Die Antwort lautet höchstwahrscheinlich „Ja“; und hier ist der Grund dafür:
Das Thema wird oft übersehen oder als zu schwierig abgetan, wenn es um Tail Spend geht. Jede Ausgabe im Detail zu prüfen, erscheint zu schwierig oder zeitaufwendig. Vielleicht fehlen Ihnen die Ressourcen oder die Zeit, oder Sie halten es nicht für einen strategischen Schritt. Das sind einige der Gründe oder Ausreden, die ich von Finanzvorständen und Finanzleitern höre; obwohl die meisten anerkennen, dass es sich um einen Bereich mit Einsparungen. Sie sagen mir, sie sollten etwas Über uns unternehmen, aber sie sind zu beschäftigt. Das frustriert mich, denn sie arbeiten so hart daran, Geld zu verdienen, während eine schnelle Überprüfung die Unternehmensgewinne um Tausende steigern könnte, ohne dass Überstunden nötig wären.
Dies ist der erste Teil einer zweiteiligen Serie, in der ich erkläre, was „Tail Spend“ ist und wie man ihn analysieren und minimieren kann, ohne dass Ihr Team stundenlang Zeit damit verschwendet.
Was versteht man unter „Tail Spend“?
Der Begriff „Tail Spend“ wird in jedem Unternehmen anders definiert; die gängigste Definition basiert jedoch auf der 80/20-Regel (Pareto-Prinzip), wie in Abbildung 1 dargestellt.
Der Begriff bezieht sich auf die unteren 20 % der Ausgaben, die in der Regel von 80 % der Lieferanten abgedeckt werden. Tail Spending wird üblicherweise als geringwertige Beschaffung angesehen, da es nur einen winzigen Teil (20 %) der Gesamtkosten ausmacht. In den meisten Unternehmen könnte man es als „unregulierte Ausgaben“ oder „nicht-strategische Ausgaben“ bezeichnen.
Tail Spend wird auch als „Maverick Spend“ oder „Rogue Spend“ bezeichnet. Und das sorgt tatsächlich für Ärger!
Abbildung 1. Tail Spend. Quelle: ERA Group
Tausende von Betriebsmitteln und Artikelnummern können in die Kategorie der „Tail Spend“ fallen, darunter PSA, Verpackungsmaterial, Versand- und Lagerbedarf, Reinigungs- und Hygieneartikel, Industriegase sowie Bürobedarf. Die Liste ist endlos. Sie kann ziemlich umfangreich und einschüchternd wirken. Die einzelnen Ausgaben sind zwar minimal, aber glauben Sie mir: Sie summieren sich!
Im Allgemeinen herrscht innerhalb eines Unternehmens wenig Klarheit darüber, wie viel Geld bei den „Tail-Ausgaben“ im Spiel ist, und noch weniger Wissen darüber, wie man diese effektiv verwaltet. Dies führt oft dazu, dass Unternehmen jedes Jahr Tausende und in manchen Fällen sogar Hunderttausende von Dollar übersehen. Es handelt sich um Geld, das sie unwissentlich und unnötigerweise an Lieferanten zahlen, obwohl es besser genutzt werden könnte.
Die Herausforderung beim „Tail Spend“ ist zweierlei: Erstens muss man herausfinden, in welchen Kategorien die Kosten aus dem Ruder laufen. Zweitens muss man einen Weg finden, diese Einsparungen wieder hereinzuholen.
Wie viel Geld entgeht Ihnen?
Auch wenn die „Tail Spend“-Ausgaben im Verhältnis zu den Gesamtkosten als gering angesehen werden, Einsparungen hier doch erhebliche Einsparungen erzielen. Diese Mittel können direkt in den Gewinn fließen oder zur Finanzierung eines neuen Projekts oder zur Einstellung von Personal verwendet werden.
Nach langjähriger Tätigkeit im Bereich Kostensenkung habe ich festgestellt, dass sich Einsparungen das Tail-Spend-Management im ersten Jahr auf 10 bis 15 % belaufen können. Meine Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass bestimmte einzelne Kategorien Einsparungen guter Steuerung Einsparungen von bis zu 40 % erzielen können.
Diese potenziellen Einsparungen als interne Finanzierungsquelle oft übersehen, da die Renditeerwartungen gering sind, die Sichtbarkeit fehlt, interne Ressourcen fehlen und es an geeigneten Vergleichsdaten mangelt.
Wenn Sie Tail-Ausgaben in Höhe von 1 Million Dollar haben, Einsparungen von 10 % 100.000 Dollar. Stellen Sie sich vor, Sie könnten dieses Geld innerhalb weniger Monate zurückgewinnen, ohne Lieferantenverträge zu kündigen oder Mitarbeiter zu entlassen. Das ist ein ziemlich gutes Gefühl.
Die Effizienz im Backoffice ist ein weiteres Ergebnis einer Tail-Spend-Analyse und der Maßnahmen, die zur Behebung etwaiger Probleme ergriffen werden. Als Ergebnis dieses Prozesses profitieren Sie von reibungsloseren Buchhaltungsabläufen und weniger Unklarheiten, was Zeit und Ressourcen spart.
Überprüfung Ihrer Tail-Spend: Wo soll man anfangen?
Der Gedanke, sich mit den „Tail Spend“-Ausgaben auseinanderzusetzen, kann abschreckend wirken; oft verfügen Unternehmen nicht über die nötigen Ressourcen, um sich durch Zehntausende von Transaktionen zu arbeiten, die in der Regel nicht im richtigen Format vorliegen, um sie einfach analysieren zu können.
Man muss irgendwo anfangen und bedenken, dass es Drittanbieter gibt, die einem dabei helfen oder die Aufgabe sogar übernehmen können.
Der erste Schritt besteht darin, die „Tail Spend“ Ihres Unternehmens zu ermitteln und zu identifizieren. Da sich diese von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden dürfte, lohnt sich dieser Aufwand. Wie bereits erwähnt, lässt sich dies am einfachsten anhand der Pareto-Regel definieren.
Sobald allen klar ist Über uns Spend“ Über uns , geht es darum, die Daten für die Analyse zu beschaffen. Wenn ich Kunden dabei unterstütze, überreichen sie mir oft einen Stapel PDF-Dokumente oder Rechnungen, die ich dann in ein digitales Format umwandle.
Sobald die Daten für die Analyse aufbereitet, standardisiert und bereinigt sind, wird die Analyse aufzeigen, wo die Ausgaben liegen und wer die Lieferanten sind. Es gibt zudem Software, die diesen Prozess vereinfacht und beschleunigt, sodass Sie innerhalb kurzer Zeit Einsparpotenziale identifizieren können.
Letztendlich wollen wir verstehen, wer und was genau Ihre „Tail Spend“ ausmacht. Dann können wir etwas Über uns unternehmen.
Sobald wir wissen, wo die überhöhten Ausgaben entstehen und wer dafür verantwortlich ist (es könnte sich um einen Fehler bei der Preisgestaltung handeln oder darum, dass jemand ohne entsprechende Befugnis Ausgaben tätigt), helfen wir Über uns eine Über uns zu finden.
Einige Softwaretools wie SpendVue™ von ERA liefern Führungskräften detaillierte Einblicke in die Ausgaben ihres Unternehmens, einschließlich der „Tail Spend“. Mithilfe dieses Tools analysieren zertifizierte Analysten Finanzdienstleistungen eingehend und wenden die firmeneigenen Branchen-Benchmarks von ERA an, um Anomalien bei den Ausgaben zu identifizieren. Das Ergebnis sind klare, sofort insights und umsetzbare insights , die in einem leicht verständlichen Format insights . Ihr Berater wird dann gemeinsam mit Ihnen einen Weg zur Verbesserung des Cashflows erarbeiten, der den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Unter folgendem Link können Sie sich ein kurzes Video zuSpendVue™ ansehen: https://vimeo.com/680583659.
In Teil 2 dieser Reihe werden wir uns damit befassen, was Sie mit Ihren Tail-Spends tun können, sobald Sie ein tieferes Verständnis dafür gewonnen haben, woraus diese bestehen.
Wenn Sie mehr Über uns Ihrer Tail-Ausgaben erfahren möchten, Wir freuen uns auf den Austausch Grant Morrow.
Grant Morrow ist Principal Consultant bei ERA Group zertifizierter SpendVue-Berater. Er verfügt über mehr als 30 Jahre praktische Erfahrung in der Zusammenarbeit mit KMU, um zu ermitteln, wo diese zu hohe Ausgaben tätigen, und Strategien für ein besseres Kostenmanagement zu entwickeln.
