Das steigende ERISA-Risiko bei freiwilligen Zusatzleistungen

ERISA-Treuhandpflichten bei freiwilligen Zusatzleistungen unter der Lupe

Der Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA) ist etabliert, ebenso wie die damit verbundenen treuhänderischen Pflichten. Planverantwortliche sind verpflichtet, im besten Interesse der Planbeteiligten und Begünstigten zu handeln. Neu ist jedoch eine zunehmende Welle von ERISA-Klagen, die sich auf freiwillige Zusatzleistungen konzentrieren.

Die Schlichter Bogard LLC (Schlichter) hat kürzlich Sammelklagen nach dem ERISA-Gesetz gegen mehrere große Arbeitgeber sowie deren Makler und Berater für betriebliche Sozialleistungen und Krankenversicherungen eingereicht. In den Klagen wird ihnen die Verletzung ihrer Treuepflicht im Zusammenhang mit freiwilligen Zusatzleistungen, darunter Unfall-, Schwere-Krankheiten- und Krankenhauszusatzversicherungen, vorgeworfen.

Wann fallen freiwillige Zusatzleistungen unter ERISA?

Aktuelle Rechtsstreitigkeiten unterstreichen die verstärkte Kritik daran, ob freiwillige Sozialleistungen tatsächlich von den Bestimmungen des ERISA ausgenommen sind. In den Sammelklagen von Schlichter werfen die Kläger bestimmten Arbeitgebern vor, die Safe-Harbor-Kriterien des US-Arbeitsministeriums (DOL) nicht erfüllt zu haben, wodurch diese Pläne als ERISA-konforme betriebliche Sozialleistungen gelten und somit treuhänderischen Pflichten unterliegen. Im Allgemeinen gelten freiwillige Sozialleistungen nicht als ERISA-konforme Pläne, wenn sie alle vier Kriterien der Safe-Harbor-Regelung des DOL erfüllen.

1. Der Arbeitgeber beteiligt sich nicht an den Prämienzahlungen.
2. Der Arbeitgeber erhält keine andere Vergütung als eine angemessene Kostenerstattung für administrative Dienstleistungen.
3. Die Teilnahme ist für die Mitarbeiter völlig freiwillig.
4. Der Arbeitgeber unterstützt das Programm nicht über die Erleichterung von Lohnabzügen und die Möglichkeit für Versicherer oder Makler hinaus, das Angebot zu kommunizieren.

Die Nichterfüllung einer dieser Bedingungen kann dazu führen, dass der Plan dem ERISA unterliegt, zusammen mit den damit verbundenen treuhänderischen Pflichten und potenziellen Haftungsrisiken.

Beispiele für die Befürwortung durch Arbeitgeber – und mögliche Folgen

Bestimmte Handlungen des Arbeitgebers können als „Befürwortung“ ausgelegt werden, was die Ausnahme eines freiwilligen Plans von ERISA gefährden kann:

• Die Einbeziehung freiwilliger Zusatzleistungen in firmeneigene Materialien (z. B. Leitfäden mit Firmennamen und Logo) kann den Eindruck erwecken, der Arbeitgeber habe das Programm organisiert, ausgehandelt oder befürwortet.
• Die Bewerbung einer Gruppenversicherung als Teil des gesamten Vergütungs- und Leistungspakets während der offenen Anmeldephase kann als Befürwortung angesehen werden.
• Das Anbieten einer begrenzten Auswahl an Leistungen innerhalb einer strukturierten Anmeldeplattform kann den Eindruck erwecken, dass der Arbeitgeber die Leistungen auswählt und befürwortet.
• Die Möglichkeit für Mitarbeiter, freiwillige Zusatzleistungen steuerfrei über ein Cafeteria-Modell zu bezahlen, kann ebenfalls eine Option sein.
  berücksichtigte Befürwortung

Wenn eine Genehmigung erteilt wird, kann der Plan unter ERISA fallen – was treuhänderische Pflichten und eine potenzielle Haftung zur Folge haben kann.

Warum Arbeitgeber und Makler als Treuhänder gelten können

Kläger in jüngsten Rechtsstreitigkeiten argumentieren, dass Arbeitgeber – und in einigen Fällen auch deren Makler – aufgrund ihrer Rolle bei der Aufsicht und Verwaltung von Versorgungsplänen als Treuhänder fungieren. Zu den wichtigsten Vorwürfen gehören:

• Arbeitgeber üben bei der Planverwaltung ein Ermessen aus, wodurch sich die Pflicht ergibt, umsichtig und im besten Interesse der Teilnehmer zu handeln.
• Arbeitgeber sind verpflichtet, die Vergütung von Dienstleistern zu überwachen und sicherzustellen, dass die Gebühren angemessen sind.
• Von Arbeitgebern wird erwartet, dass sie Prämien, Versicherer, Schadenshistorie, Provisionen und den Gesamtwert des Programms anhand marktüblicher Benchmarks bewerten.
• In einigen Fällen sollen die Maklerprovisionen die im Rahmen der Policen ausgezahlten Entschädigungen überstiegen haben.
• Freiwillige, ausschließlich von den Mitarbeitern finanzierte Pläne wurden nicht ausreichend auf Kosteneffizienz und Wettbewerbsfähigkeit geprüft.
• Die Arbeitgeber versäumten es, Schlüsselelemente wie die Auswahl des Versicherers, Provisionen und Schadenquoten zu überwachen und auszuhandeln.

Überlegungen für Arbeitgeber bei der Verwaltung freiwilliger Zusatzleistungen

Um Risiken zu minimieren und die Unternehmensführung zu stärken, sollten Arbeitgeber Folgendes berücksichtigen:

• Einrichtung eines internen Beratungsausschusses zur Überprüfung freiwilliger Zusatzleistungen und zur Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Safe-Harbor-Vorgaben des US-Arbeitsministeriums.
• Einführung formaler Prozesse zur Überwachung der Planperformance, einschließlich Maklervergütung, Gebührenstrukturen und Schadenquoten
• Durchführung einer gründlichen Lieferantenprüfung, einschließlich der Spediteure Finanzdienstleistungen Stärke, Schadensregulierungshistorie und Servicekapazitäten
• Gewährleistung vollständiger Transparenz hinsichtlich aller Formen der Vergütung von Maklern und Anbietern, einschließlich Provisionen und indirekter Zahlungen
• Periodisch benchmarking Pläne im Vergleich zu Marktalternativen, um die Wettbewerbsfähigkeit und den Mitarbeiterwert zu bewerten.
• Die Entscheidungsprozesse müssen klar dokumentiert werden, um Umsicht und Aufsicht nachzuweisen.
• Bereitstellung neutraler, sorgfältig formulierter Mitarbeiterkommunikation, um unbeabsichtigte Befürwortung zu vermeiden
• Schulung der Personal- und Sozialleistungsteams zu den Auswirkungen des ERISA-Gesetzes und den treuhänderischen Pflichten
• Sicherstellung der Einhaltung geltender Vorschriften, einschließlich ERISA (falls zutreffend), COBRA und des Affordable Care Act, sowie regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Summary Plan Descriptions (SPDs).
• Aufrechterhaltung eines angemessenen Vertrauensschadenversicherungsschutzes, sofern zutreffend, um die Einhaltung des ERISA-Gesetzes zu gewährleisten
• Die freiwilligen Zusatzleistungen werden an der umfassenderen Leistungsstrategie ausgerichtet, um Doppelungen oder Deckungslücken zu vermeiden.

Wichtigste Erkenntnis

Angesichts der sich stetig weiterentwickelnden Rechtslage sollten Arbeitgeber proaktiv prüfen, wie freiwillige Zusatzleistungen strukturiert, kommuniziert und verwaltet werden. Was bisher als risikoarme, von den Arbeitnehmern finanzierte Leistung galt, wird nun verstärkt unter die Lupe genommen – eine sorgfältige Überwachung, Dokumentation und Transparenz sind daher wichtiger denn je.

Über den Autor

Marlys Schmitt ist eine erfahrene Beratungspartnerin von ERA Group in Minnesota. Als Beraterin und Fürsprecherin konzentriert sie sich darauf, starke Beziehungen aufzubauen und umfassende Kostensenkungslösungen für ihren CEO und ihre CEO zu liefern. CFO Kunden. Während ihrer Tätigkeit bei ERA Group Schmitt hat Ausgaben in Höhe von über 20 Millionen Dollar geprüft und über 100 Kundenprojekte abgeschlossen.

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