Treuhänderische Pflichten nach ERISA bei freiwilligen Vorsorgeplänen im Fokus
Das Gesetz zur Sicherung der Altersversorgung von Arbeitnehmern von 1974 (ERISA) ist ebenso wie die darin festgelegten treuhänderischen Pflichten seit langem etabliert. Die Träger von Vorsorgeplänen sind verpflichtet, im besten Interesse der Teilnehmer und Begünstigten zu handeln. Neu ist jedoch eine zunehmende Zahl von ERISA-Rechtsstreitigkeiten, die sich auf freiwillige Vorsorgepläne konzentrieren.
Die Kanzlei Schlichter Bogard LLC (Schlichter) hat kürzlich im Rahmen des ERISA Sammelklagen gegen mehrere große Arbeitgeber sowie gegen deren Makler und Berater für Mitarbeiterleistungen und Krankenversicherungen eingereicht. In diesen Klagen wird eine Verletzung der Treuepflicht im Zusammenhang mit freiwilligen Versicherungsangeboten geltend gemacht, darunter Unfall-, Schwerer-Krankheits- und Krankenhaus-Tagegeldversicherungen.
Wann fallen freiwillige Sozialleistungen unter das ERISA?
Jüngste Rechtsstreitigkeiten verdeutlichen, dass zunehmend geprüft wird, ob freiwillige Vorsorgeprogramme tatsächlich für eine Ausnahme vom ERISA in Frage kommen. In den Schlichter-Sammelklagen machen die Kläger geltend, dass bestimmte Arbeitgeber die Safe-Harbor-Anforderungen des Arbeitsministeriums (DOL) nicht erfüllt hätten, wodurch diese Pläne als ERISA-unterliegende Vorsorgepläne für Arbeitnehmer behandelt würden, die treuhänderischen Pflichten unterliegen. Im Allgemeinen gelten freiwillige Vorsorgepläne nicht als ERISA-unterliegende Pläne, wenn sie alle vier Kriterien der Safe-Harbor-Bestimmung des DOL erfüllen:
- Der Arbeitgeber leistet keinen Beitrag zu den Prämienzahlungen
- Der Arbeitgeber erhält keine andere Vergütung als eine angemessene Erstattung der Verwaltungskosten
- Die Teilnahme ist für die Mitarbeiter vollkommen freiwillig
- Der Arbeitgeber unterstützt das Programm nicht über die Ermöglichung von Lohnabzügen und die Erlaubnis für Versicherer oder Makler, über das Angebot zu informieren, hinaus
Wird auch nur eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, kann dies dazu führen, dass der Plan unter das ERISA-Gesetz fällt, was mit entsprechenden treuhänderischen Pflichten und einem potenziellen Haftungsrisiko verbunden ist.
Beispiele für die Unterstützung durch den Arbeitgeber – und mögliche Folgen
Bestimmte Maßnahmen des Arbeitgebers können als „Befürwortung“ ausgelegt werden, was die Befreiung eines freiwilligen Plans von den Bestimmungen des ERISA gefährden kann:
- Die Aufnahme freiwilliger Zusatzleistungen in Materialien, die das Markenimage des Arbeitgebers widerspiegeln (z. B. Leitfäden zu Zusatzleistungen mit dem Firmennamen und dem Logo), könnte den Eindruck erwecken, der Arbeitgeber habe das Programm organisiert, ausgehandelt oder befürwortet
- Die Werbung für eine Gruppenversicherung als Teil des Gesamtpakets an Vergütungen und Sozialleistungen während der offenen Einschreibungsphase kann als Befürwortung angesehen werden
- Das Angebot einer begrenzten Auswahl an Sozialleistungen innerhalb einer strukturierten Anmeldeplattform kann den Anschein erwecken, als habe der Arbeitgeber eine Auswahl getroffen und diese befürwortet
- Die Möglichkeit für Mitarbeiter, freiwillige Zusatzleistungen über einen Cafeteria-Plan vorsteuerlich zu bezahlen, kann ebenfalls als Befürwortung angesehen werden
Wird eine Billigung festgestellt, fällt der Plan möglicherweise unter das ERISA-Gesetz – was treuhänderische Pflichten und eine mögliche Haftung nach sich zieht.
Warum Arbeitgeber und Makler als Treuhänder angesehen werden können
Die Kläger in jüngsten Rechtsstreitigkeiten machen geltend, dass Arbeitgeber – und in einigen Fällen auch deren Makler – aufgrund ihrer Rolle bei der Aufsicht und Verwaltung der Vorsorgepläne als Treuhänder fungieren. Zu den wesentlichen Vorwürfen gehören:
- Arbeitgeber verfügen über einen Ermessensspielraum bei der Verwaltung des Vorsorgeplans, wodurch sie verpflichtet sind, umsichtig und im besten Interesse der Teilnehmer zu handeln
- Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Vergütung von Dienstleistern zu überwachen und sicherzustellen, dass die Honorare angemessen sind
- Von Arbeitgebern wird erwartet, dass sie Prämien, Versicherer, Schadensverläufe, Provisionen und den Gesamtwert des Programms anhand von Marktbenchmarks bewerten
- In einigen Fällen sollen die Maklerprovisionen die im Rahmen der Policen ausgezahlten Versicherungsleistungen übersteigt haben
- Freiwillige Vorsorgepläne, die vollständig von den Arbeitnehmern finanziert wurden, wurden hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit nicht ausreichend geprüft
- Die Arbeitgeber haben es versäumt, wesentliche Aspekte wie die Auswahl der Versicherer, Provisionen und Schadenquoten zu überwachen und zu verhandeln
Hinweise für Arbeitgeber zur Verwaltung freiwilliger Zusatzleistungen
Um Risiken zu minimieren und die Unternehmensführung zu stärken, sollten Arbeitgeber Folgendes in Betracht ziehen:
- Einrichtung eines internen Beratungsgremiums zur Überprüfung der freiwilligen Sozialleistungen und zur Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Safe-Harbor-Anforderungen des US-Arbeitsministeriums (DOL)
- Einführung formeller Verfahren zur Überwachung der Planleistung, einschließlich der Vergütung von Maklern, der Gebührenstrukturen und der Schadenquoten
- Durchführung einer gründlichen Anbieterprüfung, einschließlich Finanzdienstleistungen Anbieters, der bisherigen Schadensregulierung und der Servicekapazitäten
- Gewährleistung vollständiger Transparenz bei allen Formen der Vergütung von Maklern und Anbietern, einschließlich Provisionen und indirekter Zahlungen
- Regelmäßiger benchmarking mit Marktalternativen zur Beurteilung der Wettbewerbsfähigkeit und des Werts für die Mitarbeiter
- Eine klare Dokumentation der Entscheidungsprozesse führen, um Sorgfalt und Aufsicht nachzuweisen
- Bereitstellung neutraler, sorgfältig formulierter Mitarbeitermitteilungen, um eine unbeabsichtigte Befürwortung zu vermeiden
- Schulung von Personal- und Sozialleistungsteams zu den Auswirkungen des ERISA und zu treuhänderischen Pflichten
- Sicherstellung der Einhaltung geltender Vorschriften, einschließlich ERISA (sofern zutreffend), COBRA und des Affordable Care Act, sowie regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Zusammenfassenden Planbeschreibungen (SPDs)
- Gegebenenfalls Aufrechterhaltung eines angemessenen Versicherungsschutzes durch eine Vertrauensschadenversicherung zur Gewährleistung der Einhaltung der ERISA-Vorschriften
- Die freiwilligen Zusatzleistungen an die übergeordnete Leistungsstrategie anpassen, um Doppelungen oder Lücken im Leistungsumfang zu vermeiden
Das Wichtigste auf einen Blick
Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Rechtslage sollten Arbeitgeber proaktiv prüfen, wie freiwillige Zusatzleistungen gestaltet, kommuniziert und geregelt sind. Was bislang als risikoarmes, vom Arbeitnehmer finanziertes Angebot galt, wird nun verstärkt hinterfragt – weshalb eine strenge Aufsicht, eine lückenlose Dokumentation und Transparenz wichtiger denn je sind.
Über uns Autor
Marlys Schmitt ist eine erfahrene Beratungspartnerin der ERA Group Minnesota. Als Beraterin und Fürsprecherin liegt ihr Schwerpunkt darauf, starke Beziehungen aufzubauen und ihren CFO – vor allem CEOs und CFO – umfassende Lösungen zur Kostensenkung anzubieten. Während ihrer Tätigkeit bei ERA Group hat Schmitt Ausgaben in Höhe von über 20 Millionen Dollar überprüft und mehr als 100 Kundenprojekte erfolgreich abgeschlossen.
