V prvej časti článku„Stoja vám menšie výdavky peniaze?“ sme opísali základné kroky potrebné na to, aby ste údaje o menších výdavkoch previedli do formátu, ktorý vám umožní pochopiť ich štruktúru a hľadať spôsoby, ako z nich získať úspory. V tejto druhej časti sa zameriam na to, čo treba urobiť. Ale, samozrejme, nikto nechce robiť všetku túto prácu zadarmo.
Teraz by sme už mali vedieť, „kto a čo“, čo znamená, že s tým môžeme začať niečo robiť.
Čo s tým robiť?
Odporúčam pristupovať k údajom po malých častiach alebo po menších blokoch. Áno, celkovo to pravdepodobne potrvá dlhšie, ale bude to zvládnuteľné a šanca na úspech bude väčšia.
Začnite tým, že v rámci menších výdavkov identifikujete tie kategórie, ktoré sa spravidla vyznačujú väčším objemom a vyššou hodnotou a ktoré je možné zoskupiť. Prípadne môžete nákupy zoskupiť podľa podobných dodávateľov. Do týchto väčších „skupín“ sa oplatí investovať čas a úsilie. Hoci je lákavé pustiť sa do toho všetkého naraz, dodatočné zdroje a čas, ktoré by to vyžadovalo od zamestnancov, by to pravdepodobne sťažili.
- Keď už máme „koše“ s položkami definované, máme na ich správu niekoľko možností:
- Kategórie, ako napríklad kancelárske potreby, telekomunikácie, tlač atď., môžu mať samy osebe dostatočne vysokú hodnotu na to, aby sa na ich obstaranie využil konkurenčný výberový proces a aby sa tieto položky zahrnuli do správy zmlúv (o konkurenčných výberových konaniach napíšem v inom článku pre tých, ktorých to zaujíma). Takýto prístup má potenciál priniesť výrazné úspory a s najväčšou pravdepodobnosťou aj konsolidáciu dodávateľov.
- V iných prípadoch môže ísť o situáciu, keď už máte existujúceho dodávateľa, cez ktorého môžete tieto položky s nízkymi výdavkami nakupovať. V takom prípade môžete „ostatných“ dodávateľov vyradiť a výdavky opäť zahrnúť do zmluvného riadenia.
Oba uvedené prístupy môžu znížiť počet dodávateľov a zefektívniť back-office bez ohľadu na úspory.
Keď sme zistili, že neexistuje žiadny postup na objednávanie kancelárskych potrieb, nedávno som mal jedného klienta, ktorý zaviedol takýto postup s vynikajúcimi výsledkami. V tomto prípade si zamestnanci kupovali kancelárske potreby a papiernické výrobky na vlastné náklady a následne si ich nechávali preplácať prostredníctvom výkazov výdavkov. Ako si viete predstaviť, výdavky a ceny boli úplne rôznorodé a nákupy boli doslova mimo kontroly.
V spolupráci so spoločnosťou sme prevzali faktúry vo formáte PDF, previedli ich do digitálnej podoby a keď sme získali prehľad o výdavkoch, zaviedli sme proces, v rámci ktorého sme – bez toho, aby sme museli hľadať nových dodávateľov (na podporu nášho rozhodnutia sme mali k dispozícii historické údaje o menších výdavkoch) – vybrali konkrétneho dodávateľa, vymenovali centrálneho nákupcu a následne informovali všetkých zamestnancov, že žiadosti o preplatenie výdavkov na kancelárske potreby nebudú uhradené, pokiaľ nákup nebude vopred schválený. Toto výrazne prispelo k obmedzeniu výdavkov a viedlo k úsporám takmer 30 % v prvom roku.
Je pravda, že spočiatku boli niektorí zamestnanci nespokojní, ale situácia sa rýchlo upokojila a teraz už všetci tento proces akceptujú a organizácia naďalej šetrí. Znamenalo to tiež, že účtovné oddelenie spracovávalo len jednu faktúru mesačne, a nie viacero žiadostí o preplatenie výdavkov.
V súčasnosti, v tomto prípade, naďalej štvrťročne sledujeme nákupy a v prípade potreby prijímajú nápravné opatrenia.
Riziká nečinnosti
Organizácie sa vystavujú potenciálnemu riziku, ak nezvládajú svoje menšie výdavky. Menšie výdavky sú zvyčajne neformálne; ak nie sú monitorované a ponechané bez dozoru, umožňujú zamestnancom rozhodovať sa podľa vlastného uváženia, čo môže mať za následok napríklad:
- Takmer žiadna snaha o dosiahnutie najlepšej ceny (cenové riziko)
- Operačné riziko pre podnik vyplývajúce z nákupov, ktoré neboli riadne preverené, môže predstavovať riziko pre zamestnancov, spoločnosť a jej zákazníkov.
Ak ste v poslednej dobe nepreverili svoje menšie výdavky, je vysoká pravdepodobnosť, že platíte príliš veľa a vystavujete svoju organizáciu riziku. Ak neviete, kde začať, aby ste dostali svoje menšie výdavky pod kontrolu, spoločnosť ERA vám môže pomôcť vrátiť sa na správnu cestu a ušetriť značné finančné prostriedky, pričom vám pomôže zaviesť procesy potrebné na riadenie menších výdavkov.
Existujú aj softvérové nástroje, ako napríklad ERASpendVue™, ktoré poskytujú vrcholovým manažérom podrobné informácie o výdavkoch ich organizácie, vrátane menších výdavkov. Certifikovaní analytici dôkladne analyzujú finančné údaje vašej spoločnosti a na vaše výdavky aplikujú vlastné odvetvové referenčné hodnoty spoločnosti ERA. Výsledok? Jasné, okamžité a využiteľné informácie sú k dispozícii v prístupnom a zaujímavom formáte. Certifikovaní poradcovia spoločnosti ERA s vami spolupracujú na identifikácii cesty k zlepšeniu cash flow, ktorá najlepšie vyhovuje potrebám vašej organizácie. Krátke video onástroji SpendVueTM si môžete pozrieť na nasledujúcom odkaze : https://vimeo.com/680583659
Ak sa chcete dozvedieť viac o správe vašich menších výdavkov, kontaktujte prosím Granta Morrowa.
Grant Morrow je hlavným konzultantom v spoločnosti ERA Group certifikovaným poradcom pre SpendVue.
Má viac ako 30 rokov praktických skúseností so spoluprácou s malými a strednými podnikmi, kde pomáha odhaľovať oblasti nadmerných výdavkov a vypracúvať stratégie na efektívnejšie riadenie nákladov.
