4 consigli per ridurre le spese aziendali

4 consigli per ridurre le spese aziendali

Un monitoraggio, un'ottimizzazione e una gestione efficienti delle spese aziendali sono fondamentali, soprattutto per le aziende che, per un motivo o per l'altro, non possono dedicare il tempo e le risorse necessarie per una gestione puntuale e accurata delle spese.

Mi riferisco in particolare alle aziende che rientrano in queste categorie o che stanno attualmente attraversando una fase del loro sviluppo che corrisponde a uno o più di questi scenari:

• Start-up
• Aziende che hanno registrato una rapida crescita in un breve lasso di tempo
• Aziende altamente operative
• Aziende a conduzione familiare
• Aziende prive di un reparto acquisti dedicato
• Aziende fortemente concentrate su un progetto "fondamentale" e cruciale
• Aziende con notevoli difficoltà nella gestione del cambiamento
• Aziende specializzate nella risoluzione di gravi problemi relativi a ordini e ricavi

Purtroppo, quest'ultimo punto suona molto familiare ed è di grande attualità.

La soluzione migliore che queste aziende potrebbero adottare sarebbe sicuramente quella di affidarsi a una società di consulenza con una vasta esperienza nell'ottimizzazione delle spese fisse, generali e indirette; ma ciò non è sempre possibile.

C'è forse solo un abisso ad attenderle? Certamente no.

Vediamo alcuni consigli utili.

1. MONITORARE E REGISTRARE LE SPESE A OGNI LIVELLO ORGANIZZATIVO

Alcuni di coloro che mi seguono più da vicino su LinkedIn conoscono la mia ammirazione per Peter Drucker, considerato da molti il fondatore della moderna gestione aziendale. Per citare una delle sue famose massime: «Se non puoi misurarlo, non puoi gestirlo», il primo punto che vorrei sottolineare deriva proprio da questo.

Tuttavia, vorrei andare oltre il semplice consiglio di tenere traccia delle spese aziendali con meticolosa accuratezza. Il mio suggerimento principale è che questa attività non debba rimanere esclusivamente di competenza del reparto finanziario e/o amministrativo, del responsabile di area o del responsabile di zona.

I responsabili di team dovrebbero dedicare tempo ed energie sufficienti alla formazione del proprio personale, insegnando a ciascun membro del team come tenere traccia delle spese aziendali di propria competenza. Queste possono includere le spese relative al reparto qualità, al reparto viaggi e trasferte, ai servizi generali o all'IT.

Il responsabile del reparto dovrebbe spiegare al team perché questo è importante, come classificare le spese e come individuare quelle che possono essere ridotte o eliminate.

Rimarrete sorpresi dal grado di coinvolgimento che i vostri dipendenti dimostreranno in questo processo, proponendo idee proprie per ottimizzare ulteriormente i costi.

E il responsabile di reparto avrà finalmente un'area di costo sotto controllo e un motivo in più per premiare i dipendenti più meritevoli.

Questo semplice gesto, quindi, apporta all'organizzazione numerosi vantaggi correlati tra loro:

• Controllo e ottimizzazione delle spese;
• Riduzione dei rifiuti;
• Responsabilizzazione del personale;
• Una solida base per l'attuazione di un programma fedeltà.

2. SFRUTTARE LA TECNOLOGIA, CHE È NOSTRA ALLEATA

Le aziende più moderne utilizzano sistemi ERP e/o altre piattaforme che, grazie a moduli specifici o funzionalità interamente dedicate, consentono di monitorare l'intero procurement .

Alcune aziende, tuttavia, sia per scelta che per vari motivi, non utilizzano questi sistemi dedicati e sofisticati.

All'estremo opposto c'è il buon vecchio foglio di calcolo Excel — o anche un'alternativa compatibile.

Tra questi due estremi, esiste un'ampia gamma di strumenti, sia gratuiti che freemium (ovvero gratuiti per le funzioni di base e a pagamento a seconda delle opzioni più avanzate che si intende utilizzare, anche in un secondo momento).

Il mio consiglio è quello di provare una o più di queste applicazioni e, in linea con quanto detto nel punto precedente, assicurarsi che vengano utilizzate a tutti i livelli dell'organizzazione. In questo caso, sarà importante concordare lo strumento da utilizzare, in modo che i diversi reparti utilizzino lo stesso strumento. Ciò faciliterà il lavoro di squadra e il successivo confronto dei dati tra i diversi reparti, gestito dall'ufficio amministrativo.

È facile trovare esempi di questi pacchetti effettuando una ricerca su Google con parole chiave come «software gratuito per la gestione delle spese», «modelli gratuiti per la gestione dei costi» e così via.

3. CATALOGO DALL'ALTO VERSO IL BASSO

Il terzo consiglio è quello di classificare le spese non solo per tipologia — ad esempio, «Spese di viaggio», «Spedizioni di materiale» e così via — ma soprattutto di creare un primo raggruppamento di livello generale, suddividendole in:

• Spese fisse o variabili
• Spese relative ai prodotti (costi di produzione) o spese generali e amministrative

Sarà quindi importante attuare la strategia più adeguata per ridurre al minimo le spese fisse a favore di quelle variabili (o per convertire le spese fisse in variabili) e, analogamente, per ridurre il più possibile le spese generali e amministrative che non sono specificamente legate alla produzione di un bene o di un servizio.

Non esiste una regola precisa che valga in ogni situazione per ottenere questo cambiamento, così come questo suggerimento va inteso come una linea guida generale.

In realtà, non è possibile stabilire in anticipo se per una determinata azienda sia assolutamente preferibile avere più costi variabili o più costi fissi (e in che misura), ma il principio generale secondo cui è preferibile privilegiare i costi variabili rispetto a quelli fissi costituisce spesso la base per una gestione aziendale volta a ottenere un Margineoperativo lordo più stabile, ovvero con minori fluttuazioni determinate dalle variazioni della produzione.

4. VALUTARE OGNI PRODOTTO O SERVIZIO NEL CONTESTO DELLA SCELTA TRA PRODUZIONE INTERNA O ACQUISTO

Questa scelta, che assumerà un carattere strategico, porterà a decidere, per ogni prodotto o servizio offerto dall'azienda (o utilizzato dall'azienda nell'ambito della propria catena del valore), se sia più vantaggioso produrlo internamente o acquistarlo — interamente o parzialmente — all'esterno.

I criteri alla base della valutazione variano non solo a seconda delle singole aziende coinvolte, ma anche a seconda dei singoli prodotti e servizi offerti dalla stessa azienda.

In questo contesto, non intendo suggerire quale sia la soluzione migliore (non è possibile farlo in questa sede!), ma piuttosto ricordarvi che parte della valutazione sarà condotta in termini quantitativi. In altre parole, sarà necessario capire e calcolare quali investimenti saranno necessari per la produzione interna e quali costi saranno invece sostenuti per l'acquisto esterno di ciò che deve essere esternalizzato.

Il motivo per cui questa decisione di livello strategico è indissolubilmente legata Ottimizzazione dei costi essere sintetizzato come segue:

• L'ottimizzazione dei costi aziendali consentirà di liberare ulteriori risorse finanziarie, che potranno poi essere destinate agli investimenti necessari per la produzione.
• L'ottimizzazione dei costi fissi, generali e indiretti dell'azienda consentirà di individuare il fornitore più adatto, rendendo più conveniente l'esternalizzazione di un prodotto o di un servizio, in modo che l'azienda possa concentrarsi sulle proprie attività principali.

Pertanto, la scelta tra "produrre" o "acquistare" non dipenderà esclusivamente dal marchio o dalla qualità effettiva o percepita, né sarà una questione di mero costo di produzione; dovrà invece essere considerata un obiettivo quantificabile, che dipende anche dalla capacità dell'azienda di ottimizzare i propri costi e di selezionare fornitori in grado di offrire il miglior rapporto qualità-prezzo disponibile sul mercato.