Monimutkaisissa ympäristöissä, joissa SAP ERP -järjestelmää käyttää laaja ja monipuolinen käyttäjäkunta, lisenssien hallinta ei ole mikään vähäpätöinen asia, vaan se voi ajan mittaan johtaa ristiriitoihin eri SAP-moduulien todellisen käytön ja sopimuksen mukaisten (ja maksettujen) palveluiden välillä.
Tämä virheellinen kohdistus voi aiheuttaa kahdentyyppisiä ongelmia; tapauksesta riippuen:
- Sovelluksen käyttäjäkunta on kasvanut ajan myötä; ja jos tästä ei ole ilmoitettu SAP:lle eikä asiasta ole neuvoteltu asianmukaisesti, yritys maksaa vähemmän kuin sen pitäisi ja voi joutua SAP:n tai sen kumppanin suorittaman erityistarkastuksen kohteeksi, mistä voi seurata ikäviä seurauksia, kuten SAP:n määräämät sakot.
- Jos sen sijaan järjestelmän todellinen käyttö on vähentynyt ajan myötä eri syistä tai jos joitakin tilattuja moduuleja ei ole koskaan käytetty, tilanne on päinvastainen: yritys maksaa siis enemmän kuin sen pitäisi.
SAP:n lisenssien laskentamalli ei perustu pelkästään nimellisiin käyttäjäkohtaisiin lisensseihin, vaan se määritellään kokonaiskäyttöindikaattorilla, jota kutsutaan nimellä FUE (Full Usage Equivalent). Käyttäjät luokitellaan useisiin luokkiin sen mukaan, kuinka paljon he ovat vuorovaikutuksessa järjestelmän kanssa, ja jotkut luokat ovat ”vaikutusvaltaisempia” kuin toiset: esimerkiksi käyttäjä, jolla on oikeus muokata lähdekoodia, kuuluu vaikutusvaltaisempaan luokkaan kuin käyttäjä, jolla on oikeus vain lukea järjestelmän tarjoamia toimintoja; siksi ensimmäinen käyttäjä kuluttaa selvästi enemmän FUE:ta kuin toinen.
FUE on periaatteeltaan verrattavissa ”valuuttaan”, joka ilmaisee kullekin käyttäjälle myönnetyn toimivallan laajuuden; se koostuu useista käyttöoikeuksista, jotka voivat vaihdella moduulikohtaisesti.
Tämä selittää artikkelin alussa esitetyn väitteen, nimittäin sen, että jos SAP-lisenssien hallintaan ei puututa asianmukaisesti, se voi ajan mittaan johtaa tilanteisiin, joissa todellinen käyttö ja sopimusehdot eivät ole lainkaan linjassa keskenään.
Tällaisissa tilanteissa ERA Group auttaa asiakasta analysoimaan säännöllisesti SAP-järjestelmän käyttöä yrityksessä, jotta tilanteesta saadaan selkeä ja ajantasainen kuva.
Toiseksi: ERA voi myös tarjota asiakkaille tarvittavaa tukea SAP:n kanssa käytävien neuvottelujen järjestämisessä. SAP, kuten kaikki suuret ohjelmistotoimittajat, ei luovu helposti toistuvista tuloistaan edes virhetapauksissa, vaan tarjoaa teknisiä päivityksiä, jotka saattavat kiinnostaa yritystä tai sitten eivät.
Hyvin ajankohtainen esimerkki on SAP:n paljon huomiota herättänyt päivitys S/4-versioon, jossa käytetään HANA-tietokantamoottoria (SAP ilmoitti äskettäin lopettavansa kaikkien R/3 ECCS -versioiden tuen vuoden 2027 loppuun mennessä).
Tästä syystä on tärkeää, että selkeiden ja objektiivisten tietojen lisäksi laaditaan asianmukainen neuvottelustrategia, jossa otetaan selkeästi huomioon yrityksenne tarpeet ja strategiat työkalun kehityksen kannalta.
