Menestyksiä ja muuta…

Pohdintoja seitsemänvuotisesta kihlauksesta

Minulta kysytään usein, miltä ”menestys” näyttää työssäni. Se alkaa Säästöt, mutta kyse on harvoin pelkästään Meistä . Joillekin asiakkaille kyse on puhtaasti taloudellisista seikoista – prosenttiluvuista tai konkreettisista luvuista. Toisille kyse on Meistä yhdistämisestä, syvällisemmän Näkemykset saamisesta, luottamuksesta omiin päätöksiin tai näiden tekijöiden yhdistelmästä.

Tässä Costedge-numerossa halusin alkaa kertoa , miltä menestys – tai sen puute – näyttää joidenkin asiakkaideni ja projektieni kohdalla, sekä jakaa joitakin matkan varrella oppimiani asioita.

Tapaustutkimus: Yksityinen sisäoppilaitos; Perth

Olen työskennellyt tämän asiakkaan – yksityisen sisäoppilaitoksen Perthissä – kanssa jo yli seitsemän vuotta; se oli yksi ensimmäisistä asiakkaistani, kun perustin yrityksen ERA Group kanssa. Alkuperäinen toimeksianto keskittyi yhteen avainalueeseen: sisäoppilaitoksen ruokapalveluihin. Asiakkaalla oli alusta alkaen kolme hyvin selkeää tavoitetta:

Hallituksen vastuuvelvollisuus

– Hänen piti pystyä vastaamaan luottavaisesti hallituksen toistuvaan kysymykseen: ”Saammeko parhaan mahdollisen kaupan?”

Tehokkaampi valvonta

– Hän halusi parantaa näkyvyyttä ulkoisen ateriapalveluntarjoajan suorituskykyyn ja toimintaan.

1. Säästöt – Vaikka tavoitteet olivat alussa vielä määrittelemättömiä, Säästöt silti keskeinen tavoite.

Koska taloushallinnon tiimi oli pieni ja sisäiset resurssit sekä osaaminen tällä alalla rajalliset, hän kääntyi ERA Group puoleen ERA Group apua näiden tavoitteiden saavuttamisessa.

ERA-menetelmän mukaisesti

Käynnistimme hankkeen ERA:n nelivaiheisen menetelmän avulla:

• Analyysi –Keräsimme 12 kuukauden laskutiedot ja esitimme ne selvitysraportissa.
• Tarjouspyyntö –Laadimme yhdessä asiakkaan kanssa yksityiskohtaisen tarjouspyynnön ja kutsuimme kolme toimittajaa osallistumaan siihen.

Valinta ja käyttöönotto

– Nykyinen ateriapalveluntarjoaja valittiin kolmen tarjouspyyntöön kutsutun toimittajan joukosta; se tarjosi 14 prosentin Säästöt– summaltaan muutaman sadan tuhannen dollarin luokkaa – sekä muita etuja.

• Seuranta –Koska järjestelmän täysimittaista käyttöönottoa ei tarvittu, siirryimme nopeasti seurantavaiheeseen.

Mielenkiintoisinta tässä oli se, että nykyinen toimittaja – joutuessaan kohtaamaan sopimuksen mahdollisen menettämisen – tarjosi merkittäviä Säästöt muita etuja, joita ei aiemmin ollut luvattu, ja sitoutui uudelleen yhteistyöhön. Tämä osoitti markkinatestauksen tehokkuuden, vaikka muutos ei lopulta toteutunutkaan.

Seurantavaihe: Alusta jatkuvan arvon luomiselle

Seurantaprosessi osoittautui välttämättömäksi. Yhteistyössä pitopalvelun kanssa otimme käyttöön merkityksellisiä mittareita ja valvontamenetelmiä:

• Todelliset ateriamäärät
• Säännöllinen; yksityiskohtainen varastosaldo (SOH)
• Säännölliset raportit ruokahävikistä
• Kuukausittaiset toimittajatapaamiset
• Neljännesvuosittaiset tulosraportit, joissa on keskustelukohdat ja Näkemykset

Tämä antoi sekä koululle että ateriapalveluyritykselle mahdollisuuden hienosäätää toimintaansa ja löytää uusia Säästöt. Otimme käyttöön myös uusia etuja, joita ei ollut mainittu alkuperäisessä toimeksiannossa, kuten vuosittaiset apurahat ja tuki peruskorjauksiin – lisäarvoa, jota asiakas ei ollut ennakoinut eikä aiemmin saanut.

No, oliko se menestys?

Kyllä…

Tässä on yhteenveto siitä, miten projekti suoriutui alkuperäisiin tavoitteisiin nähden:

1. Kilpailukykyinen hinnoittelu? ✔ Kyllä. Kilpailutuksen avulla pystyimme vertailemaan tarjouksia. Tarkistetun tarjouksen perusteella nykyinen toimittaja osoittautui kilpailukykyisimmäksi, ja asiakas voi nyt luottavaisin mielin vastata hallituksen mahdollisiin kysymyksiin.
2. Valvonnan tehostuminen? ✔ Kyllä. Raportointi, avoimuus ja toimittajien kanssa käytävä vuoropuhelu ovat kaikki parantuneet merkittävästi ja tuottaneet hyötyä.
3. Säästöt? ✔ Kyllä. 14 %:n Säästöt ; ajan myötä Säästöt myös lisää Säästöt .

Asiakkaan sanoin: ”Olemme saavuttaneet tuloksia, joita emme olisi pystyneet saavuttamaan ilman ERA:n apua.”

Nyt kun olemme siirtymässä kolmanteen sopimuksen uusimisjaksoon ja seurannan kahdeksanteen vuoteen, tämä yhteistyö on erinomainen esimerkki siitä, kuinka pitkäjänteinen yhteistyö ja säännöllinen arviointi voivat tuottaa todellista ja pitkäaikaista arvoa.

Tästä projektista saadut kokemukset…

• On yllättävää, mitä pitkäaikaiset toimittajat voivat tarjota, kun heihin otetaan yhteyttä ja yhteistyösuhde vakiinnutetaan. Näen tämän kerta toisensa jälkeen. Luulet tuntevasi toimittajan, jonka kanssa olet tehnyt kauppaa jo pitkään…
• Seurannan merkitys: Tässä tapauksessa seurannan avulla voitiin tunnistaa joitakin keskeisiä ongelmakohtia, kuten ruokahävikki.
• Miten yhteistyö toimittajan kanssa voi tuoda lisäetuja ja auttaa ratkaisemaan ongelmia niiden ilmetessä.
• Markkinavertailu esittely ja sen hyödyllisyys liiketoiminnan ymmärtämisen Markkinavertailu .

Seuraavassa numerossa keskityn toiseen kouluun, jolla on täysin erilaiset tavoitteet; sama kategoria.

Grant Morrow
Pääkonsultti
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com