4 consigli per ridurre le spese aziendali

4 consigli per ridurre le spese aziendali

Un monitoraggio, un'ottimizzazione e una gestione efficienti delle spese aziendali sono essenziali, soprattutto per le imprese che, per un motivo o per l'altro, non possono dedicare il tempo e le risorse necessarie a una gestione tempestiva e accurata delle spese.

Mi riferisco in particolare alle aziende che rientrano in queste categorie o che stanno attraversando una fase del loro sviluppo che corrisponde a uno o più di questi scenari:

• Start-up
• Aziende che sono cresciute rapidamente in un breve periodo di tempo
• Aziende altamente operative
• aziende a conduzione familiare
• Aziende senza un reparto acquisti dedicato
• Aziende fortemente concentrate su un progetto “centrale” e critico
• Aziende con significative problematiche di gestione del cambiamento
• Aziende specializzate nella risoluzione di importanti problemi relativi agli ordini/ai ricavi

Purtroppo, quest'ultimo punto suona molto familiare e di grande attualità.

La migliore strategia che queste aziende potrebbero adottare sarebbe certamente quella di affidarsi a una società di consulenza con una vasta esperienza nell'ottimizzazione dei costi fissi, generali e indiretti; ma ciò non è sempre possibile.

Forse per queste aziende si prospetta solo un abisso? Certamente no.

Vediamo alcuni suggerimenti utili.

1. MONITORARE E CATALOGARE LE SPESE A OGNI LIVELLO ORGANIZZATIVO

Alcune delle persone che mi seguono più da vicino su LinkedIn conoscono la mia ammirazione per Peter Drucker, considerato da molti il ​​fondatore del management aziendale moderno. Per citare una delle sue massime più celebri: "Se non puoi misurarlo, non puoi gestirlo", il primo punto che vorrei suggerire deriva direttamente da questo principio.

Tuttavia, vorrei andare oltre il semplice consiglio di monitorare le spese aziendali con meticolosità. Il mio suggerimento principale è che questa attività non dovrebbe rimanere di competenza esclusiva del dipartimento finanziario e/o amministrativo, del responsabile di area o del responsabile di distretto.

I responsabili di team dovrebbero dedicare tempo ed energie sufficienti a investire nelle proprie risorse umane, insegnando a ciascun membro del team come monitorare le spese aziendali di propria competenza. Queste possono includere spese relative al reparto qualità, al reparto viaggi e trasferte aziendali, ai servizi generali o all'IT.

Il responsabile del reparto dovrebbe spiegare al team perché ciò sia importante, come classificare le spese e come individuare quali possono essere ridotte o eliminate.

Rimarrete sorpresi dal livello di coinvolgimento che i vostri dipendenti dimostreranno in questo processo, generando autonomamente idee per ottimizzare ulteriormente i costi.

E il responsabile di reparto avrà finalmente un'area di costo sotto controllo e un motivo in più per premiare i dipendenti più meritevoli.

Questa semplice azione, pertanto, apporta numerosi benefici interconnessi all'organizzazione:

• Controllo e ottimizzazione delle spese;
• Riduzione dei rifiuti;
• Valorizzazione del personale;
• Una solida base per implementare un programma di premi.

2. SFRUTTARE LA TECNOLOGIA, CHE È NOSTRA AMICA

Le aziende organizzate più moderne utilizzano sistemi ERP e/o altri sistemi che, grazie a moduli specifici o funzionalità completamente dedicate, consentono il tracciamento dell'intero processo. procurement processo.

Alcune aziende, tuttavia, per scelta o per diverse ragioni, non utilizzano questi sistemi dedicati e sofisticati.

All'estremo opposto si trova il buon vecchio foglio di calcolo Excel, o anche un'alternativa compatibile.

Tra questi due estremi, esiste un'ampia gamma di strumenti, sia gratuiti che freemium (ovvero, gratuiti per le funzioni di base e a pagamento a seconda delle opzioni più avanzate che si intendono utilizzare, anche in una fase successiva).

Il mio suggerimento è di testare una o più di queste applicazioni e, in linea con quanto detto nel punto precedente, assicurarsi che vengano utilizzate da tutti i livelli dell'organizzazione. In questo caso, sarà importante concordare lo strumento da utilizzare, in modo che i diversi dipartimenti lo impieghino. Ciò faciliterà il lavoro di squadra e il successivo confronto dei dati tra i diversi dipartimenti, gestito dal dipartimento amministrativo.

È facile trovare esempi di questi pacchetti effettuando una ricerca su Google utilizzando parole chiave come "software gratuito per la gestione delle spese", "modelli gratuiti per la gestione dei costi" e così via.

3. CATALOGO DALL'ALTO VERSO IL BASSO

Il terzo suggerimento è quello di categorizzare le spese non solo per tipologia, ad esempio "Spese di viaggio", "Spedizioni di materiali" e così via, ma soprattutto di creare un primo raggruppamento a livello macro, suddividendole in:

• Spese fisse o variabili
• Spese relative al prodotto (costi di produzione) o spese generali/amministrative

Sarà pertanto importante attuare la strategia più idonea per minimizzare i costi fissi a favore di quelli variabili (o per convertire i costi fissi in costi variabili) e, analogamente, ridurre il più possibile le spese generali e amministrative non specificamente connesse alla produzione di un bene o servizio.

Non esiste una regola precisa applicabile in ogni situazione per realizzare questo cambiamento, così come questo suggerimento deve essere inteso come una linea guida generale.

In realtà, non è possibile determinare in anticipo se sia assolutamente meglio per una determinata azienda avere più costi variabili o costi fissi (e in che misura), ma il concetto generale di preferire i costi variabili ai costi fissi è spesso alla base della gestione di un'azienda volta a conseguire un margine operativo lordo più costante. Margine —ovvero, con minori fluttuazioni dettate dai cambiamenti nella produzione.

4. VALUTARE OGNI PRODOTTO O SERVIZIO NEL CONTESTO DELLA FABBRICAZIONE O DELL'ACQUISTO

Questa scelta, che assumerà una valenza strategica, porterà a decidere, per ogni prodotto o servizio fornito dall'azienda (o utilizzato dall'azienda nell'ambito della sua catena del valore), se sia più conveniente produrlo internamente o acquistarlo – interamente o parzialmente – esternamente.

I criteri alla base della valutazione varieranno non solo per ciascuna azienda coinvolta, ma anche per ciascun prodotto e servizio all'interno della stessa azienda.

In questo contesto, non intendo suggerire quale sia la soluzione migliore (non è possibile farlo qui!), ma piuttosto ricordare che parte della valutazione verrà condotta in termini quantitativi. In altre parole, sarà necessario comprendere e calcolare quali investimenti saranno necessari per la produzione interna e quali costi saranno invece sostenuti per l'acquisto esterno di ciò che dovrà essere esternalizzato.

Il motivo per cui questa decisione a livello strategico è indissolubilmente legata a ottimizzazione dei costi Si può riassumere come segue:

• L'ottimizzazione dei costi aziendali libererà ulteriori risorse finanziarie, che potranno poi essere destinate agli investimenti necessari per la produzione.
• L'ottimizzazione dei costi fissi, generali e indiretti aziendali consentirà di scegliere il fornitore più adatto, rendendo più conveniente l'esternalizzazione di un prodotto o servizio e permettendo all'azienda di concentrarsi sulle proprie attività principali.

Pertanto, la decisione tra "produrre" o "acquistare" non sarà legata unicamente al marchio o alla qualità effettiva o percepita, né si limiterà al solo costo di produzione; dovrà piuttosto essere considerata un obiettivo quantitativamente raggiungibile, dipendente anche dalla capacità dell'azienda di ottimizzare i costi e selezionare i fornitori che offrono il miglior rapporto qualità-prezzo disponibile sul mercato.