Essensgutschein in Papierform oder elektronisch? Gebrauchsanweisung

Essensgutscheine sind heute in Italien das mit Abstand am weitesten verbreitete Instrument der betrieblichen Sozialleistungen.

Zahlreiche Unternehmen nutzen die wirtschaftlichen Vorteile, die Essensgutscheine bieten (vollständig steuerlich absetzbare Kosten, ermäßigter Mehrwertsteuersatz (4 %), der ebenfalls vollständig absetzbar ist, keine Sozialversicherungsbeiträge bis zu den gesetzlichen Obergrenzen – auf die wir gleich noch eingehen werden – sowie ihre motivierende Wirkung auf die Mitarbeiter.

Jeden Tag nutzen Millionen von Empfängern Essensgutscheine, um ihre Mittagspause oder Fertiggerichte zu bezahlen.

Zehntausende Restaurants und Lebensmitteleinzelhändler betrachten Essensgutscheine als einen wichtigen Faktor für die Steigerung ihres Umsatzes.

Seit einiger Zeit erfreuen sich jedoch neben dem traditionellen „Heftchen“ aus Papier (das praktisch überall bekannt und akzeptiert ist) auch elektronische Essensgutschein-Smartcards wachsender Beliebtheit, insbesondere die sogenannten wiederaufladbaren Karten.

Während der traditionelle Essensgutschein (BPCT) aufgrund seiner weit verbreiteten Nutzung und Bekanntheit kaum einer Erklärung bedarf, lohnt es sich, ein paar Worte Über uns elektronischen Essensgutschein zu sagen, insbesondere über dessen wiederaufladbare Version (BPER).

Dieser Service wird über eine elektronische Karte bereitgestellt, die monatlich mit einer vom Unternehmen von Fall zu Fall festgelegten Anzahl von Gutscheinen aufgeladen wird. Der Ablauf ist einfach: Der Kunde sendet die monatliche Bestellung an das ausstellende Unternehmen; das Unternehmen lädt die Daten in das System hoch und stellt sie dem Netzwerk der POS-Terminals zur Verfügung; der Begünstigte erhält die Aufladung auf die Karte über dasselbe POS-Netzwerk, über das auch Einkäufe erfasst werden.

Der BPER bietet dem Begünstigten dieselben Benutzerfreundlichkeitsmerkmale und dieselben „Leistungsinhalte“ wie der herkömmliche Papiergutschein (auch wenn, wie wir noch sehen werden, die Ausgabenobergrenzen noch nicht vergleichbar sind): In der Praxis fungiert er als „aktualisierte“ Version des BPCT, und alles, was beim Papiergutschein möglich ist, ist auch bei seiner elektronischen Variante möglich.

Der einzige wirklich wesentliche Unterschied zwischen dem BPER und dem Papiergutschein betrifft die Rückverfolgbarkeit der elektronischen Transaktion und die sich daraus ergebenden Konsequenzen für das Verhalten des Händlers.

Vor diesem Hintergrund gibt es für den Arbeitgeber – der sich zwischen den verschiedenen Dienstleistungsoptionen, also der traditionellen oder der elektronischen Variante, entscheiden muss – zwei Faktoren, die berücksichtigt werden müssen:

• Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung – Der Lebenszyklus des wiederaufladbaren elektronischen „Produkts“ befindet sich noch in einem frühen Entwicklungsstadium: Obwohl es bereits seit einiger Zeit auf dem Markt ist, verzeichnete das BPER dank des Stabilitätsgesetzes von 2015 (Gesetz 190/2014) ein deutliches Wachstum. Mit diesem Gesetz wollte der Gesetzgeber die dem elektronischen Instrument innewohnenden Rückverfolgbarkeitsmerkmale belohnen, indem er die Schwelle für die Steuer- und Sozialversicherungsbefreiung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf 7,00 € anhob, während die Schwelle für das BPCT unverändert bei 5,29 € blieb. Die Anhebung der Grenze auf 7,00 € macht den BPER zu einem äußerst attraktiven Instrument der betrieblichen Sozialleistungen für Unternehmen, umso mehr, als sich der Nennwert des Gutscheins der 7,00-€-Schwelle annähert.

• Die unterschiedliche steuerliche Behandlung der beiden Lösungen hat die Erwartungen der emittierenden Unternehmen geschürt und die notwendigen Hardware-Investitionen gefördert, die darauf abzielen, durch die Installation spezieller POS-Terminals bei teilnehmenden Händlern ein flächendeckendes Einlösungsnetzwerk aufzubauen.
• Einlösung – Die Situation hinsichtlich des wichtigsten qualitativen Aspekts des Essensgutscheindienstes – nämlich seiner Einlösung und Akzeptanz (im Vergleich zum BPCT) im Netzwerk der teilnehmenden Händler – unterliegt einer erheblichen Entwicklung, auch wenn im Vergleich zum BPCT noch eine große Lücke zu schließen ist: Tatsächlich ist davon auszugehen, dass die Einlösbarkeit des BPER derzeit bei etwa 50 % derjenigen des Papier-Essensgutscheins liegt. Auf jeden Fall handelt es sich um beachtliche Zahlen (Zehntausende teilnehmender Händler), und sie wachsen stetig. Wie wichtig ist die „Einlösbarkeit“ des Essensgutscheins? Natürlich gibt es darauf keine einheitliche Antwort, aber meiner Erfahrung nach messen ERA-Kunden der „Einlösbarkeit“ mindestens ebenso viel Bedeutung bei wie dem Rabatt. In manchen Fällen sogar noch wichtiger. Die Beurteilung der „Einlösbarkeit“ darf sich jedoch nicht auf eine einfache Zählung der öffentlichen Einrichtungen und Einzelhändler beschränken, die den Essensgutschein akzeptieren. Um eine rationale Entscheidung zu treffen, ist es in der Tat unerlässlich, eine gründliche Analyse der „Einlösbarkeitsbedürfnisse“ Ihrer Mitarbeiter durchzuführen, denn wie immer ist eine nicht optimierte Qualität gleichbedeutend mit Ineffizienz und zusätzlichen Kosten.

Ohne eine Analyse des „Ausgabenbedarfs“ könnte es sich als unmöglich erweisen, bedeutende Einsparungen zu nutzen.

Bei der Wahl zwischen Essensgutscheinen in Papierform (die am weitesten verbreitet und am meisten akzeptiert sind) und elektronischen Essensgutscheinen (die kostengünstigsten) steht daher die Abwägung zwischen „Qualität“ und „Kosteneffizienz“ im Mittelpunkt des Entscheidungsprozesses.

Eine ganz einfache Regel kann die Entscheidung in die richtige Richtung lenken. Sie lautet wie folgt: Wenn der Nennwert des Essensgutscheins unter (oder gleich) 5,29 € liegt und davon ausgegangen wird, dass diese Grenze in naher Zukunft nicht überschritten wird, sollte die Wahl auf den traditionellen Essensgutschein in Papierform fallen. Bei dieser Art von Dienstleistung gehen nämlich keine wirtschaftlichen Vorteile verloren (weder für das Unternehmen noch für die Mitarbeiter ergeben sich im Vergleich zum BPER Unterschiede bei Steuern oder Sozialversicherungsleistungen), und die qualitativen Vorteile werden optimiert (ein größeres Akzeptanznetzwerk).

Umgekehrt gilt: Übersteigt der Wert des Essensgutscheins den Schwellenwert von 5,29 €, ist der elektronische Essensgutschein die kostengünstigere Option, und dieser Vorteil wird umso deutlicher, je näher der Stückwert des Essensgutscheins an 7,00 € heranrückt (oder diesen Wert erreicht). In diesem Fall muss einer gründlichen Analyse des Akzeptanznetzwerks größte Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Der wirtschaftliche Vorteil gilt nur im Bereich zwischen 5,29 € und 7,00 €. Dies sind die beiden Schwellenwerte, ab denen das Unternehmen – je nach Art der gewählten Dienstleistung – die für reguläre Löhne geltenden Sozialversicherungsbeiträge entrichten muss und die Arbeitnehmer die ihrem Einkommensniveau entsprechende Steuerlast tragen.

Der Vollständigkeit halber sei abschließend darauf hingewiesen, dass, falls die Notwendigkeit, den Mitarbeitern eine Verpflegung anzubieten, die mit einer Betriebskantine vergleichbar ist, Vorrang vor den „Vorteilen“ der beiden oben beschriebenen Arten von Essensgutscheinen hat, die ausstellenden Unternehmen die Möglichkeit bieten, einen sogenannten „dezentralen Kantinenservice“ (BPEMD) zu aktivieren, der ebenfalls über elektronische Karten und Terminals verwaltet wird.

Im Gegensatz zur BPER muss die BPEMD nicht monatlich aufgeladen werden, da auf die Karte keine Essensgutscheine oder Geldbeträge geladen werden, sondern das „Recht“ auf eine Mahlzeit für jeden Arbeitstag.

Genau wie der Kantinenservice ist das BPEMD für den Arbeitgeber vollständig steuerlich absetzbar und hat weder steuerliche noch sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen für das Unternehmen oder den Arbeitnehmer, auch wenn es normalerweise nur für eine Mahlzeit pro Tag innerhalb eines „geschlossenen“ Netzwerks – also eines begrenzten und vorab festgelegten Netzwerks – genutzt werden kann.

Es besteht kein Zweifel daran, dass der elektronische Essensgutschein die Zukunft der Essensgutscheindienste darstellt. Aber vielleicht ist diese Zukunft noch nicht ganz da.

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