Siivous- ja puhdistuspalvelut kuuluvat yritysten tärkeimpiin palveluihin.
Esimerkiksi kuntosaleilla, supermarketeissa ja ravintoloissa investoinnit voivat olla jopa entistä tärkeämpiä. Työvoiman lisäksi tämän tyyppiset palvelut edellyttävät toimintansa kannalta useiden komponenttien käyttöä, jotka vaikuttavat kustannusrakenteeseen. Tässä on muutamia yksinkertaisia toimenpiteitä, joita voit toteuttaa siivous- ja desinfiointikustannusten alentamiseksi yrityksessäsi. Vaikka siivous- ja desinfiointipalvelut saattavat monien mielestä jäädä huomaamatta yrityksissä, ne ovat kuitenkin äärimmäisen tärkeitä arjen toiminnassa.
Supermarketeissa, kuntosaleilla, terveyskeskuksissa ja ravintoloissa siivous ja hygienia ovat keskeisiä tekijöitä koko yrityksen imagon kannalta.
Tiimit huolehtivat asianmukaisista hygieniaolosuhteista kaikissa tiloissa, mikä edistää työntekijöiden ja johtajien hyvinvointia ja elämänlaatua. Hyvin hoidetut tilat motivoivat ihmisiä ja luovat viihtyisän ilmapiirin. Lisäksi ne vahvistavat yrityksen positiivista imagoa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden silmissä.
Kyseessä on kuitenkin johtamisen osa-alue, johon liittyy useita tekijöitä:
- Rakenteelliset resurssit: erikokoiset laitteet yrityksen toiminnan laajuuden ja luonteen mukaan;
- Tuotteet: markkinoilla on laaja valikoima erilaisia tuotteita eri käyttötarkoituksiin ja erityisvaatimuksiin;
- Henkilöstö: pätevä ja koulutettu henkilöstö;
- Koulutus: tiimien jatkuva koulutus;
- Vesi ja energia: tämä on ala, jolla kulutus on yleensä suurta.
Kuten voimme nähdä, kuhunkin näistä eristä liittyy muita näkökohtia – laitteiden huolto, sopimusten irtisanomiskulut, kulutuksen hallinta – mikä tekee siivous- ja puhdistuspalvelualasta monimutkaisen, eli käytännössä siitä voi tulla eräänlainen yritys yrityksen sisällä.
Mistä voit tietää, ovatko yrityksesi siivous- ja puhdistuskustannukset kohtuulliset? Ja milloin huomaamme, että ne ovat korkeat ja niitä on hillittävä?
Puhutaanpa Meistä vinkkiä yritysten siivous- ja puhdistuspalveluiden kustannusten alentamiseen.
Siivouspalveluiden hallintasuunnitelman merkitys yrityksissä
Siivous- ja puhdistusala koostuu yleensä työntekijöistä, jotka työskentelevät eri puolilla yritystä joko työaikana tai vuorotyössä, joten suunnittelu on välttämätöntä, jotta resurssit voidaan käyttää mahdollisimman tehokkaasti:
- kartoittaa alueet ja tarpeet oikein;
- Vältä siivoamista sopimattomina aikoina;
- Reagoi nopeasti hätätilanteisiin;
- Luo hyvät suhteet muihin työntekijöihin.
Kaiken tämän tavoitteena on saavuttaa paras mahdollinen suorituskyky ja tulokset, jotka hyödyttävät ympäristöä. Lisäksi on tarpeen antaa ohjeita muun muassa tuotteiden järkevästä käytöstä, laitteiden oikeasta käytöstä sekä kunkin alueen oikeista toimintatavoista.
Tehokkaassa hoitosuunnitelmassa tulisi määritellä:
- Miten yrityksen tilat siivotaan ja kuinka usein;
- Tuotteet, laitteet, aikataulut ja menettelytavat;
- Siivous- ja desinfiointiaikataulu – alueet, päivät ja ajat säännölliselle ja satunnaiselle siivoukselle;
- Työntekijäluettelo;
- Puhdistusvälineiden ja -aineiden käyttö- ja säilytysohjeet;
- Veden ja energian järkevää kulutusta koskeva toimintaperiaate;
- Käyttäytymissäännöt yrityksen tiloissa;
- Ohjeet työvaatteiden ja suojavarusteiden käytöstä;
- Alueen kaikkien toimintakulujen kuukausibudjetti;
- Tarkastukset ja tulosindikaattorit.
Kuten yrityksen kaikilla muillakin osa-alueilla, myös siivous- ja puhdistusalan menestys riippuu tarkkaavaisesta johtamisesta, jossa arvioidaan eri kustannustekijöiden kehitystä.
Miten voimme alentaa yrityksen siivouspalveluiden kustannuksia?
Vaikka siivous- ja puhtaanpitotoiminnan tarpeellisuus ja monimutkaisuus sekä siihen liittyvät kustannukset ovatkin suuria, kustannusten alentamiseen on olemassa monia hyviä vaihtoehtoja:
1. Seuraa jatkuvasti siivoustuotteiden hintoja
Tämä sääntö löytyy kaikista kustannustenhallinnan oppaista, mutta tässä yhteydessä se on erityisen tärkeää. Tarjolla on lukuisia erilaisia tuotteita, tuotemerkkejä ja laatuluokkia, joten on tarpeen tutkia huolellisesti markkinoilla olevat vaihtoehdot ja selvittää, miten voi ostaa suuria määriä parhaaseen hintaan.
2. Panosta työntekijöiden koulutukseen
On erittäin tärkeää, että ihmiset osaavat käyttää puhdistusaineita ja -välineitä mahdollisimman tehokkaasti, jotta vettä ja energiaa voidaan hyödyntää paremmin ja tehokkaammin – nämä kaksi tekijää rasittavat yleensä merkittävästi yritysten budjetteja.
Toinen tärkeä seikka on noudattaa puhdistuksen ja suojavarusteiden käytön parhaita käytäntöjä – paitsi ajan ja materiaalien säästämiseksi myös terveydellisistä syistä, sillä oikeat työasennot edistävät terveyttä.
3. Kannusta muita työntekijöitä osallistumaan
Tässä noudatamme samaa periaatetta kuin kaupunkien ja julkisten Toimialat siivousryhmät: niiden olemassaolo ei tarkoita, että Toimialat siisteydestä ja hygieniasta pitäisi laiminlyödä. Yrityksen tulisi ottaa vakiintuneeksi käytännöksi, että jokainen noudattaa yksinkertaisia sääntöjä työalueen pitämiseksi siistinä ilman paikkoja, joihin lika, ruokajätteet ja hyönteiset pääsevät kertymään – tämä koskee myös laatikoita.
Lisäksi on tärkeää hävittää tarpeettomat materiaalit joko jätteeksi tai kierrätykseen. Näin voidaan vähentää tuotteiden ja laitteiden kulutusta ja ehkä jopa siivoushenkilöstön työvuorojen määrää – mikä lopulta optimoisi tämän tyyppisiin palveluihin tarvittavan henkilöstömäärän.
4. Optimoi tuotevalikoimasi mahdollisimman tehokkaasti
Kun käytössä on luettelo toimittajista, joilla on hyvät suhteet yritykseen ja jotka tarjoavat kohtuullisia hintoja, siivousvälineitä ei välttämättä tarvitse varastoida suuria määriä. Tärkeintä on huolehtia varastohallinnasta, jotta tuotteet voidaan korvata nopeasti. Tämä mahdollistaa ostojen ja maksujen maksuaikojen pidentämisen.
5. Otetaan käyttöön kierrätysjätteiden keräyskäytännöt
Yritykset ovat yhä tietoisempia materiaalien kierrätyksen ja ympäristönsuojelun merkityksestä. Ihannetapauksessa olisi luotava kaikille työntekijöille – siivoushenkilöstöä myöten – käytäntö, jonka mukaan kierrätettävät materiaalit lajitellaan. Joissakin yrityksissä nämä materiaalit myydään myöhemmin, ja ne tuottavat jopa tuloja.
6. Harkitse ulkoistamista
Kuten olemme tähän mennessä nähneet, siivous- ja puhdistusalalla on monenlaisia prosesseja ja kustannuksia, ja lisäksi alalla tarvitaan jatkuvasti työvoimaa.
Toisinaan siitä tulee hieman monimutkaisempi hallinnollinen tehtävä, koska se ei kuulu yrityksen ydinliiketoimintaan ja vaatii erityisosaamista. Riippumatta siitä, kuinka hyvin organisoitu yritys on, siltä saattaa puuttua syvällinen osaaminen, jota tarvitaan päivittäisten ongelmien ratkaisemiseen ja budjetista poikkeavien kustannusten selvittämiseen.
Ulkoistaminen voi olla hyvä vaihtoehto siivous- ja puhdistustoimintojen hoitamiseen, kun sen hoitaa yritys, jossa työskentelee kokeneita ammattilaisia ja alan asiantuntijoita, jotka pyrkivät jatkuvasti löytämään asiakkaille – tässä tapauksessa yrityksellesi – parhaat toimintatavat ja edullisimmat ratkaisut.
Auttaako siivouspalveluiden ulkoistaminen alentamaan kustannuksia?
On olemassa useita muita keinoja, joilla kustannuksia voidaan alentaa, riippuen liiketoiminnan luonteesta, yrityksen koosta ja käytettävissä olevasta pääomasta.
Kuten tästä artikkelista käy ilmi, siivous- ja puhtaanpitopalvelut ovat ratkaisevan tärkeitä työntekijöiden elämänlaadun kannalta, sillä he viettävät suuren osan ajastaan yritysten tiloissa. On syytä ymmärtää, että kyseessä on kustannuspaikka, jota on seurattava jatkuvasti, jotta voidaan löytää parhaat käytännöt kustannusten optimoimiseksi.
ERA Group on kustannushallintaan erikoistunut kansainvälinen konsulttiyritys, jolla on tunnustettu tehokkuusmenetelmä ja alalla kokeneita ammattilaisia.
