Maßnahmenplan zum Kostenmanagement

Das Kostenmanagement erfordert, ebenso wie andere Bereiche der Unternehmensführung – beispielsweise die Budgetierung und das Finanzwesen –, ein Managementinstrument, das Ziele, Tätigkeitsbereiche, Verantwortliche, Aufgaben, Fristen und Kontrollmethoden klar definiert.

An dieser Stelle ist die Erstellung eines Aktionsplans unerlässlich. Er hilft dem Unternehmen, die komplexen Faktoren des Kostenmanagements zu strukturieren. In diesem Artikel werden wir dieses Instrument näher beleuchten, das maßgeblich zum Erfolg des Kostenmanagements beitragen wird.

Was ist ein Aktionsplan?

Wenn wir Über uns und das Vorhaben nachdenken, eine eigene Immobilie zu erwerben, gibt es mehrere Punkte, die zu klären sind: die Zeit, die zum Ansparen für den Kauf benötigt wird, die Suche nach einer Immobilie, die Kosten für die Begutachtung, die Festlegung des optimalen Wohnszenarios für den Kauf, Finanzierungsmöglichkeiten und die Vorausschätzung der Ausgaben.

Die Liste wird sich in konkretere Punkte aufschlüsseln und vermittelt so einen guten Eindruck von der Komplexität und Bedeutung eines Aktionsplans.

Ohne sie wird der Kauf einer Immobilie zweifellos komplexer und riskanter, da es keine Möglichkeit gibt, jedes Ereignis rechtzeitig zu antizipieren und darauf zu reagieren. Wir werden immer nur reaktiv handeln, und Entscheidungen werden nicht immer präzise sein. Dies gilt in noch verstärktem Maße für das Kostenmanagement.

Im Grunde genommen ist ein Aktionsplan ein Steuerungsinstrument (systematisch oder nicht) für alle Entscheidungen und Aktivitäten, die mit der Erreichung eines bestimmten oder dauerhaften Ziels zusammenhängen (kontinuierliches Management).

Ein Aktionsplan ist für das reibungslose Funktionieren jeder Organisationsstruktur unerlässlich. Er ermöglicht es, alle Ressourcen des Unternehmens – Mitarbeiter, Finanzmittel, Systeme – mit Zielen, Vorteilen, Maßnahmen und Fristen zu verknüpfen und ein Ökosystem zu schaffen, das auf die bestmögliche technische und Finanzdienstleistungen der Struktur abzielt.

Aktionsplan – Merkmale

Ein Aktionsplan sollte Folgendes enthalten:

• Klare Ziele – sowohl allgemeine als auch konkrete. Ein Vertriebsaktionsplan könnte beispielsweise ein Wachstum von 10 % pro Jahr vorsehen und konkrete Ziele mit unterschiedlichen Wachstumsraten je nach Produktart enthalten.
  
• Objektive und messbare Vorteile – diese sollten mit den Erwartungen des Unternehmens im Einklang stehen und es sollte Möglichkeiten geben, sie zu messen.
  
• Steuerung nach Aktivitäten/Maßnahmen – es ist sehr wichtig, dass jede einzelne davon konkrete Ziele, Maßnahmen, ein Budget, Risiken und Fristen umfasst und dass sie zusammen einen Zeitplan bilden, der für alle klar verständlich ist.
  
• Nominell Verantwortliche – nicht nach Bereich oder Abteilung festlegen; es ist wichtig, dass einzelne Personen die Verantwortung tragen, damit die Kommunikation zwischen den Bereichen im Rahmen des Zeitplans reibungslos funktioniert.
  
• Realistische Fristen – dies ist eine wichtige Herausforderung bei jedem Aktionsplan, doch dürfen Fristen nicht so anspruchsvoll sein, dass sie lediglich dazu dienen, die Organisation zu beruhigen .
  

Die Erstellung eines Aktionsplans stützt sich auf folgende Fragen:

• Was soll erreicht werden – Ziele (ein oder mehrere, je nach Bedeutung);
• WARUM soll dies erreicht werden – das Ziel und die konkreten Vorteile der Maßnahmen;
• WER – die für den Plan und die damit verbundenen Aktivitäten Verantwortlichen;
• WO der Plan umgesetzt wird – Unternehmen, Branchen, Prozesse, Konten;
• WANN der Plan umgesetzt wird – sein Umsetzungszeitraum (einmalig oder dauerhaft);
• WIE der Plan umgesetzt wird – wie die Ziele erreicht werden;
• WIE VIEL der Plan kosten wird – Arbeitszeit der Mitarbeiter, Ressourcen, Beratung.

Im Rahmen eines langfristigen Aktionsplans kann es spezifische Pläne mit begrenzter Laufzeit geben. So kann beispielsweise ein Vertriebsaktionsplan, der allgemeine Richtlinien für Marketing, Vertriebsabdeckung, Rabatte und Struktur enthält, zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Plan zur Verkaufsförderung eines bestimmten Produkts umfassen, der eigene Bedingungen hat, einen Teil des Vertriebsteams einbezieht und zeitlich begrenzt ist.

Die 5 wesentlichen Schritte des Aktionsplans im Kostenmanagement

Einführung

Dieser Schrittist für das Funktionieren des Gesamtplansvon entscheidender Bedeutung und dient der Festlegung der allgemeinen und spezifischen Ziele, des erwarteten Nutzens, der betroffenen Bereiche sowie der Frist für die Erreichung der einzelnen Ziele (vorbehaltlich einer späteren Überprüfung).

Im Kostenmanagement sollten die Ziele nicht auf die Kostensenkung an sich ausgerichtet sein, da es sich Über uns ständige Kontrollinstanz Über uns .

Zum Beispiel:

Hauptziel: Überwachung und Steuerung aller Verwaltungskosten für das Jahr 2018, damit die Budgetprognose nicht überschritten wird. Bereiche: alle. Frist: 31.12.2018.

Einzelziel 1: Senkung der Fahrzeugmietkosten im Jahr 2018 um 20 % gegenüber den Ausgaben im Jahr 2017. Bereiche: Vertrieb und Instandhaltung. Frist: 31.12.2018. Erwarteter Nutzen: Einsparungen 1.000,00 R$ (20 % der Ausgaben im Jahr 2017).

Das Hauptziel wird anhand der Gesamtergebnisse aller Teilziele am Ende ihrer Laufzeit gemessen. Der Kostenmanager muss diese Ergebnisse jedoch regelmäßig eingehend überprüfen, um zu beurteilen, ob das Hauptziel erreicht wird.

Von nun an werden wir das konkrete Ziel 1 als Beispiel für die verbleibenden Schritte heranziehen.

Planung

In diesem Schritt werden alle Definitionen im Zusammenhang mit den spezifischen Zielen festgelegt – Maßnahmen, Fristen, Verantwortliche, Budget und Notfallpläne –, die Qualitätskontrolle während der Durchführung der Maßnahme sowie das Risikomanagement und entsprechende Lösungen (interne und externe Faktoren, die die Durchführung der Maßnahme beeinträchtigen könnten).

Wichtig: Der Abschluss der Aktivität bedeutet nicht, dass das Ziel erreicht wurde, sondern dass alle Voraussetzungen dafür erfüllt sind, um das Ziel letztendlich zu erreichen.

Einzelziel 1: Senkung der Fahrzeugmietkosten im Jahr 2018 um 20 % gegenüber den Ausgaben im Jahr 2017. Bereiche: Vertrieb und Instandhaltung. Frist: 31.12.2018. Erwarteter Nutzen: Einsparungen 1.000,00 R$ (20 % der Ausgaben im Jahr 2017).

Aufgabe 1: Recherche zu 3 Lieferanten. Verantwortlicher: Jorge Cardoso (Verwaltung). Frist: 5. März 2018. Budget: entfällt.

Aufgabe 2: Analyse der unternommenen Reisen. Verantwortlicher: Celso Furtado (Vertrieb). Frist: 5. März 2018. Budget: entfällt.

Ausführung

In diesem Schritt werden die geplanten Maßnahmen umgesetzt. Es ist wichtig, die für die Durchführung der Aktivitäten bereitgestellten Mittel genau zu kontrollieren, da jede Abweichung zusätzliche Kosten verursacht.

Überwachung

Hier wird jede Aktivität vom Kostenmanager und seinem Team genauestens überwacht, um sicherzustellen, dass keine Ereignisse eintreten, die die Durchführung behindern oder zu unvorhergesehenen Verzerrungen führen. Das im Abschnitt „Planung“ erwähnte Risikoregister ist unerlässlich, damit Risiken in diesem Schritt (Vorausschau) aufgedeckt und in diesem Schritt besser verstanden werden. Der für die Aktivität Verantwortliche muss jedes Ereignis, das deren Erfüllung gefährden könnte, unverzüglich melden und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, damit die Aktivität fortgesetzt und erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Schließung

Nun ist es an der Zeit, die Ergebnisse zusammenzufassen, sie einzeln zu bewerten, zu prüfen, ob die spezifischen und übergeordneten Ziele erreicht wurden, die Gründe (Risiken) zu ermitteln, die der Erreichung im Wege standen und nicht beseitigt werden konnten, und die gewonnenen Erkenntnisse für den nächsten Aktionsplan zusammenzustellen.

Zweifellos ist ein Aktionsplan für die Erreichung aller geschäftlichen Ziele von entscheidender Bedeutung.

Es ist ein Verbündeter, der zeigt, dass Ziele auf organisierte und kontrollierte Weise erreicht werden können.

Im Grunde genommen ist es eine einfache Aufgabe, deren Umsetzung jedoch komplex ist. Daher ist die Zusammenarbeit mit einer spezialisierten Kostensenkung wie der ERA Group, den entscheidenden Unterschied für den Erfolg dieses Vorhabens ausmachen.

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