Maaliskuusta lähtien monet meistä ovat seuranneet elämän kulkua tietokoneen näytön välityksellä, olipa kyse sitten työkokouksista, ystävien ja perheen kanssa viettämisestä, oppitunneista, koulutuksista tai muista virtuaalimaailmaan sopeutuneista toiminnoista. Ja onneksi niin! Koen olevani onnekas, kun voin jatkaa työskentelyä ja panostaa henkilökohtaiseen kehitykseeni jopa pandemian aikana. Emme kuitenkaan saa sulkea silmiämme siltä, että elämämme viettäminen näyttöä tuijottaen aiheuttaa haitallisia vaikutuksia.
Pandemian alussa noin 40 % portugalilaisista pystyi työskentelemään kotoa käsin. Luku oli alle puolet väestöstä, mutta silti merkittävä, sillä seuraavat kuukaudet osoittautuivat vaikeiksi irtisanomisten ja yritysten konkurssien vuoksi – ja tilanne on edelleen sama. On kiistatonta, että mahdollisuus jatkaa etätyöskentelyä on etuoikeus, mutta olisi epäoikeudenmukaista väittää, että kotona työskentely olisi ihanteellinen ratkaisu kaikille.
4 vinkkiä (joita olen itse kokeillut) etätyöskentelyn sujuvuuden parantamiseksi
Vaikka monilla oli kesällä mahdollisuus palata toimistolle, etätyöskentely on edelleen arkipäivää, ja meillä on ollut riittävästi aikaa tunnistaa suurimmat haasteemme sekä sen vaikutukset tuottavuuteemme. Vaikka yrityksellä on velvollisuus tarjota ihanteelliset olosuhteet etätyöskentelylle, työntekijät eivät ole vapautettuja velvollisuudesta tunnistaa omat haasteensa ja ilmoittaa niistä esimiehilleen.
Tässä on muutamia vinkkejä yleisimpien haasteiden voittamiseen, joita jaan teille, koska olen soveltanut niitä omassa arjessani ja tiimini kanssa. Kyse on yksinkertaisista yksityiskohdista, pienistä muutoksista, jotka saattavat tuntua meille itsestään selvältä, mutta jotka käytännössä tuovat mukanaan valtavan eron.
1. Opi jakamaan ja kommunikoimaan
Kun jaat työtilan tiimisi kanssa, kaikki tuntuu helpommalta ja saavutettavammalta. Voit yksinkertaisesti kääntyä ympäri ja puhua vieressä istuvalle kollegallesi tai mennä toiseen kerrokseen juomaan kahvia ja samalla esittää kysymyksen. Etätyöskentelyn yhteydessä tiedon jakaminen ja viestintä vaikeutuvat huomattavasti.
Kyse ei ole siitä, ettemme haluaisi seurustella tai keskustella työtovereidemme kanssa, mutta se, mitä tekisimme luonnollisesti toimistossa ollessamme, kohtaa nyt useita esteitä. Juuri siksi on tärkeää panostaa viestintään ja käyttää asiakirjojen jakamistyökaluja, kuten Google Drivea ja Teamsia, sekä sisäisiä chat-palveluita, ilmoitustauluja ja intranet-ryhmiä, jotka mahdollistavat työtovereiden välisen vuorovaikutuksen ilman, että kalenteri täyttyy kokouksista, jotka voivat toisinaan haitata tuottavuutta.
2. Yksinäisyyden tunne
Monille etätyöskentely on merkinnyt sosiaalisen kanssakäymisen menettämistä. Erityisesti yksin asuville etätyöskentely voi tarkoittaa sitä, että he viettävät päiviä näkemättä ketään kasvotusten.
Tiimissämme olemme ottaneet käyttöön järjestelmän, jossa työskentelemme virtuaalisesti ”rinnakkain”. Siksi kokousten lisäksi – joita yritämme rajoittaa vain olennaisten ja tärkeiden asioiden käsittelyyn – kytkemme kameramme päälle joka päivä työskennelläksemme yhdessä yhteisten projektien parissa.
3. Työskentely ilman aikataulua
Kansallisen kansanterveyskorkeakoulun tutkimuksen mukaan yli puolet portugalilaisista etätyöntekijöistä on tyytyväisiä tilanteeseensa, mutta 59 % vastaajista kertoi työskentelevänsä tavallista pidempiä työpäiviä ja 41 % ilmoitti vaikeuksista työaikataulun laatimisessa.
Kun muutamme kotimme toimistoksi, henkilökohtaisen ja työelämän väliset rajat hämärtyvät, ja vaarana on, että nämä kaksi elämänaluetta sekoittuvat toisiinsa. Siksi on ehdottoman tärkeää oppia hallitsemaan työviestien virtaa parhaalla mahdollisella tavalla lukuisilla yhteistyöalustoilla.
Jotkut ihmiset katkaisevat yhteyden ja tarkistavat viestinsä vain tiettyinä aikoina päivästä. Minä pysyn yhteydessä koko päivän, mutta poistan käytöstä ilmoitukset tietyistä ryhmistä, joissa tiedän, ettei kiireellisiä asioita käsitellä.
4. Huolehdi oikeasta ryhdistä
Jos tästä kokemuksesta on jotain opittu, se on epäilemättä se, että keho on aina oikeassa. Portugalilaiset kodit eivät olleet valmiita toimimaan toimistoina ennen kuin sulkutoimet alkoivat. Tuloksena oli paljon selkäkipuja ja luonnollisesti tuottavuuden lasku.
Tietokoneen ja internetyhteyden lisäksi on tärkeää, että käytössä on kaikki tarvittavat laitteet, kuten tietokone, näyttö, näppäimistö, hiiri, tuoli ja työpöytä. Jos työntekijöillä on kysyttävää Meistä kotitoimisto voidaan sovittaa etätyöskentelyyn, heidän kannattaa pyytää apua yrityksen työterveys- ja työturvallisuusvastaavalta.
Tämä on keskeinen tekijä työntekijöiden hyvinvoinnin varmistamisessa, minkä vuoksi huonekalujen ja tietokonelaitteiden sijoittelua tarkastettiin säännöllisesti. Mukavuus vaikuttaa suuresti tuottavuuteen, ja nyt haasteena on varmistaa parhaat mahdolliset olosuhteet niissä tuhansissa ”toimistoissa”, jotka ovat syntyneet maaliskuun jälkeen.
Nämä ovat vain muutamia niistä toimenpiteistä, joita olemme toteuttaneet ERA Group. Emme ole suinkaan täydellisiä ja opimme koko ajan uutta, mutta toteutettujen toimenpiteiden tulokset ovat erittäin tyydyttäviä.
Jos otat käyttöön ehdottamani toimenpiteet tai sinulla on ideoita muista hyödyllisistä tavoista parantaa etätyöskentelykokemusta, kerro ne minulle!
