4 Tipps zur Senkung der Betriebskosten

4 Tipps zur Senkung der Betriebskosten

Eine effiziente Überwachung, Optimierung und Verwaltung von Geschäftsausgaben ist unerlässlich, insbesondere für Unternehmen, die aus den unterschiedlichsten Gründen nicht die Zeit und die Ressourcen aufbringen können, die für ein zeitnahes und sorgfältiges Ausgabenmanagement erforderlich sind.

Ich beziehe mich dabei insbesondere auf Unternehmen, die in diese Kategorien fallen oder sich derzeit in einer Entwicklungsphase befinden, die einem oder mehreren dieser Szenarien entspricht:

• Start-ups
• Unternehmen, die innerhalb kurzer Zeit rasant gewachsen sind
• Unternehmen mit hoher operativer Leistung
• Familienunternehmen
• Unternehmen ohne eigene Einkaufsabteilung
• Unternehmen, die sich stark auf ein „Kernprojekt“ und ein entscheidendes Projekt konzentrieren
• Unternehmen mit erheblichen Problemen beim Veränderungsmanagement
• Unternehmen, die sich auf die Lösung schwerwiegender Probleme im Bereich Aufträge und Umsatz konzentrieren

Leider kommt mir dieser letzte Punkt sehr bekannt vor und ist heute von großer Bedeutung.

Die beste Vorgehensweise für diese Unternehmen wäre sicherlich, ein Beratungsunternehmen zu beauftragen, das über umfassende Erfahrung in der Optimierung von Fix-, Gemeinkosten und indirekten Kosten verfügt; doch ist dies nicht immer möglich.

Wartet auf diese Unternehmen vielleicht nur der Abgrund? Ganz sicher nicht.

Schauen wir uns einige nützliche Vorschläge an.

1. ERFASSEN UND KATALOGISIEREN SIE AUSGABEN AUF ALLEN ORGANISATIONSEBENEN

Einige derjenigen, die mir auf LinkedIn am aufmerksamsten folgen, wissen um meine Bewunderung für Peter Drucker, der von vielen als Begründer der modernen Unternehmensführung angesehen wird. Um eine seiner berühmten Maximen zu zitieren: „Was man nicht messen kann, kann man auch nicht steuern.“ Der erste Punkt, den ich ansprechen möchte, leitet sich direkt daraus ab.

Ich möchte jedoch über die bloße Empfehlung hinausgehen, dass Sie die Unternehmensausgaben mit größter Sorgfalt erfassen sollten. Mein wichtigster Vorschlag lautet, dass diese Aufgabe nicht allein in der Zuständigkeit der Finanz- und/oder Verwaltungsabteilung, des Bereichsleiters oder des Bezirksleiters verbleiben sollte.

Teamleiter sollten ausreichend Zeit und Energie darauf verwenden, in ihre Mitarbeiter zu investieren, und jedem Teammitglied beibringen, wie die Unternehmensausgaben in ihrem Zuständigkeitsbereich zu erfassen sind. Dazu können Ausgaben im Zusammenhang mit der Qualitätsabteilung, der Reise- und Geschäftsreiseabteilung, den allgemeinen Dienstleistungen oder der IT gehören.

Der Abteilungsleiter sollte dem Team erklären, warum dies wichtig ist, wie Ausgaben zu kategorisieren sind und wie man erkennt, welche davon reduziert oder gestrichen werden können.

Sie werden überrascht sein, wie sehr sich Ihre Mitarbeiter in diesen Prozess einbringen und eigene Ideen zur weiteren Kostenoptimierung entwickeln werden.

Und der Abteilungsleiter wird endlich einen Kostenbereich unter Kontrolle haben und einen weiteren Grund, die verdienstvollsten Mitarbeiter zu belohnen.

Diese einfache Maßnahme bringt dem Unternehmen somit zahlreiche miteinander verbundene Vorteile:

• Kontrolle und Optimierung der Ausgaben;
• Abfallvermeidung;
• Befähigung der Mitarbeiter;
• Eine solide Grundlage für die Einführung eines Prämienprogramms.

2. NUTZEN SIE DIE TECHNOLOGIE ZU IHREM VORTEIL

Die am modernsten organisierten Unternehmen nutzen ERP- und/oder andere Systeme, die dank spezieller Module oder speziell dafür entwickelter Funktionen die Nachverfolgung des gesamten Beschaffung ermöglichen.

Manche Unternehmen verzichten jedoch – sei es aus eigener Entscheidung oder aus verschiedenen Gründen – auf den Einsatz dieser speziellen und hochentwickelten Systeme.

Das andere Extrem bildet die gute alte Excel-Tabelle – oder auch eine kompatible Alternative.

Zwischen diesen beiden Extremen gibt es eine ganze Reihe von Tools, sowohl kostenlose als auch Freemium-Angebote (d. h. kostenlos für die Grundfunktionen und kostenpflichtig, je nachdem, welche erweiterten Optionen Sie nutzen möchten, auch zu einem späteren Zeitpunkt).

Ich schlage vor, eine oder mehrere dieser Anwendungen zu testen und – wie bereits im vorigen Punkt erwähnt – sicherzustellen, dass sie auf allen Ebenen der Organisation zum Einsatz kommen. In diesem Fall ist es wichtig, sich auf ein einheitliches Tool zu einigen, damit alle Abteilungen dasselbe Tool verwenden. Dies erleichtert die Teamarbeit und den anschließenden Datenabgleich zwischen den verschiedenen Abteilungen, der von der Verwaltungsabteilung durchgeführt wird.

Beispiele für solche Programme findet man ganz einfach, indem man bei Google nach Stichwörtern wie „Kostenlose Software zur Spesenabrechnung“, „Kostenlose Vorlagen für das Kostenmanagement“ und so weiter sucht.

3. KATALOG VON OBEN NACH UNTEN

Der dritte Vorschlag lautet, Ausgaben nicht nur nach Art zu kategorisieren – zum Beispiel „Reisekosten“, „Materialversand“ und so weiter –, sondern vor allem eine erste übergeordnete Gruppierung zu bilden, indem man sie unterteilt in:

• Feste oder variable Kosten
• Produktbezogene Aufwendungen (Herstellungskosten) oder allgemeine/Verwaltungsaufwendungen

Daher wird es wichtig sein, die am besten geeignete Strategie umzusetzen, um die Fixkosten zugunsten variabler Kosten zu minimieren (oder Fixkosten in variable Kosten umzuwandeln) und ebenso die allgemeinen und Verwaltungskosten, die nicht speziell mit der Herstellung einer Ware oder der Erbringung einer Dienstleistung zusammenhängen, so weit wie möglich zu senken.

Es gibt keine allgemeingültige Regel, die in jeder Situation zur Umsetzung dieser Änderung gilt, ebenso wie dieser Vorschlag als allgemeine Richtlinie zu verstehen ist.

Tatsächlich lässt sich nicht im Voraus sagen, ob es für ein bestimmtes Unternehmen grundsätzlich besser ist, mehr variable oder mehr fixe Kosten zu haben (und um wie viel), doch der allgemeine Grundsatz, variable Kosten den fixen vorzuziehen, bildet oft die Grundlage für eine Unternehmensführung, die auf eine stabilere Margeabzielt – das heißt, mit geringeren Schwankungen, die durch Produktionsänderungen bedingt sind.

4. BETRACHTEN SIE JEDES PRODUKT ODER JEDE DIENSTLEISTUNG IM ZUSAMMENHANG MIT DER „MAKE-OR-BUY“-ENTSCHEIDUNG

Diese Entscheidung, die strategische Bedeutung erlangen wird, wird für jedes vom Unternehmen angebotene Produkt oder jede vom Unternehmen angebotene Dienstleistung (bzw. für jedes Produkt oder jede Dienstleistung, die das Unternehmen im Rahmen seiner Wertschöpfungskette nutzt) dazu führen, dass entschieden werden muss, ob es besser ist, diese intern herzustellen oder – ganz oder teilweise – extern zu beziehen.

Die der Bewertung zugrunde liegenden Überlegungen variieren nicht nur je nach Unternehmen, sondern sogar je nach Produkt und Dienstleistung innerhalb desselben Unternehmens.

In diesem Zusammenhang möchte ich nicht vorschlagen, was am besten zu tun ist (das ist hier ohnehin nicht möglich!), sondern Sie vielmehr daran erinnern, dass ein Teil der Bewertung quantitativ erfolgen wird. Mit anderen Worten: Es wird notwendig sein, zu ermitteln und zu berechnen, welche Investitionen für die Eigenproduktion erforderlich sind und welche Kosten hingegen durch den externen Einkauf der auszulagernden Leistungen entstehen.

Der Grund, warum diese Entscheidung auf strategischer Ebene untrennbar mit Kostenoptimierung verbunden ist, Kostenoptimierung sich wie folgt zusammenfassen:

• Durch die Optimierung der Unternehmenskosten werden zusätzliche Finanzdienstleistungen freigesetzt, die dann für die für den „Make“-Bereich erforderlichen Investitionen eingesetzt werden können.
• Die Optimierung der fixen, allgemeinen und indirekten Unternehmenskosten führt zu einer optimalen Lieferantenauswahl, wodurch die Auslagerung eines Produkts oder einer Dienstleistung kosteneffizienter wird, sodass sich das Unternehmen auf seine Kernaktivitäten konzentrieren kann.

Die Entscheidung zwischen „Eigenfertigung“ und „Zukauf“ hängt also nicht allein von der Marke oder der tatsächlichen bzw. wahrgenommenen Qualität ab, noch ist sie lediglich eine Frage der reinen Produktionskosten; vielmehr muss sie als ein quantitativ erreichbares Ziel betrachtet werden, das auch von der Fähigkeit des Unternehmens abhängt, seine Kosten zu optimieren und Lieferanten auszuwählen, die das beste auf dem Markt verfügbare Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.