Skoraj vsi optimizacijski načrti se začnejo na vrhu seznama. In delujejo. Že prvič.
V tem članku pojasnjujem, zakaj je najdražjih 20 % običajno tudi najbolj natančno spremljanih in kje je prava pot: pri srednje velikih postavkah, ki same po sebi nikoli ne upravičijo sestanka vodstva.
Skoraj vsak direktor pozna pravilo 80/20.
In skoraj vsi to uporabljajo za isti seznam: poraba je razvrščena od najvišje do najnižje.
Smiselno je, da to počnejo. To je seznam, ki ga zagotovi sistem, tisti, ki pride do odbora, edini, ki ga je mogoče prebrati, ne da bi ga bilo treba pojasnjevati.
Težava ni v pravilu. Težava je v tem, kam ljudje gledajo.
Po mnogih optimizacijskih projektih se vzorec ponovi: vrh seznama se dobro odzove že prvič.
In po tem vedno manj.
Kam vsi gledajo
Energija. Zunanje osebje. Logistika. Zavarovanje. Surovine.
To so kategorije, kjer se začne vsak načrt optimizacije, in logika je brezhibna: tam je denar.
Težava je v tem, da so tam tudi vsi ostali. Te kategorije imajo lastnika, odbor in zgodovino razpisov. Pregledujejo se vsako leto, ker jih njihova velikost sili v pregled.
Najdražjih 20 % se izkaže tudi za najbolj natančno spremljanih 20 %.
In kar se vsako leto pregleda, le redko ima veliko prostora za izboljšave.
Kje je torej tistih 20 %, ki so pomembni?
Razpršeno je. In zato se ne pojavi v nobenem poročilu.
Pomislite na floto, ki je bila dimenzionirana, ko je imelo podjetje drugačno komercialno strukturo, in ki se danes obnavlja po inerciji z uporabo meril izpred šestih let.
Ali pa tista programska oprema, za katero plačuje vsa delovna sila, uporablja pa jo le 10 %. Ali pa telekomunikacije.
Ali pa tista stroškovna kategorija, ki se je z letnim pregledom cen povečevala, leto za letom, ne da bi kdo kdaj primerjal rezultat s tem, kar trg ponuja danes.
Nobeden od njih sam po sebi ne upravičuje sestanka vodstva.
Vsi skupaj pojasnjujejo del Marža ki se kasneje išče drugje.
Zakaj je znesek zavajajoč
Običajno merilo za določanje prioritet je velikost kategorije porabe.
Koristno merilo je še eno: priložnost, razdalja med tem, kar je plačano, in tem, kar bi moralo biti plačano.
Kategorija z vrednostjo dveh milijonov funtov, ki je bila dobro izpogajana, ima manj možnosti kot kategorija z vrednostjo dvesto tisoč funtov, ki se je nihče ni dotaknil v šestih letih.
Količina meri težo. Priložnost meri potencial.
In skoraj nikoli se ne ujemata.
Kako ga prepoznate?
Ne z razvrščanjem porabe po evrih. Z zastavljanjem treh vprašanj o vsej porabi, ne le o velikih kategorijah:
- Kdaj so se o tem nazadnje pogajali in proti koliko resničnim alternativam?
- Ali današnja poraba spominja na porabo, za katero je bila prvotno predvidena?
- Ali se fakturirano ujema s podpisanim?
Iz tega ne izhaja seznam zmanjšanj. Gre za zemljevid, ki prikazuje, kje so priložnosti in kje jih ni.
In drugo je prav tako pomembno kot prvo: če vemo, katere kategorije so že v dobri formi, se izognemo mesecem notranjega naprezanja v bitkah, ki so bile že od samega začetka dobljene.
80/20 pozornosti
Pravilo ne velja samo za porabo. Velja tudi za čas tistih, ki sprejemajo odločitve.
Večina odborov namenja 80 % svoje pozornosti 20 % porabe, ki je najbolj vidna. Ne 20 % z največjo priložnostjo.
In tako se leto za letom tisto, kar je bilo že optimizirano, še bolj izpopolni. In tisto, kar ni bilo nikoli pregledano, se preprosto podeduje.
Pravilo 80/20 ostaja veljavno. Kar običajno odpove, je seznam, na katerega se uporablja.
Če bi morali jutri pokazati na 20 % vaše porabe z največjo priložnostjo, bi to lahko storili s podatki?
20 %, ki določajo vašo dobičkonosnost, ni tistih 20 %, ki imajo največjo težo v izkazu poslovnega izida.
