Viimeisimmässä uutiskirjeessämme käsittelimme ”lukujen hallinnan” merkitystä – se on tehokkaan kustannushallinnan perusta. Monille organisaatioille tämän ajatuksen toteuttaminen käytännössä on kuitenkin todellinen haaste. Mikä on yksi suurimmista esteistä? Yksinkertaisesti se, että tiedot saadaan muotoon, jota voi hyödyntää – jota voi analysoida ja muuttaa hyödyllisiksi, konkreettisiksi Näkemykset.
Kokemukseni mukaan arvokkain data löytyy usein laskuista. Ne sisältävät yksityiskohtaisia kuvauksia ostoksista, tuotenumeroita ja tapahtumakohtaisia Näkemykset ovat kullanarvoisia kustannusanalyysin kannalta. Mikä on ongelma? Suurin osa tästä datasta on lukittu PDF-tiedostoihin.
Monille asiakkailleni tämä tarkoittaa sitä, että kerään ja poimin säännöllisesti tietoja kasoista PDF-laskuja, useimmiten neljännesvuosittain.
Uusissa projekteissa, joissa yritämme saada alustavan käsityksen kustannuksista, joudumme usein muuntamaan tuhansia PDF-laskuja yhtenäiseen digitaaliseen muotoon.
Se ei ole ihanteellinen ratkaisu, mutta juuri sieltä Näkemykset eniten hyödynnettävissä olevia Näkemykset . Ostotilaus (PO) -tiedot voivat myös olla avuksi – mutta ne ovat usein hajanaisia tai puutteellisia, ja yleensä ne vaativat melko paljon siistimistä ennen kuin niistä on hyötyä.
Mistä aloittaa? Aloita toimittajistasi
Jos et tiedä mistä aloittaa, aloita suurimmista toimittajistasi. Monet niistä voivat toimittaa yhteenvedon tapahtumistasi Excel- tai CSV-muodossa – ja se on todellinen etu. Pienempien toimittajien kohdalla tätä vaihtoehtoa ei välttämättä ole, mutta kysyä kannattaa aina. Saatat yllättyä siitä, mitä he voivat tarjota, kun heiltä sitä pyydetään.
Silti Meistä , joissa työskentelen, olemme joutuneet lopulta turvautumaan PDF-laskutietoihin. Se vaatii aluksi enemmän työtä, mutta on pitkällä tähtäimellä vaivan arvoista.
Mullistava työkalu: Docparser
Muutama vuosi sitten kohtasin saman haasteen: kasoittain PDF-laskuja, eikä helppoa tapaa poimia niistä tietoja. Yritin ulkoistaa tehtävän ulkomaille, mutta päädyin yleensä käyttämään enemmän aikaa tulosten korjaamiseen kuin mitä sillä säästin.
Silloin eräs kollega ehdotti, että kokeilisin Docparseria, työkalua, joka poimii jäsenneltyjä tietoja PDF-tiedostoista (ja muista tiedostomuodoista). Se ei suinkaan ole täydellinen, mutta se on tehokas – etenkin sähköisten PDF-tiedostojen ja yhdenmukaisten laskujen ulkoasujen kanssa. Mikä parasta, heidän tukitiiminsä on todella reagoiva ja avulias, ja minun tapauksessani saan yleensä vastauksen jo seuraavana päivänä.
Kun säännöt on määritetty tietylle asiakkaalle, asiakirjat tarvitsee vain ladata, ja tietojen poiminta on valmis viidessä minuutissa. Kun järjestelmä on otettu käyttöön, 300–400 laskua käsitellään muutamassa minuutissa. Minulle tämä merkitsee valtavaa tuottavuuden parannusta – ja todellista käännekohtaa kaikille, jotka käsittelevät suuria asiakirjamääriä, joista heidän on poimittava tiettyjä tietoja.
Tarvitsetko apua? Otetaanpa puheeksi
Jos tietosi ovat jumissa PDF-tiedostoissa tai et tiedä mistä aloittaa, et ole yksin – eikä tilanne ole toivoton. Apuna on työkaluja ja keinoja, jotka voivat auttaa. Halusitpa sitten hoitaa asian itse tai tarvitsetko apua, olen aina valmis keskustelemaan asiasta tai käärimään hihat ja auttamaan sinua pääsemään alkuun.
Grant Morrow
Pääkonsultti
+61 415 203 575
