeasti lyhyessä ajassa
- Erittäin toimintakykyiset yritykset
- Perheyritykset
- Yritykset, joilla ei ole erillistä ostotoimistoa
- Yritykset, jotka keskittyvät voimakkaasti ”ydinliiketoimintaan” ja kriittisiin projekteihin
- Yritykset, joilla on merkittäviä muutoksenhallintaan liittyviä ongelmia
- Yritykset, jotka keskittyvät merkittävien tilaus- ja liikevaihto-ongelmien ratkaisemiseen
Valitettavasti tuo viimeinen kohta kuulostaa hyvin tutulta ja on erittäin ajankohtainen nykypäivänä.
Paras ratkaisu näille yrityksille olisi varmasti palkata konsulttiyritys, jolla on laaja kokemus kiinteiden, yleisten ja välillisten kustannusten optimoinnista; mutta tämä ei aina ole mahdollista.
Onko näiden yritysten edessä kenties vain syvä kuilu? Ehdottomasti ei.
Katsotaanpa muutamia hyödyllisiä vinkkejä.
1. KULUJEN SEURANTA JA LUOKITTELU KAIKILLA ORGANISAATIOTASOILLA
Jotkut niistä, jotka seuraavat minua tiiviimmin LinkedInissä, tietävät, kuinka suuresti arvostan Peter Druckeria, jota monet pitävät modernin liikkeenjohdon perustajana. Lainatakseni yhtä hänen kuuluisista sanonnoistaan: ”Jos et voi mitata sitä, et voi hallita sitä.” Ensimmäinen asia, jonka haluaisin tuoda esiin, juontuu suoraan tästä.
Haluaisin kuitenkin mennä pidemmälle kuin vain suositella, että yrityksen kuluja seurattaisiin huolellisesti ja tarkasti. Tärkein ehdotukseni on, että tämän toiminnan ei pitäisi jäädä pelkästään talous- ja/tai hallinto-osaston, aluepäällikön tai piiripäällikön vastuulle.
Tiimipäälliköiden tulisi käyttää riittävästi aikaa ja energiaa henkilöstönsä kehittämiseen ja opettaa jokaiselle tiimin jäsenelle, miten yrityksen kuluja seurataan hänen vastuualueellaan. Näitä voivat olla esimerkiksi laatuosastoon, matka- ja liikematkaosastoon, yleisiin palveluihin tai IT-osastoon liittyvät kulut.
Osastopäällikön tulisi selittää tiimille, miksi tämä on tärkeää, miten kulut luokitellaan ja miten tunnistetaan ne, joita voidaan vähentää tai poistaa.
Tulet yllättymään siitä, kuinka sitoutuneiksi työntekijäsi tuntevat itsensä tässä prosessissa ja kuinka he esittävät omia ideoitaan kustannusten optimoimiseksi entisestään.
Ja osastopäälliköllä on vihdoin kustannusalue hallinnassaan sekä yksi syy lisää palkita ansioituneimpia työntekijöitä.
Tämä yksinkertainen toimenpide tuo siis organisaatiolle lukuisia toisiinsa liittyviä etuja:
- Kulujen hallinta ja optimointi;
- Jätteiden määrän vähentäminen;
- Henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien lisääminen;
- Vankka perusta palkitsemisohjelman toteuttamiselle.
2. HYÖDYNNÄ TEKNOLOGIAA, JOKA ON YSTÄVÄMME
Nykyaikaisimmin organisoidut yritykset käyttävät ERP-järjestelmiä ja/tai muita järjestelmiä, jotka erityisten moduulien tai täysin tähän tarkoitukseen suunniteltujen toimintojen ansiosta mahdollistavat koko Hankintatoimi seurannan.
Jotkut yritykset eivät kuitenkaan – joko omasta tahdostaan tai eri syistä – käytä näitä erityisiä ja kehittyneitä järjestelmiä.
Toisessa ääripäässä on vanha kunnon Excel-taulukko – tai jopa yhteensopiva vaihtoehto.
Näiden kahden ääripään välissä on laaja valikoima työkaluja, joista osa on täysin ilmaisia ja osa freemium-tyyppisiä (eli perustoiminnot ovat ilmaisia, mutta edistyneemmistä ominaisuuksista peritään maksu, jopa myöhemmässä vaiheessa).
Ehdotan, että kokeillaan yhtä tai useampaa näistä sovelluksista ja varmistetaan edellisessä kohdassa mainitun mukaisesti, että niitä käytetään organisaation kaikilla tasoilla. Tässä tapauksessa on tärkeää sopia käytettävästä työkalusta, jotta eri osastot käyttävät samaa työkalua. Tämä helpottaa tiimityöskentelyä ja myöhemmin eri osastojen välistä tietojen vertailua, josta huolehtii hallinto-osasto.
Näitä ohjelmistoja on helppo löytää hakemalla Googlesta avainsanoilla kuten ”ilmainen kulujenhallintaohjelmisto”, ”ilmaiset kulujenhallintamallit” ja niin edelleen.
3. LUETTELO YLHÄÄLTÄ ALAS
Kolmas ehdotus on luokitella kulut paitsi tyypin mukaan – esimerkiksi ”matkakulut”, ”materiaalitoimitukset” ja niin edelleen – mutta ennen kaikkea luoda ensimmäinen makrotason ryhmittely jakamalla ne seuraavasti:
- Kiinteät tai muuttuvat kulut
- Tuotantoon liittyvät kulut (tuotantokustannukset) tai yleiset ja hallinnolliset kulut
Siksi on tärkeää toteuttaa sopivin strategia kiinteiden kustannusten minimoimiseksi ja muuttuvien kustannusten lisäämiseksi (tai kiinteiden kustannusten muuttamiseksi muuttuviksi) sekä vastaavasti vähentää mahdollisimman paljon yleisiä ja hallinnollisia kustannuksia, jotka eivät liity suoraan tavaran tai palvelun tuotantoon.
Tämän muutoksen toteuttamiseksi ei ole olemassa tarkkaa sääntöä, joka pätee joka tilanteessa, ja tämäkin ehdotus onkin tarkoitettu yleiseksi ohjeeksi.
Itse asiassa ei ole mahdollista määrittää etukäteen, onko tietyn yrityksen kannalta ehdottomasti parempi, että sillä on enemmän muuttuvia vai kiinteitä kustannuksia (ja kuinka paljon), mutta yleinen ajatus muuttuvien kustannusten suosimisesta kiinteiden kustannusten sijaan on usein perustana yrityksen johtamiselle, jonka tavoitteena on saavuttaa vakaampi Kate– toisin sanoen, jossa tuotannon muutoksista johtuvat vaihtelut ovat vähäisempiä.
4. TARKASTELKAA JOKAISTA TUOTETTA TAI PALVELUA ”TEE ITSE TAI OSTA” -NÄKÖKULMASTA
Tämä valinta, josta tulee strateginen, johtaa siihen, että jokaisen yrityksen tarjoaman (tai sen arvoketjussa käyttämän) tuotteen tai palvelun osalta on päätettävä, onko parempi valmistaa se itse vai hankkia se – kokonaan tai osittain – ulkopuolelta.
Arvioinnin perustana olevat näkökohdat vaihtelevat paitsi kunkin mukana olevan yrityksen välillä myös saman yrityksen eri tuotteiden ja palveluiden välillä.
Tässä yhteydessä en aio ehdottaa, mikä olisi paras ratkaisu (sitä ei tässä yhteydessä ole mahdollista tehdä!), vaan pikemminkin muistuttaa teitä siitä, että osa arvioinnista tehdään määrällisin perustein. Toisin sanoen on selvitettävä ja laskettava, mitä investointeja sisäiseen tuotantoon tarvitaan ja mitkä kustannukset sen sijaan aiheutuvat ulkoistettavien toimintojen hankkimisesta ulkopuolelta.
Syyn siihen, miksi tämä strategisen tason päätös liittyy erottamattomasti Kustannusoptimointi tiivistää seuraavasti:
- Yrityksen kustannusten optimointi vapauttaa lisää taloudellisia resursseja, jotka voidaan sitten kohdentaa ”tuotantoon” tarvittaviin investointeihin.
- Yrityksen kiinteiden, yleisten ja välillisten kustannusten optimointi johtaa toimittajan parhaaseen mahdolliseen valintaan, jolloin tuotteen tai palvelun ulkoistaminen on kustannustehokkaampaa ja yritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa.
Näin ollen päätös siitä, valmistetaanko vai hankitaanko, ei riipu pelkästään tuotemerkistä tai todellisesta tai koetusta laadusta, eikä se ole pelkästään puhtaiden tuotantokustannusten kysymys; sen sijaan sitä on pidettävä määrällisesti saavutettavissa olevana tavoitteena, joka riippuu myös yrityksen kyvystä optimoida kustannuksiaan ja valita toimittajia, jotka tarjoavat markkinoiden parhaan hinta-laatusuhteen.
