Szinte minden optimalizálási terv a lista elején kezdődik. És beváltanak. Már az első alkalommal.
Ebben a cikkben elmagyarázom, miért a legdrágább 20% az, amit általában a legszigorúbban ellenőriznek, és hol rejlik az igazi megoldás: a közepes értékű tételekben, amelyek önmagukban soha nem indokolnak vezetői értekezletet.
Szinte minden vezető ismeri a 80/20-as szabályt.
És szinte mindannyian ugyanarra a listára alkalmazzák: a kiadásokat a legmagasabbtól a legalacsonyabbig rendezve.
Logikus, hogy így tesznek. Ez az a lista, amelyet a rendszer biztosít, amely eljut a bizottsághoz, és az egyetlen, amelyet magyarázat nélkül is meg lehet érteni.
A probléma nem a szabályban rejlik. Hanem abban, hogy az emberek mire figyelnek.
Számos optimalizálási projekt után mindig ugyanaz a mintázat ismétlődik: a lista élén szereplő elemek már az első alkalommal is jól reagálnak.
És azután egyre kevesebbet.
Ahol mindenki oda néz
Energia. Külső munkaerő. Logisztika. Biztosítás. Nyersanyagok.
Ezek azok a kategóriák, amelyekkel minden optimalizációs terv kezdődik, és a logika kifogástalan: ott van a pénz.
A probléma az, hogy mindenki más is ott van. Ezeknek a kategóriáknak van tulajdonosuk, bizottságuk és pályázati előzményeik. Évente felülvizsgálják őket, mert méretük miatt ez elkerülhetetlen.
A legdrágább 20% egyben a legszigorúbban ellenőrzött 20% is.
És az, amit évente felülvizsgálnak, ritkán tartalmaz olyan területeket, ahol még lenne mit javítani.
Szóval hol van az a 20%, ami igazán számít?
Szétszórtan helyezkedik el. És éppen ezért nem szerepel egyetlen jelentésben sem.
Gondoljunk csak arra a járműparkra, amelyet akkor állítottak össze, amikor a vállalat még más üzleti struktúrával működött, és amelyet ma a tehetetlenség miatt hat évvel ezelőtti szempontok alapján újítanak meg.
Vagy az a szoftver, amit az egész munkaerő fizet, de csak 10%-a használ. Vagy a távközlés.
Vagy az a költségkategória, amely az éves árfelülvizsgálat során évről évre emelkedett, anélkül, hogy valaki valaha is összehasonlította volna az eredményt a piac jelenlegi kínálatával.
Egyik sem indokolja önmagában egy vezetői értekezlet összehívását.
Ezek együttesen magyarázzák a haszon egy részét, amelyet később máshol próbálnak megtalálni.
Miért félrevezető az összeg?
A prioritások meghatározásának szokásos szempontja a kiadási kategória nagysága.
A hasznos szempont egy másik: a különbség, azaz a kifizetett összeg és a kifizetendő összeg közötti eltérés.
Egy kétmillió font értékű kategória, amelyről már alaposan tárgyaltak, kevesebb lehetőséget rejt magában, mint egy kétszázezer font értékű kategória, amelyhez hat éve senki sem nyúlt.
Az összeg a súlyt fejezi ki. A lehetőség a potenciált fejezi ki.
És ezek szinte soha nem esnek egybe.
Hogyan lehet felismerni?
Nem úgy, hogy a kiadásokat euró szerint csoportosítjuk. Hanem úgy, hogy három kérdést teszünk fel minden kiadásra vonatkozóan, nem csak a nagy kategóriákra:
- Mikor tárgyalták meg utoljára, és hány valódi alternatívával szemben?
- A mai fogyasztás hasonlít-e ahhoz a fogyasztáshoz, amelyre eredetileg tervezték?
- A számlán szereplő adatok megegyeznek-e az aláírt dokumentumban szereplő adatokkal?
Ennek eredménye nem egy leépítési lista. Hanem egy térkép, amely megmutatja, hol vannak lehetőségek, és hol nincsenek.
És a második éppoly fontos, mint az első: ha tudjuk, mely kategóriák már jól állnak, elkerülhetjük a hónapokig tartó belső feszültségeket olyan küzdelmekben, amelyeket eleve már megnyertünk.
A figyelem 80/20-as szabálya
Ez a szabály nem csupán a kiadásokra vonatkozik. A döntéshozók idejére is vonatkozik.
A legtöbb bizottság figyelmének 80%-át a kiadások legszembetűnőbb 20%-ára fordítja. Nem pedig arra a 20%-ra, amely a legnagyobb lehetőségeket rejti magában.
Így évről évre a már optimalizált dolgok még kifinomultabbá válnak. Ami pedig soha nem került felülvizsgálatra, azt egyszerűen átörökítik.
A 80/20-as szabály továbbra is érvényes. Ami általában nem működik, az az a lista, amelyre alkalmazzák.
Ha holnap meg kellene jelölnie a kiadásai közül azt a 20%-ot, amely a legnagyobb lehetőségeket rejti magában, képes lenne erre az adatok alapján?
Az a 20%, amely meghatározza a jövedelmezőségét, nem azonos azzal a 20%-kal, amely a legnagyobb súllyal esik latba az eredménykimutatásban.
