Vastaus on todennäköisesti kyllä, ja syy on seuraava:
Tämä asia jätetään usein huomiotta tai siirretään ”liian vaikeiden asioiden” koriin, kun on kyse pienistä hankinnoista. Jokaisen kulun tarkistaminen yksityiskohtaisesti tuntuu liian vaikealta tai aikaa vievältä. Sinulla ei ehkä ole resursseja tai aikaa, tai saatat katsoa, ettei se ole strategisesti järkevää. Nämä ovat joitakin syitä tai tekosyitä, joita kuulen talousjohtajilta ja rahoitusjohtajilta, vaikka useimmat myöntävätkin, että kyseessä on alue, jolla on Säästöt. He kertovat minulle, että heidän pitäisi tehdä Meistä jotain, mutta heillä on kiire. Tämä on minulle turhauttavaa, koska he työskentelevät niin ahkerasti ansaitakseen rahaa, kun nopea tarkistus voisi lisätä tuhansia yrityksen voittoihin ilman ylitöiden tarvetta.
Tämä on kaksiosaisen sarjan ensimmäinen osa, jossa selitän, mitä tail spend tarkoittaa ja miten sitä voidaan analysoida ja minimoida ilman, että tiimisi joutuu tuhlaamaan tunteja aikaa.
Mitä tarkoittaa ”tail spend”?
”Tail spend” määritellään eri tavoin eri organisaatioissa, mutta yleisin määritelmä perustuu 80/20-sääntöön (Pareto-sääntö), kuten kuvassa 1 esitetään.
Termi viittaa alimpaan 20 prosenttiin hankinnoista, jotka yleensä 80 prosenttia toimittajista toimittaa. Tail-hankintoja pidetään yleensä vähäarvoisina hankintoina, sillä ne muodostavat vain pienen osan (20 %) kokonaiskustannuksista. Useimmissa yrityksissä niitä voitaisiin kutsua ”sääntelemättömiksi” tai ”ei-strategisiksi” hankinnoiksi.
Pienet hankinnat tunnetaan myös nimillä ”maverick” tai ”rogue”. Ja ne aiheuttavat todellakin ongelmia!
Kuva 1. Tail spend. Lähde: ERA Group
Tuhannet toimintakulut ja tuotetunnukset voivat kuulua pienkulujen luokkaan, mukaan lukien henkilönsuojaimet, pakkausmateriaalit, lähetys- ja varastotarvikkeet, siivous- ja hygieniatuotteet, teollisuuskaasut sekä toimistotarvikkeet. Lista on loputon. Se voi olla varsin mittava ja pelottava luettelo. Yksittäiset kulut ovat vähäisiä, mutta uskokaa pois: ne kertyvät nopeasti!
Yleisesti ottaen organisaatioissa ei juurikaan ymmärretä, kuinka paljon rahaa ”tail spending” -kustannuksiin kuluu, ja vielä vähemmän tiedetään siitä, miten niitä hallitaan tehokkaasti. Tämä johtaa usein siihen, että yritykset menettävät vuosittain tuhansia ja joissakin tapauksissa jopa satoja tuhansia dollareita. Kyse on rahasta, jota ne maksavat tahattomasti ja tarpeettomasti toimittajille, vaikka se voitaisiin käyttää paremmin.
Tail spend -kustannuksiin liittyy kaksi haastetta: ensinnäkin on selvitettävä, mitkä tuoteryhmät aiheuttavat suurimmat kustannukset. Toiseksi on mietittävä, miten Säästöt saadaan takaisin.
Kuinka paljon rahaa menetät?
Vaikka hajanaiset kulut ovat suhteessa kokonaiskustannuksiin vähäisiä, juuri niissä Säästöt saavuttaa huomattavia Säästöt . Nämä varat voidaan ohjata suoraan tulokseen tai käyttää uuden hankkeen tai henkilöstön palkkaamiseen.
Työskenneltyäni useita vuosia kustannusten vähentämisen parissa olen huomannut, että pienien hankintojen Säästöt voivat ensimmäisenä vuonna olla 10–15 prosentin luokkaa. Kokemukseni on kuitenkin osoittanut, että tietyistä yksittäisistä tuoteryhmistä voidaan saavuttaa jopa 40 prosentin Säästöt niitä hallitaan tehokkaasti.
Näitä potentiaalisia Säästöt usein sisäisenä rahoituslähteenä, mikä johtuu alhaisista tuotto-odotuksista, näkyvyyden puutteesta, sisäisten resurssien puutteesta sekä riittävien vertailutietojen puutteesta.
Jos pienimpien toimittajien kustannukset ovat miljoona dollaria, 10 prosentin Säästöt 100 000 dollaria. Kuvittele, että saisit nämä rahat takaisin muutamassa kuukaudessa ilman, että joudut purkamaan toimittajasopimuksia tai irtisanomaan työntekijöitä. Se on aika hieno tunne.
Back-office-toimintojen tehokkuus on toinen tulos, joka saavutetaan pienkulujen arvioinnin ja ongelmien ratkaisemiseksi toteutettujen toimenpiteiden avulla. Prosessin tuloksena kirjanpitoprosessit sujuvat jouhevammin ja sekaannukset vähenevät, mikä säästää aikaa ja resursseja.
Pienkulujen tarkastelu: mistä aloittaa?
Ajatus pienien hankintojen hallinnoinnista voi tuntua pelottavalta, ja usein yrityksillä ei ole resursseja käydä läpi kymmeniä tuhansia tapahtumia, jotka eivät yleensä ole oikeassa muodossa, jotta niitä olisi helppo analysoida.
Jostakin on aloitettava, ja muista, että on olemassa kolmansia osapuolia, jotka voivat auttaa sinua tässä tai jopa hoitaa asian puolestasi.
Ensimmäinen askel on yrityksesi pienkulujen kartoittaminen ja tunnistaminen. Tämä vaihtelee todennäköisesti yrityksestä toiseen, joten prosessi on vaivan arvoinen. Kuten aiemmin mainittiin, Pareto-sääntö on yksinkertaisin tapa määritellä ne.
Kun kaikki ovat ymmärtäneet Meistä , on aika hankkia tiedot analysoitavaksi. Kun autan asiakkaita, he antavat minulle usein pinon PDF-tiedostoja tai laskuja, jotka muunnankin sitten digitaaliseen muotoon.
Kun tiedot ovat analysointikunnossa ja ne on standardoitu ja puhdistettu, analyysi paljastaa, mihin varat käytetään ja ketkä ovat toimittajia. Saatavilla on myös ohjelmistoja, jotka helpottavat ja nopeuttavat tätä prosessia, joten voit löytää säästömahdollisuuksia lyhyessä ajassa.
Loppujen lopuksi haluamme selvittää, mitkä toimijat ja tuotteet muodostavat yrityksesi pienet kulut. Sitten voimme ryhtyä Meistä imeen.
Kun tiedämme, missä ylitykset tapahtuvat ja kuka niihin on syyllinen (syynä voi olla hinnoitteluvirhe tai se, että joku käyttää varoja ilman siihen tarvittavaa valtuutusta), autamme selvittämään, miten Meistä tulisi toimia.
Jotkin ohjelmistotyökalut, kuten ERA:n SpendVue™, tarjoavat ylimmälle johdolle perusteellista tietoa organisaation kulutuksesta, mukaan lukien pienet hankinnat. Tämän työkalun avulla sertifioidut analyytikot syventyvät taloudellisiin tietoihin ja soveltavat ERA:n omia toimialakohtaisia vertailuarvoja kulutuspoikkeamien tunnistamiseksi. Tuloksena on joukko selkeitä, välittömiä ja käytännönläheisiä Näkemykset helppotajuisessa muodossa. Neuvonantajasi työskentelee sitten kanssasi tunnistaakseen organisaatiosi tarpeisiin parhaiten sopivan tien kassavirran parantamiseen. Voit katsoa lyhyen videonSpendVueTM: stä seuraavasta linkistä : https://vimeo.com/680583659.
Tämän sarjan toisessa osassa tarkastelemme, mitä voit tehdä pienille hankinnoille, kun olet saanut syvällisemmän käsityksen siitä, mistä ne koostuvat.
Jos haluat lisätietoja Meistä ja pienkulujen Meistä , Ota yhteyttä Grant Morrow Ota yhteyttä .
Grant Morrow on ERA Group pääkonsultti ERA Group SpendVue-sertifioitu neuvonantaja. Hänellä on yli 30 vuoden käytännön kokemus pk-yritysten kanssa työskentelystä, jossa hän on auttanut yrityksiä tunnistamaan ylimääräisiä kuluja ja kehittämään strategioita kustannusten hallinnan parantamiseksi.
