Piano d'azione per la gestione dei costi

La gestione dei costi, al pari di altri ambiti della gestione aziendale quali il bilancio preventivo e la finanza, richiede uno strumento gestionale che definisca chiaramente obiettivi, aree di attività, responsabili, compiti, scadenze e modalità di monitoraggio.

A questo punto, è fondamentale elaborare un piano d'azione. Esso aiuta l'azienda a gestire i complessi aspetti legati alla gestione dei costi. In questo articolo parleremo di questo strumento, che contribuirà in modo significativo al successo della gestione dei costi.

Che cos'è un piano d'azione?

Se pensiamo Chi siamo vita personale e al progetto di acquistare una casa di proprietà, ci sono diversi aspetti da gestire: il tempo necessario per mettere da parte i risparmi per l'acquisto, la ricerca dell'immobile, i costi di perizia, la definizione delle condizioni abitative ottimali per l'acquisto, le opzioni di finanziamento e la stima della spesa complessiva.

L'elenco si articolerà in punti più specifici, fornendo un'idea chiara della complessità e dell'importanza di un piano d'azione.

Senza di essa, l'acquisto di un immobile diventa sicuramente più complesso e rischioso, poiché non c'è modo di prevedere ogni evento e reagire al momento giusto. Saremo sempre costretti a reagire a posteriori e le decisioni non saranno sempre precise. Ciò si verifica, in misura ancora maggiore, nella gestione dei costi.

In sostanza, un piano d'azione è un sistema di controllo (sistemico o meno) di tutte le decisioni e le attività relative al raggiungimento di un obiettivo specifico o permanente (gestione continua).

Un piano d'azione è fondamentale per il corretto funzionamento di qualsiasi struttura organizzativa. Consente di collegare tutte le risorse dell'azienda – persone, fondi, sistemi – a obiettivi, benefici, azioni e scadenze e di creare un ecosistema che miri al miglior rendimento tecnico ed economico della struttura.

Piano d'azione – Caratteristiche

Un piano d'azione dovrebbe comprendere:

• Obiettivi chiari, sia generali che specifici. Ad esempio, un piano d'azione commerciale potrebbe prevedere una crescita del 10% all'anno e includere obiettivi specifici con tassi di crescita variabili a seconda della tipologia di prodotto.
  
• Vantaggi oggettivi e misurabili: questi dovrebbero essere in linea con le aspettative dell'azienda e dovrebbero esserci modi per misurarli.
  
• Controlli per attività/azioni – è fondamentale che ciascuna di esse abbia obiettivi, azioni, budget, rischi e scadenze specifici e che, nel loro insieme, costituiscano un programma chiaro per tutti.
  
• Responsabili formali: non definirli in base al settore o al reparto; è importante che la responsabilità ricada su singole persone, in modo che la comunicazione tra le diverse aree, nell’ambito del programma, sia fluida.
  
• Scadenze realistiche: si tratta di una sfida importante in qualsiasi piano d’azione, ma le scadenze non devono essere così rigide da servire solo a rassicurare l'organizzazione.
  

L'elaborazione di un piano d'azione si basa sulle seguenti domande:

• COSA si vuole ottenere – obiettivi (uno o più, a seconda dell'importanza);
• PERCHÉ è necessario raggiungerlo – l'obiettivo e i chiari vantaggi delle azioni;
• CHI – i responsabili del Piano e delle attività correlate;
• DOVE verrà attuato il Piano: aziende, Settori, processi, conti;
• QUANDO verrà attuato il Piano – il periodo di attuazione (una tantum o permanente);
• COME funzionerà il Piano – come saranno raggiunti gli obiettivi;
• QUANTO costerà il piano – in termini di tempo dei dipendenti, risorse e consulenze.

Pur trattandosi di un piano d'azione permanente, è possibile che vi siano iniziative specifiche di durata limitata. Ad esempio, un piano d'azione commerciale, che definisce le linee guida generali in materia di marketing, copertura, sconti e struttura, può in qualsiasi momento prevedere un'iniziativa volta a promuovere le vendite di un determinato prodotto, con condizioni specifiche, che coinvolga una parte del team di vendita e abbia una durata limitata.

I 5 passaggi fondamentali del piano d'azione nella gestione dei costi

Iniziazione

‍Fondamentale per il funzionamento del piano nel suo complesso, questa fase definisce gli obiettivi generali e specifici, i benefici attesi, le aree interessate e la scadenza per il raggiungimento di ciascun obiettivo (soggetta a revisione in un secondo momento).

Nella gestione dei costi, gli obiettivi non dovrebbero concentrarsi esclusivamente sulla riduzione in sé, poiché si tratta Chi siamo organismo di controllo permanente.

Ad esempio:

Obiettivo principale: monitoraggio e controllo di tutti i costi amministrativi per il 2018, al fine di non superare le previsioni di bilancio. Settori: tutti. Scadenza: 31/12/2018.

Obiettivo specifico 1: riduzione del 20% dei costi di noleggio veicoli nel 2018 rispetto all'importo speso nel 2017. Settori: Commerciale e Manutenzione. Scadenza: 31/12/2018. Beneficio atteso: Risparmi 1.000,00 R$ (20% dell'importo speso nel 2017).

L'obiettivo principale sarà valutato sulla base del risultato complessivo di tutti gli obiettivi specifici al termine del loro periodo di validità. Tuttavia, il responsabile dei costi deve valutare periodicamente tali risultati in modo approfondito per capire se l'obiettivo principale sarà raggiunto.

Da questo punto in poi, useremo l'obiettivo specifico 1 come esempio per i passaggi successivi.

Pianificazione

In questa fase vengono definite tutte le questioni relative agli obiettivi specifici – attività, scadenze, responsabili, budget e piani di emergenza –, il controllo della qualità durante lo svolgimento dell'attività, la gestione dei rischi e le relative soluzioni (fattori interni ed esterni che potrebbero influire sul completamento dell'attività).

Importante: il completamento dell'attività non implica il raggiungimento dell'obiettivo, bensì l'adempimento di tutte le condizioni necessarie per poterlo raggiungere.

Obiettivo specifico 1: riduzione del 20% dei costi di noleggio veicoli nel 2018 rispetto all'importo speso nel 2017. Settori: Commerciale e Manutenzione. Scadenza: 31/12/2018. Beneficio atteso: Risparmi 1.000,00 R$ (20% dell'importo speso nel 2017).

Attività 1: ricerca di 3 fornitori. Responsabile: Jorge Cardoso (Amministrazione). Scadenza: 5 marzo 2018. Budget: non applicabile.

Attività 2: analisi dei viaggi effettuati. Responsabile: Celso Furtado (Commerciale). Scadenza: 5 marzo 2018. Budget: non applicabile.

Esecuzione

In questa fase, le azioni pianificate vengono messe in pratica. È importante gestire con precisione i fondi stanziati per lo svolgimento delle attività, poiché qualsiasi scorrettezza comporterà costi aggiuntivi.

Monitoraggio

In questa fase, ogni attività viene monitorata nei minimi dettagli dal responsabile dei costi e dal suo team, per garantire che non si verifichino eventi che ne ostacolino l'esecuzione o causino distorsioni impreviste. Il registro dei rischi, menzionato nella fase di pianificazione, è fondamentale affinché i rischi vengano individuati in quella fase (anticipazione) e compresi meglio in questa fase. Il responsabile dell'attività deve segnalare immediatamente qualsiasi evento che possa comprometterne il completamento e intervenire per consentire il proseguimento e il raggiungimento dell'obiettivo.

Chiusura

È giunto il momento di consolidare i risultati, valutarli singolarmente, verificare se gli obiettivi specifici e principali sono stati raggiunti, individuare le cause (i rischi) che ne hanno impedito il raggiungimento e che non è stato possibile eliminare, ed elencare gli insegnamenti tratti per il prossimo piano d'azione.

Senza dubbio, un piano d'azione è fondamentale per il raggiungimento di qualsiasi obiettivo aziendale.

È un alleato che dimostra che, in modo organizzato e controllato, è possibile raggiungere gli obiettivi.

Si tratta di un compito semplice nella sua essenza, ma complesso nella sua realizzazione, e poter contare sulla collaborazione di una Riduzione dei costi specializzata Riduzione dei costi , come l' ERA Group, può fare la differenza nel successo di questa impresa.

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